Уповноважена особа: що зміниться найближчим часом і як підготуватися замовнику

Модель уповноважених осіб (далі — УО) стала ключовою зміною у сфері публічних закупівель після відмови від тендерних комітетів. Однак практика її застосування виявила низку викликів, які сьогодні трансформуються в нові законодавчі рішення. У статті розглянемо, чому виникла потреба у зміні підходів, що саме змінюється та як замовникам адаптувати свою роботу.

Що показала практика роботи уповноважених осіб

Після запровадження моделі УО у 2019 році законодавство передбачило кілька способів організації цієї функції: покладення обов’язків на працівника як додаткового навантаження, введення окремої посади або укладення трудового договору.

На практиці переважна більшість замовників обрали саме модель додаткового навантаження. За даними проведеного аналізу, таких замовників близько 80 %. Водночас саме ця модель має низку системних обмежень, а саме поєднання закупівель з основною посадою, нерівномірне навантаження (пікові періоди), складність проведення надпорогових процедур, обмежений ресурс часу для планування та аналізу ринку. Як наслідок, у таких замовників частіше виникають неуспішні процедури, скарги, порушення, нижчий рівень конкуренції.

Разом з тим важливо розуміти, що проблема полягає не стільки у кваліфікації фахівців, скільки в організації самої функції.

Проблема статусу та відповідальності: що турбує замовників

Ще одна практична проблема — дисбаланс між відповідальністю та статусом УО. Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) чітко визначає повноваження та персональну відповідальність УО. Водночас питання посадового рівня, навантаження та оплати праці часто залишаються на розсуд замовника.

У практиці це проявляється в таких питаннях:

• який посадовий рівень має займати УО;
• як визначити справедливий рівень оплати;
• як забезпечити відповідність між складністю функції та її сприйняттям в організації.

У результаті формується ситуація, коли рівень відповідальності зростає швидше, ніж інституційна підтримка цієї ролі.

Чому виникла потреба у зміні підходу

Аналіз практики застосування моделі УО став основою для підготовки аналітичної записки Centre of Excellence in Procurement KSE «Професійні послуги в закупівлях як альтернатива: стратегія впровадження та управління ризиками».

У записці запропоновано не заміну існуючої моделі, а її розвиток — через можливість залучення професійних закупівельних послуг. Детальніше з підходом можна ознайомитися в аналітичній записці CEP KSE за посиланням publication.html.

Новий етап: професійні послуги в закупівлях

Відповіддю на виклики практики стало запровадження можливості залучення професійних послуг з організації та проведення закупівель. Ідеться про новий підхід, який не скасовує інститут УО, а доповнює існуючу модель та дозволяє гнучко організовувати закупівельну функцію.

Основна логіка цього підходу передбачає, що складні надпорогові закупівлі можуть передаватися спеціалізованим виконавцям, а прості закупівлі залишаються у межах внутрішньої функції замовника.

Це означає зміну підходу до організації закупівельної функції — від універсальної ролі однієї особи до можливості спеціалізації та розподілу функцій.

Такий підхід створює передумови для зменшення навантаження на замовників із невеликим штатом, підвищення якості складних процедур, формування ринку професійних закупівельних послуг.

Чому цей підхід можливий лише із запобіжниками

Важливо підкреслити: в аналітичній записці пропозиція щодо залучення професійних послуг розглядалася виключно у зв’язці із системою запобіжників. Тобто йдеться не просто про новий інструмент, а про керовану модель із чіткими правилами.

Серед ключових інструментів було запропоновано: кваліфікаційні критерії — прозорий відбір виконавців, типовий договір — чітке визначення обсягу послуг і відповідальності сторін, а також сертифікація — підтвердження професійної компетентності виконавців та страхування професійної відповідальності — захист замовника від ризиків.

Саме наявність цих елементів дозволяє уникнути ризиків та забезпечити якість закупівель при залученні зовнішніх виконавців.

Що вже враховано в законопроєкті № 11520

Законопроєкт про публічні закупівлі (далі — законопроєкт № 11520) частково враховує запропонований підхід та закладає основу для його реалізації. Зокрема, враховано можливість укладення договорів на закупівельні послуги, ведення переліку суб’єктів господарювання Мінекономіки, яке є уповноваженим органом у сфері публічних закупівель, встановлення відповідальності виконавців, затвердження типової форми договору та перехідний період до 31.12.2028 для поступового відходу від моделі додаткового навантаження.

Це свідчить про те, що підхід до професіоналізації закупівельної функції, запропонований на аналітичному рівні, уже частково трансформується у законодавчі рішення.

Практичні кроки для замовника вже зараз

З урахуванням очікуваних змін замовникам доцільно вже сьогодні:

1. оцінити свою модель організації закупівель (навантаження, кількість процедур, складність тощо);
2. визначити, які закупівлі потребують більшої спеціалізації;
3. переглянути функціонал УО та розподіл задач;
4. почати формувати підхід до можливого залучення зовнішніх виконавців;
5. підвищувати кваліфікацію працівників або розглядати варіанти спеціалізації.

Висновки

Професіоналізація закупівельної функції — це не лише про зміну способу визначення УО. Це про перехід до більш зрілої моделі, у якій функція може організовуватися по-різному, складні закупівлі виконуються спеціалізовано, відповідальність підкріплюється стандартами та запобіжниками.

Запропоновані підходи вже частково інтегруються в законодавство, що створює для замовників не лише нові можливості, а й необхідність поступово адаптувати свої практики.

Нагадуємо, що на порталі «Радник» функціонує е-книга «Уповноважена особа із закупівель», яка може стати незамінним помічником кожного фахівця з публічних закупівель!