Корисні поради закупівельнику на початку 2026 року

Початок 2026 року — гарний момент, щоб систематизувати базові речі, без яких уповноваженій особі не обійтися в щоденній роботі. Фіксуємо найважливіше.

Документальне оформлення діяльності уповноваженої особи

Як і раніше, звертаємо увагу на необхідність документального оформлення діяльності уповноваженої особи /  уповноважених осіб на підприємстві. Це має бути: Положення про уповноважену особу; наказ про затвердження Положення про уповноважену особу; наказ про призначення уповноваженої особи.

Для приведення цієї документації до законодавчих норм вам знадобляться такі зразки: Положення про уповноважену особу з публічних закупівель; Наказ про затвердження Положення про уповноважену особу; Наказ про призначення уповноваженої особи для закупівель згідно з Особливостями. А також рекомендуємо статтю «Наказ про призначення уповноваженої особи».

Якщо в замовника працює одна або кілька уповноважених осіб, замовник самостійно визначає формат: одне загальне положення чи окремі положення й накази на кожну особу. Головне — чітко розмежувати повноваження та відповідальність, щоби уникнути претензій під час контролю.

Визначення предмета закупівлі за ДК 021:2015

Предмет закупівлі товарів і послуг у 2026 році визначається за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника. Під час здійснення закупівлі послуг з поточного ремонту предмет закупівлі визначається за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури. Тобто код ЄЗС не є вирішальним при визначенні предмета закупівлі послуг з поточного ремонту.

Закупівля робіт здійснюється за об’єктами будівництва, але відповідно до пункту 5 розділу I Порядку визначення замовник може визначити окремі частини предмета закупівлі (лоти) за показниками четвертої – восьмої цифр Єдиного закупівельного словника, обсягом виконання робіт. 

Помилки на цьому етапі тягнуть ризики неправильного планування закупівель та можливі адміністративні стягнення у звʼязку з цим.

Радимо використовувати в роботі шпаргалку щодо визначення предмета закупівлі, а також тримайте під рукою Порядок № 708 (Наказ Мінекономіки «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі»).

Річний план — першочерговий документ уповноваженої особи

Як і раніше, уповноважена особа включає до річного плану закупівель заплановану закупівлю та оприлюднює річний план та зміни до нього протягом п’яти робочих днів з дня їх затвердження.

При роботі з річним планом під час воєнного стану замовник може не зазначати своє місцезнаходження в річному плані закупівель з міркувань безпеки. Річний план в ЕСЗ можна відкоригувати (змінити) тільки до моменту оголошення закупівлі з цього плану. Якщо закупівлю вже оголошено, то вже немає технічної можливості змінити орієнтовний початок проведення закупівлі в річному плані.

Наша електронна книга «Річний план закупівель: нюанси 2026 року» містить багато корисних матеріалів щодо особливостей роботи з річним планом закупівель.

КЕКВ у річному плані, закупівельних та фінансових документах має бути узгодженим

Якщо в процесі проведення закупівлі з’ясувалось, що видатки на закупівлю передбачено провести не за тим КЕКВ, що вказаний у річному плані, або ж у випадку, коли необхідно здійснити видатки за декількома КЕКВ, а в річному плані зазначено, наприклад, тільки один із цих КЕКВ, то в такому разі замовник має право внести відповідні зміни до річного плану. Однак такі зміни до конкретного запису в уже оприлюдненій формі річного плану на електронному майданчикові технічно внести неможливо.

Враховуючи те, що такі зміни до конкретного запису в уже оприлюдненій формі річного плану на електронному майданчикові після оголошення закупівлі технічно внести неможливо, а законодавство у сфері публічних закупівель не встановлює для замовників заборони на виправлення технічних (механічних) помилок, допущених при заповненні електронних форм документів з публічних закупівель, ви можете прийняти рішення щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлі, яке, у свою чергу, оформити й затвердити протоколом.

Радимо ознайомитися з матеріалами «КЕКВ у бюджетних закупівлях: перелік корисних посилань» і «Замовник не вказав код економічної класифікації видатків (КЕКВ) у рядку плану: дії та відповідальність».

Звіт про виконання договору — фінальна дія без «кроку назад»

По багатьох закупівельних процедурах звітування про виконання договору припадає на січень. Вам на допомогу ми публікували багато матеріалів, присвячених цій темі. Просимо ознайомитися, зокрема, зі статтями «Вирішальна подія для звітування про виконання договору: кінець року чи виконання зобов’язань» та «Мінекономіки про те, чи потрібно завантажувати в систему паперовий звіт про виконання договору».

Пам’ятайте, що після оприлюднення звіту про виконання договору електронна система блокує будь-які подальші дії з таким договором. Тому перед публікацією звіту уповноваженій особі варто ще раз перевірити всі істотні моменти виконання контракту.

Пропонуємо перевірити свої знання за допомогою нового тесту від «Радника» — «Звіт про виконання договору в системі електронних закупівель».

Строки зберігання закупівельних документів — не формальність

Уповноважена особа має розуміти, які документи, у якому обсязі та протягом якого строку повинні зберігатися. Це важливо не лише для внутрішнього порядку, а й під час аудитів, перевірок закупівель.

Для уточнення строків зберігання конкретних документів ознайомтеся зі статтею «Строки зберігання документів з публічних закупівель», а також використовуйте в роботі інструмент від «Радника» «Строки зберігання закупівельних документів».