5 порад учасникам для перемоги в закупівлі (частина 1)

Закону України «Про публічні закупівлі» уже понад  три з половиною роки. Здавалося б три роки — це час, за який учасники, мали б освоїти як тонкощі самого Закону, так і специфіку роботи електронної системи закупівель ProZorro. Однак, окрім  досвідчених учасників, є багато учасників, котрі тільки починають працювати з  замовниками. У цьому матеріалі, пропоную учасникам 5 важливих порад для перемоги в закупівлі  —  хтось пригадає, а хтось запам’ятає та буде застосовувати на практиці.

Відповідно  до п. 29  ч. 1 ст. 1 Закону України «Про публічні закупівлі», тендерна документація (далі — ТД) — це документація щодо умов проведення публічних закупівель, що розробляється і затверджується замовником та оприлюднюється для вільного доступу на веб-порталі Уповноваженого органу та авторизованих електронних майданчиках. Вимоги до ТД викладені у ст. 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон). У ТД замовник визначає свої вимоги до товару (послуги, роботи), які він має намір закупити, а також до постачальника предмета закупівлі:

• технічні вимоги до предмета закупівлі;
• критерії і механізм оцінки поданих пропозицій;
• кваліфікаційні вимоги до потенційних постачальників разом з переліком документів на їх підтвердження;
• проєкт договору про закупівлю.

Слід зазначити, що зміст, обсяг, та рівень складності конкретної документації обумовлюються специфікою та складом предмета закупівлі.

Вимоги до ТД викладені у ст. 22 Закону. Іншими словами тендерна документація – це обов’язковий документ, що розробляє замовник та оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу. Саме на підставі умов ТД учасники готують та надають тендерну пропозицію, тобто головне правило: «Правила закупівлі визначає замовник», отже готуємо та подаємо пропозицію відповідно до вимог замовника, у т. ч. вимог щодо переліку документів, які подають у складі тендерної пропозиції, їх оформлення та формату подання.

1 порада. Тендерна пропозиція = Тендерна документація

Тендерна пропозиція — пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації, тобто перелік документів, який вимагається замовником від учасників у ТД. Невідповідність тендерної пропозиції умовам ТД є підставою для її відхилення замовником (ст. 30 Закону). При цьому для вирішення питання щодо відхилення тендерної пропозиції не має значення ступінь такої невідповідності, тобто навіть незначне невиконання вимог ТД, окрім допущення формальних (несуттєвих) помилок, може стати законною підставою для відхилення  пропозиції учасника.

Не поспішайте подавати пропозицію на торги. Завжди уважно вивчайте тендерну документацію, незалежно від її об’єму: від вимог формату файлів до оформлення довідок, а також складайте реєстр необхідних документів, які вимагає замовник. Трапляється, що підстави для вашого відхилення ховаються там, де ви їх найменше очікуєте (гарантійний лист або інформаційна довідка в технічних вимогах про закупівлю, проєкті договору та інше).

Обов’язково приділяйте увагу додаткам до ТД!

Звернить увагу на такі важливі моменти:

