Кожен замовник у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) для виконання покладених на нього обов’язків згідно з цим Законом призначає уповноважену особу / тендерний комітет (до 31.12.2021 включно). У цій статті за допомогою роз’яснення Мінекономіки розберемось з такими важливими закупівельними питаннями:
- у штатному розкладі передбачена посада фахівця з державних закупівель. Чи обов’язково працівник, який займає цю посаду, має бути призначеним уповноваженою особою?
- відхилення від примірного положення як розширення можливостей замовника;
- робоча група на чолі з уповноваженою особою.
У штатному розкладі передбачена посада фахівця з державних закупівель. Чи обов’язково працівник, який займає цю посаду, має бути призначеним уповноваженою особою?
На офіційному сайті Мінекономіки оприлюднено запит № 1238/2021 від СОЦСР «С» такого змісту: «у штатному розкладі передбачена посада фахівця з державних закупівель. Чи обов’язково саме робітник, який займає цю посаду, має бути призначеним Уповноваженою особою? У Положенні про уповноважену особу, яке планується затвердити в бюджетній установі, планується прописати, що закупівлі в установі будуть проводитися робочою групою у складі: уповноважена особа (має вищу економічну освіту, стаж роботи у сфері державних закупівель) — заступник директора з економіки та член робочої групи — фахівець з державних закупівель. Чи не буде це порушенням чинного законодавства з публічних закупівель? Бюджет установи досить великий…, закупівель (по предметах) дуже багато...».
Відповідь Уповноваженого органу містить посилання налист від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Щодо організації закупівельної діяльності замовника», розміщений на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу з питань закупівель за посиланням: https://www.me.gov.ua/InfoRez/DocumentsList?id=f2e30594-ba6c-420f-9c24-2a852415a884&tag=InforezKnowledgeDb&lang=uk-UA&fNum=3304-04%2F24218-06%20.
Коментар редакції. Усі звикли, що у публічних закупівлях немає нічого більш постійного, ніж зміни. Так, завершення поточного року — не виняток, оскільки цей рік завершує перехідний період від тендерного комітету до уповноваженої особи.
Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону уповноважена особа (особи) — це службова (посадова) чи інша особа (особи), яка (-і) є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) (пункт 35 частини 1 статті 1 Закону).
Із наведеного визначення та змісту частини 7 статті 11 Закону вбачається той факт, що уповноважена особа має перебувати із замовником саме у трудових правовідносинах. Крім того, частиною 1 статті 11 Закону визначено, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із таких способів:
- шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
- шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
- шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством.
Отже, одним зі способів визначення або призначення уповноваженої особи є введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад) «фахівця з публічних закупівель», який має необхідні знання та навички, отримує оплату за свою працю та відповідає за результати своєї діяльності. Саме такий шлях вибрано замовником, відповідь на запит якого ми розглядаємо.
Водночас унесення змін до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад) «фахівця з публічних закупівель» не тотожне визначенню «уповноважена особа», що передбачене Законом, оскільки це призначення повинно бути підтверджене розпорядчим рішенням щодо покладення обов’язків виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб) замовника та відповідним положенням. В іншому випадку фахівець з публічних закупівель не вважатиметься уповноваженою особою та не матиме права виконувати свої функціональні обов’язки відповідно до розробленої та затвердженої замовником посадової інструкції.
Висновок: працівник, який перебуває у трудових відносинах із замовником та обіймає посаду «фахівця з публічних закупівель», вважатиметься уповноваженою особою лише за наявності відповідного розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.
Відхилення від примірного положення як розширення можливостей замовника
Наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40 затверджено Примірне положення про уповноважену особу (далі — Примірне положення). Цим документом рекомендовано замовникам під час розроблення положення про уповноважену особу керуватися Примірним положенням про уповноважену особу, затвердженим цим наказом. Приклад у зручному для редагування форматі скачуйте за посиланням.
Варто зазначити, що примірний — це орієнтовний, приблизний, а тому не обов’язковий до використання згідно з законодавством. Отже, замовник може або відступати від Примірного положення, затвердженого Мінекономіки, або його доповнювати, або змінювати, або ж узагалі розробити власне.
Крім того, відповідно до частини 12 статті 11 Закону за рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу.
Що обов’язково має містити Положення про уповноважену особу? Рекомендуємо зафіксувати таке:
- У положенні варто прописати обов’язок уповноваженої особи під час користування електронною системою закупівель вносити достовірні персональні дані та оновлювати їх у разі зміни, оскільки за невиконання таких дій на уповноважену особу може бути накладено штраф у розмірі 25 500–51 000 грн згідно зі статтею 16414 КУпАП. Більше щодо цього — у статті «Рекомендуємо привести у відповідність дані Уповноважених осіб».
- Право приймати рішення з оформленням відповідного протоколу щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на вебпорталі Уповноваженого органу. Більше щодо цього читайте у статті «Помилки замовників та можливі варіанти їх виправлення».
- Взаємозамінність уповноважених осіб. Щоб уникнути колапсу під час проведення закупівель / процедур закупівель, варто відразу передбачити, що на період відсутності (відпустка, лікарняний тощо) однієї уповноваженої особи її заміняє (з усіма належними правами та обов’язками) інша уповноважена особа.
Для зручності також надаємо Наказ про затвердження уповноваженої особи та Положення.
Робоча група на чолі з уповноваженою особою
Відповідно до частини 12 статті 11 Закону за рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу. До складу робочої групи застосовуються вимоги абзацу 2 частини 7 цієї статті (не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради).
Робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій, у проведенні переговорів у разі застосування переговорної процедури, а рішення робочої групи має дорадчий характер. Дорадчий характер для уповноваженої особи означає, що всю відповідальність за прийняті рішення все одно несе уповноважена особа, а робоча група надає консультації, висновки, рекомендації як додаткову інформацію.
За такої потреби за рішенням замовника (наприклад, наказом чи розпорядженням) може бути утворена робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. При цьому прямий обов’язок щодо її використання у своїй роботі відсутній, так само як і заборона щодо її створення.
Тобто формулювання «…закупівлі в установі будуть проводитися робочою групою у складі: уповноважена особа… » не є доцільним, оскільки відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа (частина 1 статті 11 Закону).
Не забувайте: відповідно до абзацу 2 частини 8 статті 11 Закону про закупівлі уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на вебпорталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Тому готуйтеся завчасно разом з електронною книгою «Уповноважена особа».
google 