Навіщо електронний підпис учаснику закупівель?

Для участі у публічних закупівлях учасникам необхідно ретельно підготуватися. Одним із головних етапів такої підготовки є отримання електронного підпису. У цій статті розглянемо такі питання: що таке електронний підпис? Чи дійсно учасник зобов’язаний використовувати його під час подання тендерної пропозиції / пропозиції? Який саме електронний підпис необхідно отримати? На кого має бути сформований електронний підпис?

Що таке електронний підпис?

Електронний підпис — це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (пункт 12 статті 1 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Тобто електронний підпис необхідний для підписання електронних документів.

Чи зобов’язаний учасник використовувати електронний підпис під час участі у закупівлях?

Відповідно до частини 3 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон про закупівлі) під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». Отже, як замовники, так і учасники закупівельного процесу мають завантажувати документи до електронної системи закупівель з урахуванням вимог зазначених вище законів.

Крім цього, частиною 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 визначено, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.

Варто заначити, що під час подання тендерної пропозиції / пропозиції учасники заповнюють електронні поля, зокрема, зазначаючи інформацію про ціну тендерної пропозиції / пропозиції, підтвердження відсутності підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі, передбачених статтею 17 Закону.

Враховуючи викладене вище, учасники зобов’язані використовувати електронний підпис під час подання тендерних пропозицій / пропозицій.

Який електронний підпис можуть використовувати учасники?

Щоб відповісти на це запитання, необхідно розібратися з тим, які електронні підписи існують. Відповідно до пункту 23 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон про ЕДП) кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Розберемо визначення по частинах:

1. Удосконалений електронний підпис — електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис.
2. Засіб удосконаленого електронного підпису — апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів та / або створення удосконаленого електронного підпису чи печатки, та / або перевірки удосконаленого електронного підпису чи печатки, та / або зберігання особистого ключа удосконаленого електронного підпису чи печатки (токен).
3. «Базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа» означає, що такий сертифікат видається надавачем електронних довірчих послуг, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом і відповідає вимогам цього Закону про ЕДП.

Отже, є два типи електронного підпису: кваліфікований електронний підпис та удосконалений електронний підпис (далі — УЕП). У чому їх різниця? Різниця в тому, що кваліфікований електронний підпис має бути на захищеному носієві ключової інформації. Захищеним носієм ключової інформації прийнято вважати токен (Рис. 1) або хмарне середовище (дані зберігатимуться на окремих віддалених серверах).

Токен переважно виглядає як звичайна флешка, проте насправді це апаратно-програмний засіб для зберігання кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП). При використанні токена КЕП генерується всередині токена. Як результат — доступ до нього фактично неможливий, тобто неможливо скопіювати, змінити та видалити КЕП. Один токен може зберігати лише один КЕП. Отже, декілька осіб не зможуть зберігати КЕП на одному токені, у кожного має бути особистий.

Для виконання операцій із токеном необхідний тільки пароль доступу до цього токена. Тобто при підписанні документів КЕП із токена необхідно вводити тільки пароль до захищеного носія.

Як розрізнити УЕП та КЕП? Будь-який електронний підпис чи печатку можна перевірити на сайті Центрального засвідчувального органу за посиланням. Якщо під час перевірки електронного підпису відображається «тип підпису: кваліфікований» і «тип носія особистого ключа: захищений» (Рис. 2), це КЕП.

Якщо ж під час перевірки електронного підпису відображається «тип носія особистого ключа: незахищений» і «тип підпису: удосконалений» (Рис. 3), такий електронний підпис є удосконаленим (УЕП).

При цьому на питання «якщо при перевірці електронного цифрового підпису на сайті ЦЗО з’являється інформація, що тип носія «незахищений», тип підпису «удосконалений», чи може такий підпис вважатися кваліфікованим електронним підписом?» Міністерство цифрової трансформації України у листі від 16.02.2021 № 1/06-3-1587 зауважує: «Якщо за результатом перевірки електронного підпису засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки надає інформацію, що тип підпису ‟удосконалений”, то такий електронний підпис не може вважатися кваліфікованим».

Чи обов’язково використовувати саме КЕП учасником закупівель?

