Зміст
Минулого року в Prozorro розірвали понад 11 тисяч договорів. З них 1288 — через порушення умов постачальниками. Часто причина проста: товар не відповідав заявленим характеристикам або провалив перевірку якості. Для бізнесу це не лише збитки, а й репутаційні втрати. Як успішно пройти тест на якість? Про свій досвід розповідають експерти ринку та представники компаній, що роками працюють із державою.
Перш ніж подати пропозицію: чекліст успішного постачальника на Prozorro Market
У Prozorro Market процес подачі пропозиції частково автоматизований — система не дозволить подати заявку на товар, що не відповідає обов’язковим параметрам. Однак не всі критерії перевіряються автоматично:
- Кількість товару: якщо замовник потребує 10 ноутбуків, а у вас є лише 8, подавати пропозицію немає сенсу. Укласти договір на меншу кількість неможливо, і ви просто не зможете виконати умови.
- Бренд: якщо в запиті пропозицій постачальників чітко вказаний конкретний бренд (якщо закупівля до 500 тис. грн, це можливо), наприклад ASUS, система Prozorro Market відфільтрує інші варіанти й не покаже їх.
- Наявність товару: хоча допускається подання пропозицій без фізичної наявності товару на складі (за умови впевненості у його надходженні до моменту поставки), варто уникати ризиків, якщо терміни наступної поставки невідомі. Невчасна доставка може обернутися відмовою, штрафними санкціями або розірванням договору.
- Пошкодження та брак: замовник має повне право не прийняти товар, якщо він прибув пошкодженим, у зім’ятій упаковці, з браком або не відповідає заявленим характеристикам. Будьте готові до заміни в разі наявності прецеденту.
Як працює перевірка на Prozorro Market
Каталоги Prozorro Market мають додаткові запобіжники. Товари потрапляють туди лише після ретельної перевірки адміністратором (див. тут, як пройти кваліфікацію в Prozorro Market).
Відповідне ЦЗО верифікує характеристики, наявність товару на ринку, а також контролює офіційне ввезення продукції в Україну. Це мінімізує ризики постачання несертифікованих або нелегальних товарів.
Галузеві особливості: від фарми до будматеріалів
Фармацевтика: автоматизація та суворі стандарти. У фармсегменті помилки коштують дорого. Сертифікати якості, холодовий ланцюг, супровідна документація — без цього товар просто не приймуть.
Ксенія Дубик, старша фахівчиня з тендерних продажів АТ «Фармак», зазначає, що в роботі з держзамовниками трапляються нестандартні ситуації, наприклад, відмова прийняти товар через помилку в підрахунках обсягу або відсутність місця на складі лікарні. У таких випадках шукають компроміс: тимчасове повернення товару на склад постачальника або оперативний пошук замовником додаткового приміщення.
Більшість ризиків у фармацевтичному сегменті знімається завдяки автоматизації процесів і чітким внутрішнім регламентам. Фармацевтичний сектор вирізняється високим рівнем стандартизації: сертифікати якості, інструкції, супровідна документація, контроль холодового ланцюга — це базові вимоги. За потреби можуть вимагатися сертифікати GMP.
У разі сумнівів щодо безпеки чи ефективності препарату проводиться лабораторна перевірка із залученням незалежних лабораторій або Держлікслужби. Додаткові вимоги щодо термінів придатності, строків поставки чи пакету документів часто деталізуються МОЗ, ДП «Медичні закупівлі України» або Міноборони.
Будматеріали: жодної імпровізації. У будівельних закупівлях свободи не більше, ніж у фармі: постачати потрібно саме те, що обрано в Prozorro. Заміна товару на інший, навіть якщо він якісніший або дорожчий, може стати підставою для скасування угоди.
Частою помилкою є публікація в Prozorro Market позицій, яких насправді немає в наявності, що призводить до репутаційних ризиків і втрати контрактів.
З практики рекомендуємо учасникам підготовку документів починати заздалегідь, але завантажувати ближче до дедлайну.
Вадим Ткач, головний фахівець з тендерних продажів департаменту по роботі з корпоративними клієнтами й тендерами у ТОВ «Епіцентр», для складних закупівель рекомендує використовувати чекліст для подвійної перевірки документів перед подачею. Важливо уникати шаблонів: кожна пропозиція має бути адаптована під конкретну закупівлю.
Погляд держзамовника: залучення конкурентів і лабораторне тестування
Михайло Стаєцький, директор із закупівель у ДП «Ліси України» (раніше — директор із закупівель АТ «Укрпошта»), підкреслює, що в публічних закупівлях перевірку якості можуть здійснювати не лише замовники. Часто до цього процесу залучають учасників, які програли тендер. Це стандартна практика, якщо в замовника обмежені ресурси або відсутня експертиза для оцінки специфічного товару.
Постачальники також мають бути готовими до лабораторного тестування. Якщо ви постачаєте специфічні товари, наприклад спецодяг або паливні матеріали, замовник може направити зразки на експертизу в незалежну лабораторію. Зокрема, перевіряють щільність тканин, склад брикетів, інші технічні характеристики. Критично важливо, щоб товар, який ви постачаєте, відповідав тим параметрам, що були заявлені у вашій пропозиції.
Невідповідність заявленим характеристикам — це серйозна підстава для відмови в прийманні відповідного товару. Якщо постачається інша партія товару з гіршими параметрами, ніж у закупівлі, договір може бути розірваний.
Просте, але вирішальне правило: постачайте саме те, що було задекларовано в закупівлі.
Підсумок
Успіх у публічних закупівлях вимагає не лише конкурентної ціни, але й бездоганної якості та скрупульозної уваги до деталей. Системний підхід, внутрішні регламенти та готовність до всіх етапів перевірки запропонованого товару допоможуть українському бізнесу не тільки вигравати тендери, а й успішно виконувати контракти, зміцнюючи свою репутацію на ринку.
Отже, у публічних закупівлях важлива не лише ціна, але й дотримання умов закупівлі. Навіть після перемоги в закупівлі договір можуть розірвати, якщо товар не відповідає заявленим характеристикам. Якщо хочете масштабуватися, вкладайтеся не лише в комерцію, а й у процеси: контроль складу, документообіг, чітку комунікацію.
Слідкуйте за термінами, сертифікатами й конкретними вимогами замовника. Кожен тендер потребує адаптації, тому працювати за шаблоном не вийде.
І будьте готові до перевірок, зокрема й від конкурентів. Увага до дрібних деталей рятує великі контракти.
Скачайте собі шпаргалку щодо тарифу для участі в закупівлях для учасників. Також вас можуть зацікавити такі статті:
google 