Чи замінить штучний інтелект уповноважену особу? Міфи, реальність і практичні висновки

Звідки з’явився страх «ШІ забере роботу уповноваженої особи»? За останні два роки штучний інтелект перетворився з теоретичної технології на інструмент, з яким стикається кожен: від бухгалтерії до закупівель. У новинах регулярно з’являються прогнози про «професії, що зникнуть», а соціальні мережі рясніють відео про те, як ШІ нібито «замінює працівників».

Не дивно, що на тренінгах та консультаціях уповноважені особи дедалі частіше ставлять пряме запитання:  «Чи забере ШІ мою роботу — і якщо так, то коли?».

Ця стаття — аналіз: що саме штучний інтелект уже вміє, що поки не може, і як це змінить роботу УО найближчими роками.

Що реально робить уповноважена особа сьогодні

Перш ніж говорити про те, чи може ШІ замінити уповноважену особу, варто чесно подивитися на масштаб її роботи. УО — це не кнопка «оголосити закупівлю». Це людина, яка одночасно тримає в голові, зокрема, закон і підзаконні нормативно-правові акти, дедлайни, ринок, стратегію установи й основні ризики.

Щодня уповноважена особа відповідає, зокрема, за:

• планування потреб і формування очікуваної вартості;
• підготовку й перевірку тендерної документації;
• комунікацію з учасниками, відповіді на запитання;
• відстеження строків подання пропозицій, періоду уточнень, оскарження;
• моніторинги й роботу з ризиками;
• організацію та проведення закупівлі;
• юридичну відповідальність за прийняті рішення.

І це лише верхівка айсберга. Є ще інша частина роботи — менш помітна, але не менш важлива. Це щоденні операційні задачі, які потребують концентрації та уваги:

• ручний збір цін по ринку;
• формування обґрунтування очікуваної вартості;
• регулярні перевірки документів на дрібні технічні неточності;
• відстеження строків кожної закупівлі, оскаржень та звернень;
• підготовка пояснень і звітів для контролюючих органів.

Це те, що забирає час, але водночас саме за це сьогодні часто оцінюють ефективність УО.

Для уповноваженої особи сучасні KPI — це не формальність, а реальна мірка професійності та якості роботи. Саме за ними оцінюють, наскільки точно визначена очікувана вартість, чи вдалося уникнути технічних помилок у документації, як чітко дотримано строки закупівельного циклу. Вони також показують, скільки процедур завершено без відміни чи оскаржень, чи не втрачена економія, наскільки швидко й аргументовано подані відповіді на моніторинги, як побудована комунікація з постачальниками та підрозділами замовника. Іншими словами, KPI — це концентрат усіх управлінських рішень УО та показник рівня контролю над процесом.

Проблема в тому, що виконувати ці KPI вручну дуже складно. Бо вони потребують не просто уважності, а безперервної аналітики, контролю даних, моніторингу строків, статусів і десятків змінних, які неможливо тримати в голові.

І саме тут з’являються перші інструменти на основі ШІ — не для заміни уповноваженої особи, а для того, щоб забрати частину цієї рутинної роботи й дозволити сфокусуватися на головному: якості рішень, логіці закупівлі та відповідальності.

Читайте також «Штучний інтелект у закупівлях — уже в роботі: що впроваджує SmartTender і як це працює на практиці».

Можливості ШІ в закупівлях: які задачі вже сміливо можна делегувати машині

Штучний інтелект не проводить закупівлі замість людини й найближчим часом цього теж не буде.

Але ШІ ідеально виконує те, що раніше забирало години монотонної роботи. Фактично це розумний асистент, який працює поруч, не втомлюється і не помиляється.

1. Миттєва аналітика ринку та очікуваної вартості за допомогою ШІ

Раніше: десятки вкладок, пошук цін, купа файлів Excel, звірка, уточнення, перевірка джерел.

Тепер: ШІ робить чорнову роботу з мінімальними витратами часу. Що він може:

• зібрати ринкові ціни з великої кількості закупівель;
• порівняти постачальників і їхню історію участі;
• проаналізувати попередні закупівлі замовника;
• підготувати чернетку довідки очікуваної вартості;
• порахувати базові KPI: економію, конкуренцію, кількість успішних процедур.

