Історія однієї міської ради: як безболісно перейти від ТК до УО

Ніколи не буває великих справ без великих труднощів.
Вольтер

Рано чи пізно всі замовники перейдуть від тендерного комітету до уповноважених осіб. Щоб уникнути колапсу, радимо завчасно пристосуватися до змін, і в цьому вам допоможе дана стаття, котра побудована на досвіді однієї з міських рад нашої країни.

Хто за що відповідає?

У кінці 2020 року міська рада відмовилася від тендерного комітету та призначила дві уповноважені особи замовника, які відповідальні за організацію та проведення процедур закупівлі в раді. Згодом Управлінням освіти, культури, молоді і спорту міської ради, яке є окремою юридичною особою, також було призначено одну уповноважену особу замовника. Тобто станом на сьогодні у зазначених установах призначено всього три уповноважені особи замовника (на відміну від складу тендерного комітету, приміром, у сім чоловік).

Так, відповідно до статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», статей 10, 11 та 14 Закону України «Про публічні закупівлі» міським головою:

1. Затверджено Положення про уповноважену особу (осіб). Приклад такого Положення доступний на порталі RADNUK.COM.UA: Головна — «Зразки документів» — «Зразки документів замовникам» — «Уповноважена особа». Варто зауважити, що в Положенні визначено, зокрема:
   – «відділ централізованого бухгалтерського обліку апарату міської ради та її виконавчого комітету відповідальним за здійснення закупівель по міській раді та її виконавчому комітеті товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, у тому числі закупівель товарів через електронні каталоги». Інструкція з використання електронного каталогу доступна в статті «Алгоритм здійснення закупівель через електронний каталог (ProZorro Market) до 50 тис. грн».
2. розпорядчим рішенням замовника (наказ, розпорядження тощо) визначено:
   – «працівників відділу централізованого бухгалтерського обліку апарату міської ради та її виконавчого комітету відповідальними за здійснення закупівель товарів, робіт і послуг по міській раді та її виконавчому комітеті, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень, у тому числі закупівель товарів через електронні каталоги, та оприлюднення в електронні системі закупівель, відповідно до статті 10 Закону України ”Про публічні закупівлі“, звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель». У пригоді стане стаття «Для тих, хто буде відповідальний за звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи підготували Приклад наказу про покладення обов’язків»;
   – «уповноважену особу замовника відповідальною по міській раді та її виконавчому комітеті за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі робіт та послуг»;
   – «уповноважену особу замовника відповідальною по міській раді та її виконавчому комітеті за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі товарів».

Як бачимо, у даному випадку окрім відповідальних осіб за здійснення закупівель товарів, робіт і послуг по міській раді та її виконавчому комітеті, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень було призначено дві уповноважені особи. Важливо передбачити, щоб уповноважені особи замовника у разі відсутності одного із уповноважених осіб (на лікарняному, у відрядженні, відпустці тощо) були взаємозамінними та виконували повноваження відсутньої уповноваженої особи.

Хто відповідає за складання річного плану?

За складання річного плану, відповідно до затвердженого Положення про уповноважену особу (осіб), відповідають призначені уповноважені особи замовника, а також відділ централізованого бухгалтерського обліку апарату міської ради та її виконавчого комітету, який є відповідальним за планування закупівель по міській раді та її виконавчому комітеті товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель. Тому кожна уповноважена особа затверджує власний річний план, за яким працює протягом року.Аби довго не зупинятись, детальніше щодо цього питання читайте в статті «Відповідаємо на чотири поширені запитання щодо річного плану закупівель».

Як відбувається планування закупівель?

Кожна уповноважена особа замовника окремо формує річний план закупівель та зміни до нього (і несе відповідальність). Наприклад різниця може полягати лише в тому, що одна уповноважена особа замовника здійснює планування закупівлі товарів, друга — планує закупівлю робіт і послуг, третя — відповідає за закупівлю товарів, робі і послуг, оскільки є окремою юридичною особою (управління освіти, культури, молоді і спорту міської ради). У свою чергу Відділ централізованого бухгалтерського обліку апарату міської ради та її виконавчого комітету (котрий відповідає за закупівлі вартістю до 50 тис. грн) планує власні закупівлі окремо (як правило, це канцелярське приладдя, офісне устаткування, господарські товари тощо).

З метою визначення наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг у громаді міста уповноваженими особами замовника готується відповідний лист до сільських рад, у якому витребується необхідна інформація (Приклад 1).  

Допоки йде збір та узагальнення інформації, паралельно уповноваженими особами замовника здійснюється, зокрема, але не виключно:

• порівняльний аналіз власних закупівель;
• готується проєкт технічного завдання, специфікації щодо кожного виду закупівель;
• оголошення про проведення спрощеної закупівлі / проєкти тендерної документації на закупівлю товарів, робіт і послуг на 2021 рік;
• заповнюються чернетки плану на електронному майданчику з метою прискорення роботи уповноважених осіб при акумулюванні всієї остаточної та необхідної інформації в руках уповноважених осіб замовника.

Що з капітальними видатками?

Що стосується капітальних видатків, то уповноважена особа замовника, яка відповідальна за цей вид закупівель, розпочинає:

• планування процедур закупівель на капітальне будівництво;
• здійснює збір експертних висновків та проєктно-кошторисної документації на об’єкти, які планується будувати у 2021 році, тощо.

Після затвердження видатків на кожний із об’єктів будівництва розпочнеться підготовка до розробки проєктів тендерної документації та безпосереднє проведення закупівель.

Висновки

Враховуючи примірний алгоритм дій замовника, що відображений у цій статті, можна безболісно та, головне, завчасно розробити усталену схему забезпечення у товарах, роботах та послугах певного замовника, оскільки саме уповноважені особи з 01.01.2022 відповідатимуть за всю закупівельну діяльність у цілому.

Вдалих та «правильних» вам закупівель! А щодо тематики цієї статті читайте ще на порталі RADNUK.COM.UA:

1. «Уповноважена без вищої освіти, якщо не має іншого вибору: яка відповідальність?» Коментує адвокат Іван Шекун;
2. «Вісім моделей роботи уповноважених осіб. Вам залишається тільки обрати».