Внесення змін до тендерної документації за новим Законом

З 19 квітня 2020 року закупівельне законодавство зазнало масштабних змін, адже вступила в силу нова редакція Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон). Деяких перевтілень зазнала й норма про внесення змін до тендерної документації.

Внесення змін до тендерної документації — це одна з найрозповсюдженіших дій замовників, адже часто буває, що вже на етапі, коли процедуру оголошено, у замовника можуть змінитися вимоги до предмета закупівлі. Чи може звернутися учасник та повідомити, що його дискримінують певні характеристики чи вимоги, хоча товар його не поступається якості товару інших постачальників, або ж просто замовник може помітити помилку, яку варто усунути. Тож тут на допомогу приходить законодавчо передбачена можливість внести зміни. Практичні й теоретичні аспекти для внесення змін, а також чи передбачена відповідальність за неправильне внесення змін, ми й розберемо далі.

Законодавчі підстави для внесення змін

Згідно із частиною 2 статті 24 Закону, замовник має право з власної ініціативи або в разі усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 цього Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій замовник продовжує в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше семи днів.

Як бачимо, дана норма практично не змінилася. Як і раніше, замовник має право вносити зміни до тендерної документації:

• з власної ініціативи;
• або в разі усунення порушень;
• або за результатами звернень;
• або на підставі рішення органу оскарження.

Не змінилася й норма щодо продовження строку подання пропозицій у випадку внесення змін (щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше семи днів). Якщо, наприклад, внести зміни 01.06.2020, а кінцевий строк подання пропозицій у вас припадає на 05.06.2020, то під час внесення змін варто продовжити й строк подання пропозицій мінімум до 08.06.2020, а також відобразити ці зміни в тендерній документації та переліку змін. Якщо ж під час внесення змін кінцевий строк подання пропозицій припадає на 08.06.2020, то його продовжувати не потрібно, адже сім днів для подання залишилося. Незважаючи на це, рекомендуємо продовжувати строк із запасом, тому що Електронна система закупівель (далі — ЕСЗ) бере до уваги й години. І якщо внести зміни о 14:00 01.06.2020 і продовжити строк до 13:00 08.06.2020, то система не дасть оприлюднити такі зміни, а дозволить лише тоді, коли поставити час після 14:00, тож рекомендуємо завжди ставити запас у кілька годин або в один день.

Яким чином вносити зміни: що змінилося?

Відповідно до абзацу 2 частини 2 статті 24 Закону зміни, які вносить замовник до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакціїтендерної документації. Замовник разом зі змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, які вносить.

Як бачимо, дана норма також не змінилася, але в попередній редакції Закону було ще написано так: «Положення тендерної документації, до яких вносяться зміни, відображаються у вигляді закреслених даних та повинні бути доступними для перегляду після внесення змін до тендерної документації». З прийняттям нової редакції Закону це речення виключили. Що це означає? Раніше під час внесення змін замовники були зобов’язані закреслити пункт, до якого вносять зміни, та поруч додати новий зі змінами, тобто закреслені дані (до яких внесено зміни) повинні були бути відображеними разом з оновленою інформацією. Зараз такої вимоги Закон не містить, тож у замовників відпала необхідність закреслювати дані та зазначати оновлені, тепер найкращим варіантом буде оприлюднення повністю оновленої редакції тендерної документації одразу з новою інформацією без закреслень. У зміненій тендерній документації рекомендуємо написати так: «Тендерна документація. Нова редакція», а також зазначити в ній дату внесення змін та номер протоколу, яким затверджено такі зміни.

Замовникам слід пам’ятати і про те, що разом зі змінами потрібно оприлюднитиперелік змін. До цього переліку ми звикли, адже його потрібно було публікувати й раніше. У ньому замовник повинен зазначити, до якого абзацу, пункту, розділу тощо тендерної документації вносять зміни та описати, які саме (наприклад, 1. У пункті 1 розділу 3 тендерної документації замінити слово «робочих» на «календарних». 2. Абзац 2 додатка 2 доповнити виразом «технічних та якісних характеристик товару»), або ж можна зазначити зміни у вигляді порівняльної таблиці, як було та як стало (наприклад, у вигляді трьох колонок: посилання на пункт тендерної документації, стара редакція, нова редакція) (дивіться таблицю 1). Часто у нас замовники запитують, чи варто підписувати перелік змін та оприлюднювати його як підписаний скан документа. Ні, Закон такої  вимоги не містить, тож ви можете підготувати перелік змін у форматі docx, тим паче, що під час внесення змін виникає необхідність у накладенні кваліфікованого електронного підпису, тож можна буде ідентифікувати людину, яка оприлюднила інформацію.