Уповноважена особа не зникає — вона перевіряє, коригує, уточнює, покращує.
Але стартує не з «ну що, поїхали збирати все з нуля», а з готового набору даних.

2. Робота з текстами за допомогою ШІ: уточнення, структурування, покращення якості документації

Раніше: години на те, щоб знайти нечіткі формулювання, виправити логіку тексту, переробити специфікацію чи вимоги.

Тепер: текстові моделі ШІ допомагають зробити документацію зрозумілішою і якіснішою.

Вони можуть:

• підказати, де вимога сформульована нечітко (наприклад, ChatGPT може проаналізувати текст і виділити слабкі місця, неоднозначності, надто загальні або суперечливі фрази);
• запропонувати більш точні формулювання без зміни суті;
• оптимізувати структуру документа: зробити її логічною, послідовною, без дублювань;
• перевести технічну мову у зрозумілий людський текст і навпаки — залежно від потреби;
• перевірити відповідність тексту вимогам і чеклістам (наприклад, чи всі обов’язкові пункти враховано).

Уповноважена особа все одно контролює зміни, але працює вже не з «сирим» текстом, а з опрацьованою версією, де більшість рутинних неточностей уже усунуто.

3. Комунікація за допомогою ШІ: листи, пояснення, відповіді на звернення

Раніше: багато часу йшло на підготовку службових листів, уточнень, пояснень постачальникам чи відповідей на запити. Особливо коли потрібно чемно, чітко й по суті пояснити складні речі.

Тепер: ШІ допомагає швидко формувати першочернетки комунікаційних матеріалів. Він може:

• підготувати ввічливу та структуровану відповідь постачальнику;
• зробити текст листа зрозумілішим і стислішим, без зайвих фраз;
• запропонувати кілька тональностей: офіційно, нейтрально, м’яко, жорсткіше;
• пояснити складну вимогу простими словами — для внутрішнього або зовнішнього спілкування;
• підготувати чернетку відповіді на типові запитання, які надходять часто.

Важливо: юридичні тексти, офіційні відповіді та документи потребують обов’язкової перевірки уповноваженою особою або юристом. ШІ допомагає з формою, але контроль змісту — за людиною.

Між іншим: приклади практичних сценаріїв запитів до ШІ демонструвалися на вебінарі SmartTender — перегляд доступний у записі.

Межі ШІ: де без людини не обійтися

Попри прогрес, є сфери, де штучний інтелект принципово не може замінити уповноважену особу. Бо там, де починаються відповідальність, нюанси та репутаційні ризики, потрібен фахівець, а не машина.

1. Юридична відповідальність

ШІ може підказувати, аналізувати, нагадувати — але не несе відповідальності за рішення.
Підпис під договором, обґрунтування, прозорість процесу — це зона людини.

2. Тлумачення норм у нестандартних ситуаціях

Алгоритм знає правила, але не знає вашої реальності: внутрішніх процедур, політичного контексту, очікувань перевіряючих тощо. Він дає інформацію, але не формує правову позицію.

3. Репутація та ризики

Скасування торгів, вибір способу закупівлі, реакція на моніторинг — це рішення, за які відповідає УО. ШІ може підсвітити факти, але не вирішує, як буде краще.

4. Стратегічне планування

Машина не знає:

• реальних потреб установи;
• обмежень бюджету;
• технічних особливостей об’єктів;
• довгострокових планів.

Тут потрібна людина, яка відчуває контекст.

5. Жива комунікація

Листування з ДАСУ, пояснення учасникам, робота з конфліктами — це про людські навички.
ШІ може дати чернетку, але не проговорить складні речі «по-людськи».

6. Технічні специфікації

Алгоритм не бачить, як працює ваша установа, і не може сам визначити:

• точні обсяги;
• нюанси експлуатації;
• критичні характеристики.

Він може допомогти структурувати інформацію, але не створює вимоги з нуля.

Ознайомтесь також із прикладом договору забезпечення.

Як зміниться роль уповноваженої особи і що робити вже зараз

Насправді трансформація роботи УО вже стартувала. Роль УО рухається від «людини, яка робить усе вручну» до керівника процесу, який керує інструментами, а не копіює цифри з таблиць.

