Освоєння додаткових / невикористаних коштів або «квиток» на нові торги

Наявність додаткових / невикористаних коштів — не тільки результат ефективної закупівлі та кропіткої роботи замовника, а й вагомий додатковий фінансовий ресурс. Однак процес його освоєння, перерозподілу та використання прямо залежатиме від своєчасних і конструктивних рішень замовника. Допомогти у таких нестандартних та водночас очікуваних випадках покликаний усім відомий лист Мінекономіки «Про планування закупівель» від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06 (далі — Лист № 3302-06/29640-06), який, з одного боку, надає корисну інформацію, а з іншого — викликає безліч запитань щодо її практичного застосування. У цій статті не тільки розглянемо позицію Уповноваженого органу, а й спробуємо максимально наблизитись до її практичної  реалізації, запропонувавши чотири різні варіанти дій.  

Тендер завершено, договір про закупівлю укладено, сторонами узгоджено взяття зобов’язань, залишилось їх виконати. Аби цей етап пройшов максимально успішно, кожна зі сторін під час підписання договору узгоджує заходи для зменшення ризиків невиконання договору про закупівлю. Деякі замовники практикують низку дій ще на етапі проведення закупівлі, наприклад проводять попередній аналіз учасників, аналізують історію виконання договорів про закупівлю тощо. Інші ретельно прописують штрафні санкції за несвоєчасну або неякісну поставку, а постачальникам ще до кінцевого терміну відправляють лист-нагадування.

Однак у процесі виконання договору про закупівлю внаслідок непередбачених обставин нерідко виникає необхідність дострокового розірвання договору про закупівлю. Однією з найпоширеніших підстав ініціювання розірвання договору про закупівлю залишається мінливість ринку та цінова нестабільність, особливо на ринку електричної енергії або природного газу.  

З огляду на викладене перед замовником постає безліч спірних питань, які потребують негайного вирішення, зокрема:

• наявність потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг за договором про закупівлю, який розірвано;
• фактично невикористані кошти, які потребують подальшого перерозподілу та використання відповідно до норм чинного законодавства;
• потреба у збільшенні закупівлі вказаного предмета закупівлі шляхом залучення додаткових фінансових ресурсів тощо.

Отже, постає питання: який порядок придбання товарів, робіт і послуг та проведення закупівлі за рахунок фактично невикористаних коштів? Чи є актуальним Лист № 3302-06/29640-06 та чи відповідає його зміст вимогам чинної редакції Закону та даному випадку?

Щоб знайти відповідь, розглянемо запит 898/2021 від НЗ, оприлюднений на офіційному сайті Мінекономіки, що містить таке питання: «Договір про закупівлю природного газу було розірвано з вини постачальника. За договором залишилась невикористана сума. Чи обов’язково нові відкриті торги на закупівлю природного газу до кінця 2021 року проводити за залишковою сумою попереднього договору про закупівлю? Чи можна збільшити суму нових торгів (оскільки потрібний обсяг газу неможливо закупити за залишковою сумою)?».

Відповідь Уповноваженого органу така: «….повідомляємо, що на Інформаційному ресурсі Уповноваженого органу розміщені листи від 11.12.2018 № 3304-04/54265-06 “Щодо розрахунку ціни на природний газ”, від 30.09.2019 № 3304-04/39989-07 ‟Щодо закупівлі природного газу у зв’язку зі змінами законодавства”, від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 “Щодо планування закупівель”, від 24.11.2020 № 3304-04/69987-06 “Щодо укладення, виконання, змін та розірвання договору про закупівлю”».

Коментар редакції

Відповідно до роз’яснення Мінекономіки та частини 2 статті 19 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) оприлюднений в електронній системі закупівель звіт про результати проведення закупівлі за наслідками укладеного договору про закупівлю слугує підсумковим документом, який фіксує завершення процедури закупівлі. Отже, варто переходити до оголошення нової закупівлі.

Планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі — річний план).

Отже, замовники вносять інформацію про закупівлі до річного плану, обираючи при цьому за кожним предметом закупівлі один з видів закупівлі, визначений пунктом 5 частини 2 статті 4 Закону, керуючись відповідними вартісними межами та враховуючи при цьому категорію такого замовника.

Можливість внесення змін до річного плану закупівель передбачена частиною 1 статті 4 Закону. Тому замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах тощо, до здійснення відповідної закупівлі.

Згідно з Листом № 3302-06/29640-06: «закупівля здійснюється відповідно до річного плану, у разі: 1) виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити; … 7) розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі шляхом створення нових та / або редагування / видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі.

Водночас, ураховуючи поняття “предмет закупівлі”, такий предмет закупівлі (у новоствореному чи відредагованому рядку річного плану) у вищевказаних випадках вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель. Тому вид закупівлі для такого предмета закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням вартісних меж, визначених Законом, та з урахуванням категорії замовника.

При цьому, зважаючи на те, що планування здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі, очікувана вартість такого предмета закупівлі зазначається замовником саме на момент внесення змін до річного плану, без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році чи проводяться під час внесення змін у річний план, та з дотриманням положень частини десятої статті 3 Закону, які забороняють замовнику ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів / спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону».

Таким чином, якщо замовником (розпорядником або одержувачем бюджетних коштів) здійснено закупівлю на початку року та було укладено договір про закупівлю в межах наявної потреби та коштів, то у разі виникнення непередбачуваної потреби додатково придбати той самий предмет закупівлі внаслідок дострокового розірвання договору про закупівлю за згодою сторін / однією із сторін, такий предмет розглядають як новий предмет майбутнього договору про закупівлю. Водночас обрання та проведення (за необхідності) процедури закупівлі / спрощеної закупівлі такий замовник здійснює без урахування тих обсягів закупівель, які здійснені відповідно до договору про закупівлю, який розірвано.