Таблиця 1

Перелік змін до тендерної документації

Уповноважена особа   _____________ ПРІЗВИЩЕ, ініціали
                         підпис, м. п.

Таке внесення змін дещо покращує життя замовникам, адже тепер не потрібно щось закреслювати, додавати, знову закреслювати, тепер можна просто оновити певний пункт. Але це може виявитися не зовсім зручно для учасників, адже більшість орієнтується саме на тендерну документацію, а не на перелік змін, тому ми рекомендуємо під час внесення змін виділяти положення тендерної документації, до якої вносять зміни. Наприклад, виділити текст жирним або більшим шрифтом чи взагалі виділити кольором, такої заборони Закон не містить. Тоді учасникам буде простіше орієнтуватися у внесених вами змінах, а замовник отримаєте якісну тендерну пропозицію.

Слід відзначити й те, що зараз функціонально ЕСЗ влаштована таким чином, що файл, до якого вносили зміни, замовник може замінити, тоді в ProZorro старий файл буде закреслений, а новий відображений у новій редакції, але, як було зазначено вище, Закон уже не містить вимоги, що положення тендерної документації, до яких вносять зміни, відображаються у вигляді закреслених даних. У Законі зазначено, що зміни, які вносить замовник до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Ось це слово «додатково» і наштовхує на думку, що не варто замінювати файли тендерної документації, а краще дозавантажити їх додатково до попередньої редакції разом з переліком змін, тоді вони будуть відображатися в хронологічному порядку від пізнішої дати до найновішої.

Якими є строки для оприлюднення змін? Чи затверджувати їх протоколом?

Відповідно до абзацу 1 пункту 3 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, установленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї (у разі наявності) у машинозчитувальному форматі — протягом одного дня з дня прийняття рішення про їх внесення або надання роз’яснень. Тобто зміни до тендерної документації замовник вносить протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Цим рішенням і є протокол. Відповідно до пункту 7 частини 10 статті 11 рішення уповноваженої особи оформлюють протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписує уповноважена особа. Відповідно до пункту 1 частини 4 розділу «Прикінцеві та перехідні положення» (розділ X) рішення тендерного комітету оформлюють протоколом із зазначенням дати ухвалення рішення. Відповідно до вищезазначеного як уповноважена особа, так і тендерний комітет повинні затверджувати рішення про внесення змін до тендерної документації протоколом. З прикладом протоколу уповноваженої особи про внесення змін до тендерної документації знайомтесь далі в публікації. А приклади протоколів тендерного комітету розміщено в розділі «Зразки документів» – «Зразки документів замовникам».

Відповідно до абзацу 2 пункту 3 частини 1 статті 10 Закону в хронологічному порядку відображаються зміни до тендерної документації та кінцевий строк подання тендерних пропозицій, який був визначений відповідно до кожної зі змін до тендерної документації. Що таке хронологія? Це — конкретний перелік подій, розташованих у хронологічній (календарній) послідовності. На ProZorro відображається певна хронологія змін до тендерної документації, але якщо вносити зміни «по-старому» (замінити один файл на інший), то кожен документ, до якого вносять зміни, матиме свою окрему хронологію, якщо ж документи дозавантажувати (нову редакцію додатково до старої), то всі завантажені файли будуть відображатися на одній сторінці в хронологічному порядку — від старішої редакції до новішої. Також варто звернути увагу, що під час внесення змін відображається кінцевий строк подання тендерних пропозицій, який був визначений відповідно до кожної зі змін до тендерної документації. Для того щоб дотриматися даної норми, замовникам потрібно перезатверджувати тендерну документацію у вигляді нової редакції та оприлюднювати її зі змінами, у кожній редакції тендерної документації міститиметься кінцевий строк подання тендерних пропозицій, який визначений відповідно до кожних внесених змін.