Як ми вже розібрали відповідно до частини 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, який затверджений наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО  / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. 

Проте підпунктом 1 пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 03.03.2020 № 193 «Про реалізацію експериментального проекту щодо забезпечення можливості використання удосконалених електронних підписів і печаток, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів» встановлено, що удосконалені електронні підписи (УЕП) чи печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, що відповідають затвердженим пунктом 2 цієї постанови вимогам, користувачі електронних довірчих послуг можуть використовувати для здійснення електронної взаємодії, електронної ідентифікації та автентифікації фізичних, юридичних осіб і представників юридичних осіб у разі, коли законодавством передбачено використання виключно КЕП чи печаток або засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри.

Враховуючи викладене вище, учасники закупівель мають право використовувати удосконалений електронний підпис, який базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, коли законодавством передбачено використання виключно кваліфікованих електронних підписів.

При цьому експериментальний проєкт реалізується до дня набрання чинності змінами до Закону про ЕДП щодо врегулювання використання удосконалених електронних підписів і печаток, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, але не пізніше ніж до 31.12.2021.

Інакше кажучи, вищезазначеною постановою Уряд експериментально змінив Закон про ЕДП, дозволивши використовувати удосконалені електронні підписи там, де Закон про ЕДП вимагає лише кваліфіковані електронні підписи.

У період з 07.11.2020 по 31.12.2021 учасники мають право продовжувати використовувати УЕП, який базується на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів та зберігається на будь-яких пристроях (на звичайних флеш-носіях, жорсткому диску комп’ютера тощо), та поступово зобов’язані перейти на КЕП на захищеному носії. Важливо! Якщо в тендерній документації / оголошенні про проведення спрощеної закупівлі замовника передбачено накладення саме КЕП, учасник має виконати таку вимогу, в іншому випадку тендерну пропозицію / пропозицію учасника буде відхилено замовником.

Для чого потрібен електронний підпис учаснику закупівель?

При створенні електронного документа учасники повинні застосовувати КЕП у зв’язку з вимогою Закону про  закупівлі, за яким визначено, що документи та дані створюють і подають з огляду на вимоги законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» та Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі.

При цьому оригіналом електронного документа вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису, відповідно до Закону про ЕДП (Рис. 4).

Закон про закупівлі не вимагає подання учасниками електронних документів, а встановлює вимоги надавати пропозиції в електронному вигляді в результаті заповнення електронних форм з окремими полями (як у тендері, так і в спрощеній закупівлі), де зазначають необхідну інформацію, та в результаті завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель. Тобто якщо документи завантажують у вигляді електронного документа, то КЕП або УЕП (якщо УЕП, то до 31.12.2021) обов’язковий.

Водночас паперовий документ не може бути завантаженим, але може бути завантажена його сканована копія, тож ідеться все ж про дані в електронній формі. Скан-копії документів — це електронні зразки, які отримують у результаті сканування. Скан-копія документа не є електронним документом у розумінні Закону про ЕДП, а є електронними даними, тобто електронною копією паперового документа. 

Таким чином, тендерна пропозиція учасника може містити електронні документи, які обов’язково повинні бути підписані КЕП або УЕП (якщо УЕП, то до 31.12.2021), та електронні дані у вигляді електронних копій паперових документів, що оформлюється згідно зі встановленими вимогами тендерної документації. Все ж таки з метою безвідхильної участі у закупівлях радимо завчасно потурбуватися про оформлення саме КЕП.

Дуже важливо прискіпливо читати вимоги тендерної документації замовника та уважно підписувати документи тендерної пропозиції / пропозиції, бо непоодинока практика, коли учасник підписує електронною печаткою замість КЕП або УЕП (якщо УЕП, то до 31.12.2021). Такі дії приводять до правомірного відхилення такої пропозиції. Практика АМКУ, що став на бік замовника щодо цього питання, за такими номерами оголошень:

• № UA-2020-08-25-007263-a
• № UA-2020-09-03-009729-b
• № UA-2020-08-26-002194-c
• № UA-2020-08-25-007263-a
• № UA-2020-05-21-001708-a
• № UA-2020-09-15-007359-a

Більше про практику Органу оскарження щодо застосування КЕП читайте у статті «Перемагаємо разом: накладання електронного підпису учасником публічних закупівель».