• інформацію про мову/мови, якою/якими повинна бути складена тендерна пропозиція. У більшості випадків замовник вимагає надання документів саме українською мовою, в такому випадку, якщо хоча б один документ буде надано іноземною мовою (в тому числі російською), пропозиція учасника може бути відхиленою;
• форми, встановлені замовником  в тендерній документації, а саме: вимоги щодо оформлення довідок, гарантийных листів про надання  інформації, форми тендерної пропозиції тощо. Вказуйте саме ту інформацію та в тій саме формі, яку вимагає замовник;
• усі документи подавайте в повному обсязі зі всіма сторінками та додатками (Статут, трудові книжки, дипломи, аналогічні договори тощо), крім випадків, коли замовник вимагає лише окремі сторінки документа;
• завжди перевіряйте інформацію, яку зазначаєте при підготовці документів (у довідках, гарантійних листах, відгуках тощо). Відповідно до ч. 7 ст. 28 Закону «Про публічні закупівлі» замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником, до органів державної влади, підприємств, установ, організації відповідно до їх компетенції. У разі отримання інформації про наявність факту зазначення у тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою при визначенні результатів процедури закупівлі, замовник відхиляє тендерну пропозицію такого учасника. Зазначайте правдиву інформацію в документах тендерної пропозиції,адже Ваша тендерна пропозиція знаходиться не лише під пильним оком тендерного комітету, але й ваших конкурентів та громадськості, які також будуть її уважно вивчати;
• особливу увагу звертайте на оформлення банківської гарантії, детально перевіряйте тендерну документацію на відповідність вимогам Положення про порядок здійснення банками операцій за гарантіями в національній та іноземних валютах, що затверджено постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 639, що регулює порядок, умови надання та отримання банками гарантій та їх виконання. Перевіряйте суму тендерного забезпечення, строки дії тендерного забезпечення та електронний підпис, яким гарант підписує електронну гарантію;
• Не треба перевиконувати план! Готуйте тендерну пропозицію з неухильним дотриманням тендерної документації. Немає сенсу завантажувати до системи зайві документи, вони можуть стати підставою для відхилення.

Практичні поради як перемогти у публічних торгах читайте у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 6 (93) за червень 2019 року на стор. 30-34.

2 порада. Кваліфікаційні вимоги

Відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 22 Закону тендерна документація повинна містити один або декілька кваліфікаційних критеріїв до учасників та інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим критеріям, а саме:

• наявність обладнання та матеріально-технічної бази;
• наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
• наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору.

На що тут учаснику треба звернути увагу?

Перш за все важливо як замовник вимагає подавати інформацію – в множині чи однині? Наприклад, якщо є вимога надати інформацію про наявність виконаних аналогічних договорів, то в тендерній пропозиції має міститися інформація щодо наявності двох і більше договорів. Те саме стосується асортименту матеріально- технічної бази, працівників та іншої інформації, яка вимагається від учасника в множині.

Для документального підтвердження наявністі обладнання та матеріально-технічної бази (далі – МТБ) треба надати документи на право власності / користування такою базою:

• на власну МТБ – договори купівлі-продажу, свідоцтва на право власності тощо;
• на орендовану МТБ договори оренди/користування/найму/лізингу тощо);
• на залучену МТБ – договори про надання послуг.

Слід взяти до уваги, що згідно ч. 2 ст. 799 Цивільного Кодексу України договір найму (оренди) або позички транспортного засобу за участі фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. Згідно ч. 2 ст. 793 Цивільного Кодексу України договір найму будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) строком на три роки і більше підлягає нотаріальному посвідченню. Відповідно до ст. 220 Цивільного Кодексу України у разі недодержання сторонами вимоги закону про нотаріальне посвідчення договору такий договір є нікчемним.Важливо: Закон не встановлює вимог щодо наявності саме власного обладнання, власних виробничих потужностей або власних споруд, будівель, приміщень.

3 порада. Технічні вимоги

Трапляються випадки, коли учасник надає тендерну пропозицію з кращими характеристиками, ніж ті, що вимагав замовник (наприклад, на вимогу замовника «Холодильник двокамерний висотою 125 см учасник подає пропозицію на зазначений товар, але з висотою 160 см  на ту ж очікувану вартість), але замовник її відхиляє як таку, що не відповідає умовам тендерної документації. Особливо ретельно читайте, що саме вимагає замовник, які параметри товару він встановив у тендерній документації і чи допускається еквівалент. Якщо учасник пропонує еквівалент, то він повинен повністю відповідати технічним та якісним характеристикам, які замовник встановив у тендерній документації для даного товару.

Таким чином, найпростіший спосіб убезпечити свою пропозицію від відхилення — це розробити і подати її у повній відповідності до вимог ТД замовника.

Бажаю всім учасникам успіху, вдалих закупівель!!! Приклади формальних помилок, а також як можливо внести зміни до тендерної документації Заказчика  читайте у наступному блозі.