Уповноважена особа майбутнього — це спеціаліст, який:

• працює з інструментами ШІ так само природно, як зараз з Prozorro чи Excel;
• передає машині 30–50 % монотонних задач (аналітика цін, чернетки довідок, перевірки деяких документів);
• не вірить на слово, а перевіряє, коригує, ставить уточнювальні запитання моделям ШІ;
• зосереджується на тому, що не під силу жодному алгоритму: відповідальності, тлумаченні норм, оцінці ризиків, стратегічних рішеннях.

Тобто ШІ не відбирає роль — він звільняє для неї місце.

Менше операційки → більше професійної ваги.

Менше механічних кліків → більше стратегічної роботи.

Уповноважена особа майбутнього — це фахівець, який керує системою й посилює себе технологіями.

Інструменти, які вже допомагають уповноваженій особі

На ринку вже існують практичні рішення, які дозволяють УО зменшити рутину та сфокусуватися на ключових рішеннях. Частина таких можливостей доступна в інструментах майданчика SmartTender.biz:

• Аналітичний модуль SmartTender
  Прямий помічник для уповноважених осіб і замовників. Модуль дозволяє швидко збирати та узагальнювати ринкові дані, аналізувати закупівлі замовників, оцінювати конкуренцію та перевіряти постачальників.

Особливість — формування довідки очікуваної вартості за хвилини: модуль бере реальні дані вже проведених закупівель, ціни за одиницю товару, середні показники, фільтрує за регіоном, характеристиками, періодом і обсягом і формує готову довідку. Усе це можна швидко перевірити через відкриті джерела, що економить години ручної роботи та робить розрахунки точнішими.

• SmartCheck AI
  Інструмент, який допомагає постачальникам готувати пропозиції правильно і швидко, формуючи чеклісти по вимогах замовників та аналізуючи тендерну документацію. Завдяки цьому закупівлі рідше зриваються, пропозиції учасників правильні, а УО витрачає менше часу на виправлення помилок — торги закриваються швидше.

Завдяки автоматизованій вибірці та структуризації даних УО може працювати швидше, точніше та з меншим стресом.

Мінічекліст для УО на 2025–2026 роки

Щоб працювати ефективно і залишатися ключовим фахівцем, використовуйте ШІ як помічника для рутинних задач, а свій час присвячуйте стратегічним рішенням і складним аналізам.

1. Протестуйте ШІ в дії
   Спробуйте базові інструменти: формування додаткової інформаційної довідки очікуваної вартості, пошук ринкових цін тощо. Побачите, як багато рутинної роботи може зробити машина.
2. Виберіть завдання для делегування
   Визначте 5–7 повторюваних задач, які ШІ може виконувати замість вас: збір цін, базові відповіді учасникам.
3. Прокачайте навички prompt engineering
   ШІ працює за принципом: як запитаєш, так і відповість. «Запит» — це ваше завдання, сформульоване для машини. Для текстових моделей (наприклад, ChatGPT чи інших LLM-чатів) це може бути прохання переписати лист, уточнити ризики чи підготувати структуру документа. І тут результат напряму залежить від того, наскільки чітко ви пояснили контекст, мету й бажаний формат відповіді.
   
   Якщо ж ви використовуєте аналітичні інструменти ШІ (наприклад, аналіз ринкових цін), принцип той самий, але запит виглядає інакше: ви задаєте параметри. Які саме дані потрібні? За який період? Який регіон? Який тип закупівель? Тому: чіткість запиту та вхідних даних = коректний результат відповіді чи аналізу.
4. Створюйте власні шаблони та кейси
   Збирайте перевірені сценарії та готові формулювання для швидкої роботи з тендерами та документами.
5. Фокус на тому, що ШІ не замінить
   Стратегія закупівель, юридичний аналіз, управління ризиками та комунікація з людьми — це ваші суперсили.

Штучний інтелект не замінить уповноважену особу в найближчі роки. Але УО, яка навчилася працювати з інструментами ШІ, стане ефективнішою, конкурентнішою і менш перевантаженою рутиною. Так само як колись закупівлі перейшли з паперових у цифрові в Prozorro, зараз вони переходять до модельно орієнтованих процесів.

Реальність проста: ШІ не забере роботу у професіонала. Але в майбутньому може забрати в того, хто відмовиться адаптуватися.

Ознайомтесь також із статтею «SmartTender запустив ШІ-інструмент для постачальників пального на Prozorro».