Машинозчитувальний формат і публічні закупівлі

Є ще одне питання, на яке варто звернути увагу, — використання терміна «машинозчитувальний формат» щодо змін до тендерної документації. Відповідно до абзацу 1 пункту 3 частини 1 статті 10 Закону замовник оприлюднює зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї (у разі наявності) у машинозчитувальному форматі. У зв’язку з тим, щозміни до тендерної документації оприлюднюють у машинозчитувальному форматі, тендерну документацію логічно розміщувати так само. Що таке машинозчитувальний формат та для чого він нам потрібен, розберемося далі. У Директиві Європейського Парламенту і Ради 2003/98/ЄС від 17 листопада 2003 року про вторинне використання інформації публічного сектору (далі — Директива) сказано, що «машинозчитуваний формат» означає формат файла, структурований так, щоб комп’ютерні програми могли легко ідентифікувати, розпізнавати й отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти, та їхню внутрішню структуру. У частині 1 статті 5 Директиви зазначено, що органи публічного сектору повинні надавати доступ до своїх документів у будь-якому наявному форматі або будь-якою мовою та, якщо це можливо й доцільно, у відкритому і машинозчитуваному форматі разом із їхніми метаданими. Тобто такий підхід до оприлюднення інформації зумовлений відкритістю та прозорістю, до якої ми йдемо, і передбачає, що інформацію оприлюднюватимуть у такому вигляді, щоб з неї можна було зчитати певні дані за допомогою комп’ютерних програм. Також положення, затверджене Постановою Кабміну від 21 жовтня 2015 року № 835 (далі — Положення), містить дещо схоже визначення, а саме машиночитаний формат. Це — формат даних, структурований таким чином, що дає змогу інформаційним системам ідентифікувати, розпізнавати, перетворювати та отримувати конкретні дані без участі людини. Відповідно до частини 9 Положення для оприлюднення наборів даних використовують формати, наведені в таблиці 2.

Таблиця 2

Тобто чітко розмежовано, для якого виду даних який формат варто використовувати. Якщо, наприклад, це — текстовий документ, то його не потрібно розміщувати у форматі jpg (картинка) або pdf, з якого неможливо скопіювати текст, або в іншому погано читабельному або просто незручному форматі, а розмістити, наприклад, у форматі doc(x) або іншому форматі, прийнятному для текстових даних. Так само і з тендерною документацією: не потрібно її розміщувати у форматах, з яких не можна скопіювати текст та які  не можна зчитати машиною. Розміщуйте тендерну документацію та зміни до неї, наприклад, у форматі doc(x), txt, pdf (з якого можна копіювати текст), тоді й учасникам буде зручно готувати пропозиції для участі у ваших торгах.

На ProZorro-інфобокс написано: «Поступово в системі з’являтиметься все більше нових полів. Тобто, все більше інформації із doc чи ж pdf-файлів тендерної документації переходитиме в машиночитаємий формат (формат, який зчитує комп’ютер). Це дозволить удосконалити пошук тендерів на сайті prozorro.gov.ua та розвинути аналітичні сервіси (приміром, bi.prozorro.org), якими часто користуються журналісти та громадські активісти для моніторингу та контролю закупівель». Як приклад такого формату спеціалісти ProZorro наводять поле умови оплати, яке замовники повинні заповнювати вручну в екранних даних та яке міститься на ProZorro в кожній закупівлі, а також відображається у формах, передбачених законодавством. Тож доходимо висновку, що умови оплати, які ми зараз заповнюємо вручну на майданчиках, — це ще не кінець, а буде ще багато полів, які ми будемо заповнювати в електронному вигляді на майданчиках та поступово переходити від файлових документів до машинозчитувального формату. Але процес вищезазначеного переходу дуже тривалий і нелегкий, тому поки у нас передбачена технічна можливість оприлюднювати тендерну документацію у вигляді файлів — рекомендуємо обирати для цього такий формат, який передбачає зручну обробку інформації, у т. ч. її копіювання.

Відповідальність за неправильне внесення змін до тендерної документації

Стаття 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про закупівлі. Серед перелічених порушень є таке: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі. Тобто якщо замовник прийняв рішення про внесення змін, затвердив їх протоколом, а оприлюднив через кілька днів, а не протягом одного дня з дня прийняття рішення, то це порушення, яке спричинює накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн). Якщо замовник вніс зміни, але не додав переліку змін, то це теж можна кваліфікувати як неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі.

Три кроки для внесення змін

1. Отримати звернення від учасника чи самостійно прийняти рішення про внесення змін.
2. Затвердити своє рішення протоколом.
3. Розмістити на майданчику протягом одного дня з дня прийняття рішення:

• нову редакцію тендерної документації;
• перелік змін.

Ви зробили все необхідне, зміни внесено!

Висновки

1. Замовник має право з власної ініціативи або в разі усунення порушень, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації.
2. У разі внесення змін строк для подання пропозицій продовжують таким чином, щоб з моменту їх внесення до закінчення кінцевого строку подання пропозицій залишалося не менше семи днів.
3. Тепер не потрібно відображати зміни у вигляді закреслених даних.
4. Зміни затверджують протоколом.
5. За несвоєчасне оприлюднення змін передбачено адміністративну відповідальність.

Приклад протоколу про внесення змін