Реєстрація бюджетних зобов’язань: які підтвердні документи потрібно надати до органів Казначейства?

Для реєстрації бюджетних зобов’язань замовників за договорами про закупівлю органи Казначейства перевіряють відповідний перелік підтвердних документів. З огляду на те, що договори про закупівлю укладаються за результатами різних видів закупівель, та залежно від економічної сутності самого предмета закупівлі, перелік документів може різнитись.

У цій статті наведено таблиці з необхідним переліком документів, що підтверджують проведення публічних закупівель, залежно від виду застосованої публічної закупівлі та виду предмета закупівлі, та які замовникові необхідно надати до Казначейства. Крім того, ви дізнаєтесь:

1. які загальні вимоги щодо переліку підтвердних документів для подання до органів Казначейства;
2. який перелік підтвердних документів підготувати відповідно до економічної сутності предмета закупівлі.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон) замовники здійснюють закупівлі шляхом застосування однієї з таких конкурентних процедур: відкриті торги, торги з обмеженою участю та конкурентний діалог. Як виняток, у випадках, визначених у частині 2 статті 40 Закону, може використовуватись неконкурентна переговорна процедура закупівлі.

Крім вищезазначених процедур, замовником можуть застосовуватись такі як: спрощена, закупівля товарів з використанням електронного каталогу та закупівля, за результатами якої замовник оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (далі — звіт про договір про закупівлю).

За результатами застосування будь-якої із наведених видів публічних закупівель замовники укладають «прямий» договір / договори про закупівлю відповідно, які подають до органів Державної казначейської служби України (далі — Казначейство) для реєстрації бюджетних зобов’язань. Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України затверджено наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309).

Для реєстрації бюджетних зобов’язань розпорядники та одержувачі бюджетних коштів подають до органів Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання.

Згідно з пунктом 1.2 Порядку № 309 у процесі реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників і одержувачів коштів державного та місцевих бюджетів, які перебувають на казначейському обслуговуванні, відповідно до законодавства може застосовуватися система дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства — Казначейство» (з використанням засобів криптографічного захисту інформації Державної казначейської служби України).

У разі застосування системи дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства — Казначейство»між розпорядниками бюджетних коштів (одержувачами бюджетних коштів) та органами Казначейства здійснюється обмін документами в електронному вигляді, у тому числі електронними документами.

Підтвердні документи, які надсилаються замовниками в електронному вигляді до органів Казначейства через систему дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства — Казначейство», додатково у паперовому вигляді подавати не потрібно.

Які загальні вимоги щодо переліку підтвердних документів для подання до органів Казначейства?

Відповідно до частини 2 статті 7 Закону органи Казначейства до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряють наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі (далі — Звіт про результати) та за результатами якої укладено договір про закупівлю. Перевірка наявності зазначених документів проводиться шляхом їх перегляду в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ).

Зверніть увагу: для реєстрації договорів про закупівлю, укладених без застосування ЕСЗ, органи Казначейства не перевіряють оприлюднення в ЕСЗ річного плану, договору та звіту про договір про закупівлю.

У Таблиці 1 наведемо перелік документів, що підтверджують проведення публічних закупівель, залежно від виду застосованої публічної закупівлі та виду предмета закупівлі, які замовнику необхідно надати до Казначейства.

Таблиця 1

Примітки:

* договір про закупівлю надається у складі інших документів, але річний план та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не перевіряються працівниками органів Казначейства;

** тільки для закупівлі товарів.

Водночас для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів замовникам необхідно подавати й інші документи, які підтверджують придбання товарів (виконання робіт або надання послуг). Далі детальніше.

Перелік підтвердних документів відповідно до економічної сутності предмета закупівлі

Наказом Державної казначейської служби України від 29.04.2013 № 68 затверджено Методичні рекомендації щодо орієнтовного переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів залежно від економічної сутності платежу (далі — Методичні рекомендації).

Економічна сутність предмета закупівлі визначається відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333. Це означає, що усі предмети закупівлі товарів, робіт і послуг, окрім визначення їх за ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 23.12.2015 № 1749, та іншими класифікаторами, розподіляються ще й за кодами економічної класифікації видатків (далі — КЕКВ).

У зв’язку з цим, окрім річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ, що підтверджує проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, органи Казначейства перевіряють інші документи, передбачені Методичними рекомендаціями. Пакети документів для різних договорів про закупівлю можуть відрізнятись залежно від КЕКВ, за яким визначено предмет закупівлі.

Приклад 1

Таблиця 2

Як видно з Таблиці 2, перелік документів, що підтверджують взяття бюджетних зобов’язань, як в залежності від економічної сутності платежу, так і в залежності від умов оплати (попередня оплата або оплата за фактом) може різнитись. Проте основним документом, який перевіряється за будь-яким КЕКВ та видом публічної закупівлі, є договір про закупівлю.

У наступній статті ми розглянемо особливості заповнення окремих документів, які потрібно замовникові надавати до органів Казначейства.

Висновки

Отже, для реєстрації бюджетних та бюджетних фінансових зобов’язань за договорами про закупівлю, укладеними без застосування ЕСЗ, органи Казначейства перевіряють перелік документів, визначених у Методичних рекомендаціях у розрізі КЕКВ, а для договорів про закупівлю, укладених за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, перевіряється:

1. наявність в ЕСЗ річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі;
2. перелік документів, визначених у Методичних рекомендаціях для закупівель за певними КЕКВ.

Тільки повний пакет підтвердних документів може гарантувати успішну реєстрацію бюджетних зобов’язань та проведення платежів з рахунків замовника.

Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA такі корисні статті:

• «Подання до Казначейства договорів про закупівлю, що мають електронну форму»;
• «Чи можна укладати до прямих договорів додаткові угоди на збільшення ціни договору або об’єму закуповуваного?»;
• «Закупівля періодичних видань та програмного забезпечення на умовах попередньої оплати».