На кого необхідно оформлювати електронний підпис?

Електронний підпис використовується для подання тендерної пропозиції / пропозиції під час участі у закупівлях, тому його необхідно оформлювати на ту особу, яка уповноважена на підписання документів тендерної пропозиції та / або договору про закупівлю. Якщо у вашій організації документи тендерної пропозиції підписує керівник, електронний підпис доцільно оформити саме на нього. Якщо ж на підписання таких документів уповноважено іншого працівника компанії, оформлювати електронний підпис необхідно на нього. Враховуючи, що кожен працівник має право на відпустку, лікарняний тощо, варто оформити електронні підписи на декількох осіб, які мають право на підпис документів тендерної пропозиції.

Важливо! Відповідно до статті 237 Цивільного кодексу України не є представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та на інших підставах, встановлених актами цивільного законодавства. Отже, електронний підпис має бути оформлено як на представника компанії учасника, а не як на фізичну особу.

Де та як отримати КЕП?

Отримати КЕП можна як у платних надавачів електронних довірчих послуг (акредитованого центру сертифікації ключів), так і безкоштовно, наприклад, у Державній казначейській службі України, Державній податковій службі України. Важливою умовою отримання КЕП на безоплатній основі є те, що генерація особистих ключів здійснюється за умови надання користувачем захищеного носія особистих ключів. Порядок дій при отриманні вже описано у статті «Тижневий БУМ. Безкоштовний КЕП».

Навести вичерпний перелік необхідних для отримання КЕП документів неможливо з огляду на різні організаційно-правові форми функціонування юридичних та фізичних осіб. У таблиці наводимо примірний перелік документів для отримання КЕП.

Таблиця

Тобто для отримання КЕП вам необхідно обрати акредитований центр сертифікації ключів та, користуючись офіційним вебсайтом (або за можливістю службою підтримки), зібрати й подати комплект необхідних для генерації документів.

Вимоги до КЕП

КЕП має відповідати значній кількості вимог щодо його захисту і, відповідно, має значно вищий рівень захисту використання такого електронного підпису. Зокрема, відповідно до статті 19 Закону про ЕДП засоби КЕП чи печатки повинні забезпечувати:

• належний рівень унікальності пари ключів, що ними генеруються;
• конфіденційність особистих ключів під час їх генерації, зберігання та створення кваліфікованого електронного підпису чи печатки;
• захист від доступу до особистих ключів сторонніх осіб.

Вимоги до засобів КЕП чи печатки також встановлюються Кабінетом Міністрів України, зокрема, постановою від 07.11.2018 № 992 «Про затвердження вимог у сфері електронних довірчих послуг та Порядку перевірки дотримання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг» (Рис. 5).

Висновки

1. Учасники зобов’язані використовувати електронний підпис під час подання тендерних пропозицій / пропозицій.
2. У період з 07.11.2020 по 31.12.2021 учасники мають право продовжувати використовувати УЕП, який базується на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів та зберігається на будь-яких пристроях (на звичайних флеш-носіях, жорсткому диску комп’ютера тощо), та поступово зобов’язані перейти на КЕП на захищеному носії, якщо інше не передбачене вимогами тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі.
3. Оформлювати електронний підпис необхідно на особу, уповноважену на підписання документів тендерної пропозиції / пропозиції.
4. Електронний підпис має бути оформлено як на представника компанії учасника, а не як на фізичну особу.
5. Варто оформити електронні підписи на декількох осіб, які мають право на підпис документів тендерної пропозиції.

У названих нижче публікаціях на порталі RADNUK.COM.UA були розглянуті питання, що стосуються електронних документів:

• «Як і хто має застосовувати КЕП»;
• «Способи підписання документів за допомогою КЕП»;
• «У чергу за токенами: чи можна під час закупівель користуватися електронним підписом, розміщеним не на захищеному носієві»;
• «Електронний підпис не підпадає під усунення невідповідностей протягом 24 годин»;
• «КЕП для учасника-нерезидента».

Корисне до матеріалу: Безкоштовний вебінар на тему: Електронний підпис у публічних закупівлях