Зміст
Щороку наприкінці жовтня стартує закупівельний сезон, і десятки тисяч процедур обвалюються на тендерні відділи одночасно. Для бізнесу це крок у масштабування, але тільки за умови, що тендерні процеси побудовані якісно: автоматизовані, проаналізовані та керовані. Без системного підходу і сучасних інструментів компанія ризикує втрачати мільйони навіть при великому обороті.
Які інструменти допомагають бізнесам, що щомісяця подаються на 50+ тендерів у Prozorro? Досвідом і покроковою інструкцією ділиться Ігор Архипенко — директор з розвитку публічних закупівель на E-Tender.
Крок 1. Діагностика процесів
Перший етап — зрозуміти, де компанія втрачає час і ресурси. Це може бути хаотичний пошук закупівель, відсутність координації між відділами, багато паперової роботи.
Аудит процесів дозволяє виявити «вузьке місце» на кожному етапі: від отримання закупівлі до публікації договору та подальших взаємодій. Для керівника це можливість побачити, де саме «застрягає» результат і чому зусилля не приносять очікуваних перемог.
Завантажте собі на допомогу шпаргалку щодо тарифу для участі в закупівлях для учасників.
Крок 2. Відбір релевантних тендерів
Одна з найбільших помилок — брати участь у всіх закупівлях, розпорошуючи ресурси. У результаті перемог у тендерах мало, команда вигорає, а час втрачається.
Системний підхід електронного майданчика E-Tender передбачає використання чітких фільтрів та пріоритезацію. Один з інструментів, який допомагає на цьому етапі, — ABC-аналіз. Він дозволяє розставити пріоритети й зосередитися лише на топзакупівлях за принципом Парето, коли 20 % тендерів дадуть 80 % результату.
Крок 3. Планування і розподіл
Гарячий сезон вимагає дисципліни та планування. Автоматизований розподіл тендерів між менеджерами допомагає уникнути хаосу, а фіксація причин неучасті дає базу для майбутнього аналізу. Для керівника це гарантія, що жодна можливість не буде втрачена, а команда витрачає час на підготовку якісних пропозицій.
Також на цьому етапі суттєво вивільняють час AI-асистенти (див. більше в статті «AI-рішення від E-Tender: як ми навчилися автоматизувати рутину для постачальників у Prozorro»). З ними час роботи спеціаліста суттєво скорочується: умовно 10 секунд замість 10 хвилин на ухвалення рішення по тендеру. Завдяки автоматичним відповідям на ключові запити АІ-інструменти підсвічують «заточки», ризик-фактори та червоні прапорці. На основі цієї інформації фахівці ухвалюють рішення щодо участі або фіксують причину неучасті в закупівлі.
«Ми бачимо реальну економію часу й коштів завдяки AI-асистенту. Якщо раніше команда встигала проаналізувати до 50 тендерів, то зараз — понад 200. Інструмент автоматично „вичитує“ критичні умови (ISO, формули, обмеження за маржею), тож рішення ухвалюємо легше і швидше. Це не інструмент „на майбутнє“, а рішення, яке уже спрощує нам роботу щодня», — зауважує Сидорук Валентин Богданович, директор ТОВ «РЕЗОНАНС ЕНЕРДЖІ».
Крок 4. Аналіз конкурентів і побудова цінової стратегії
Для перемог у тендері важливо працювати не лише над своїми умовами, але й аналізувати конкурентів. Через брак часу цей стратегічний етап також часто лишається без уваги. Ми ж пропонуємо інструменти, що спрощують:
- Перегляд участі конкурентів — ви можете бачити, хто з конкурентів уже брав участь у закупівлях цього замовника, і на основі цього планувати свої подальші кроки.
- Аналіз ціни конкурентів на Prozorro Market — вибудувати цінову стратегію без Excel та ручного перегляду десятків документів цілком реально. З цифровими інструментами можна побачити найсвіжіші ціни по товарах всього за декілька секунд. Ціни конкурентів, перелік постачальників, динаміка по регіонах — усе це з актуальністю до вчорашнього дня.
Найближчим часом команда E-Tender запускає інструмент, який буде прогнозувати участь конкурентів у закупівлі.
Крок 5. Подача пропозицій
Підпис КЕПом забезпечує швидке підписання без паперової тяганини. А завдяки масовій подачі компанія може підписати й подати одразу до 20 пропозицій. Це суттєво вивільняє час і дає можливість брати участь у більшій кількості закупівель без збільшення штату.
Крок 6. Юридична підтримка та оскарження
Юридична підтримка часто стає «вузьким місцем». Фахівці електронного майданчика Е-Тендер економлять менеджеру від трьох робочих годин до цілого дня. Клієнти можуть на будь-якому етапі звернутися за підтримкою, зокрема серед наших партнерів є експерти Тендерного агентства Радник, які щоденно беруть участь в різного роду закупівлях..
Юристи можуть допомогти вам з аналізом закупівель, за результатом якого ви можете отримати аргументований звіт та, наприклад, всі знайдені причини для оскарження або навіть підготувати скаргу.
Крок 7. Аналіз результативності
Зручні звіти на основі цифрових інструментів E-Tender сприятимуть майбутнім перемогам та заощаджуватимуть десятки годин роботи!
- Аналіз перемог і поразок у тендері — інструмент дозволяє швидко побачити, за якими позиціями ви програли, а за якими перемогли. У великих компаніях на це йдуть десятки робочих годин або цілий відділ людей, тому часто на такий аналіз немає ресурсу.
- Аналіз причин неучасті в тендері. Також за допомогою інструментів можна легко побачити та проаналізувати механізми неучасті в закупівлі: виявити системні причини, оцінити можливість їх усунення, вжити заходів та будувати стратегії з урахуванням цього.
Зручні BI-дашборди дозволяють проаналізувати ефективність вашої участі у Prozorro, оцінити діяльність конкурентів та оптимізувати стратегію подальшої участі в закупівлях. Детальніше — у відео.
Ефективність у цифрах із системним підходом E-Tender
Компанії, які пройшли вищезазначені сім кроків, отримують вимірні результати:
- вдвічі менше закупівель — той самий результат;
- 10 секунд замість 10 хвилин на рішення про участь у тендері;
- на 70 % менше дискваліфікацій — автоматичне виявлення ризиків і «заточок»;
- 20 тендерів підписуються за один раз — економія часу у 20 разів;
- AI-асистент в один клік проаналізує тендерку будь-якого формату, утім не забуваємо перевіряти отриману інформацію, щоби точно не упустити тендер;
- приріст перемог у 2,5 раза завдяки усуненню причин неучасті.
Обмежені ресурси — не перешкода для зростання бізнесу. Компанії, які інтегрують цифрові інструменти, отримують перевагу: аналіз відбувається значно швидше, а управлінські рішення стають більш контрольованими й передбачуваними. Тож, якщо ви бажаєте власноруч випробувати можливості електронного майданчика Е-Тендер, можете замовити безкоштовну консультацію, яка може допомогти масштабувати ваш бізнес!
Читайте також:
google 