Як це діятиме на практиці?

Для наочності та кращого розуміння розглянемо приклад, за змістом максимально наближений до запитання, оприлюдненого на сайті Мінекономіки.

Враховуючи викладені обставини та наявну потребу у здійсненні закупівлі даного товару, замовник приймає рішення щодо направлення невикористаних коштів, що залишились після розірвання договору про закупівлю у сумі 150 тис. грн, на здійснення закупівлі того самого товару.

Оскільки планування закупівлі за рахунок фактично невикористаних коштів внаслідок розірвання договору про закупівлю за результатами проведеної процедури відноситься до закупівель, які замовник об’єктивно не міг передбачити на початку року або на момент здійснення первинної закупівлі, то такий предмет закупівлі вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель.

Враховуючи очікувану вартість наявної потреби у закупівлі зазначеного предмета закупівлі, яка не перевищує граничні вартісні межі у 200 тис. грн, замовник може після внесення відповідних змін до річного плану здійснити закупівлю одним із таких способів:

• закупівля з використанням електронних каталогів (у разі наявності такого товару в електронному каталозі);
• спрощена закупівля.

З огляду на викладене та з метою забезпечення наявної потреби у закупівлі замовником прийнято рішення про додаткове виділення коштів на закупівлю того самого предмета у сумі 250 тис. грн.

Оскільки і розірвання договору про закупівлю, і збільшення потреби у товарі відповідно до наведених вище випадків відноситься до непередбачуваних замовником потреб, то даний предмет закупівлі вважатиметься самостійним окремим предметом закупівлі і предметом нового договору про закупівлю. При цьому загальна очікувана вартість становитиме 400 тис. грн і складатиметься із двох сум: невикористаних коштів, що залишились після розірвання договору про закупівлю в сумі 150 тис. грн, та додаткової потреби у товарах, яку замовник не міг передбачити, в сумі 250 тис. грн.

Ураховуючи викладені обставини і те, що очікувана вартість наявної потреби у закупівлі зазначеного предмета закупівлі перевищує вартісні межі у 200 тис. грн, у даному випадку замовник після внесення відповідних змін до річного плану приймає рішення здійснити закупівлю шляхом проведення процедури закупівлі згідно з вимогами Закону.

Важливо: наявна потреба і її непередбачуваність мають бути документально обґрунтовані та документально підтверджені замовником, зазвичай зовнішніми рішеннями (розпорядженнями, наказами, постановами) або внутрішніми службовими та фінансовими документами. Договір про закупівлю укладають лише після внесення змін до річного плану. І це буде інший самостійний договір про закупівлю, не пов’язаний з попередніми зобов’язаннями, взятими замовником при укладенні першого (та / або наступних) договору про закупівлю.

Саме для такого випадку пропонуємо розглянути статтю 40 Закону в частині використання переговорної процедури закупівлі замовником як винятку у разі виникнення нагальної потреби здійснення закупівлі внаслідок розірвання договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника.

Застосування переговорної процедури закупівлі у даному випадку здійснюватиметься за рішенням замовника, під час прийняття якого слід вчинити наступні кроки:

• визначити обсяг, що не перевищує 20 % від суми, визначеної в договорі про закупівлю;
• керуючись частиною 2 статті 40 Закону, оголосити переговорну процедуру закупівлі.

При цьому вартість договору про закупівлю не обов’язково має становити 20 % від суми, визначеної в договорі про закупівлю, що розірваний, а може складати й меншу суму (наприклад, 10 % або 15 %, залежно від фактичної потреби у споживанні природного газу).

Наприклад, договором про закупівлю, який розірвано з вини постачальника, передбачено закупівлю природного газу на загальну суму 1,2 млн грн. З метою забезпечення нагальної потреби очікувана вартість предмета закупівлі під час оголошення проведення переговорної процедури максимально становитиме 240 тис. грн (з розрахунку не більше 20 % від суми, визначеної в договорі про закупівлю);

• орієнтовно визначити залишкову річну потребу та очікувану вартість предмета закупівлі з подальшим оголошенням проведення тендеру.

Наприклад, сума фактично невикористаних коштів за наслідками розірвання договору про закупівлю становить 550 тис. грн.

Враховуючи викладені обставини та наявну потребу у здійсненні закупівлі даного товару, замовник приймає рішення щодо направлення невикористаних коштів, що залишились після розірвання договору про закупівлю у вказаній сумі, на здійснення закупівлі того самого товару. Водночас тендер слід оголосити на очікувану вартість без урахування обсягів закупівлі за переговорною процедурою, а не на фактичну залишкову потребу, тобто на 310 тис. грн (550 тис. грн – 240 тис. грн).

Звертаємо увагу, що незалежно від очікуваної вартості (навіть на 40 тис. грн) замовник має проводити саме тендер, адже такий обов’язок замовника передбачений формулюванням абзацу 4 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону: «розірвання договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків ……».

Отже, поки діятиме договір про закупівлю, укладений за результатами переговорної процедури закупівлі у сумі 20 відсотків від суми договору про закупівлю, що розірвано, замовникові необхідно діяти оперативно та встигнути провести нову процедуру й укласти договір про закупівлю природного газу на поточний бюджетний період!

Оскільки і розірвання договору про закупівлю, і збільшення потреби у товарі у наведеному прикладі відноситься до непередбачуваних замовником потреб, то даний предмет закупівлі вважатиметься самостійним окремим предметом закупівлі і предметом нового договору про закупівлю.

Водночас загальна очікувана вартість наявної потреби становитиме 750 тис. грн і складатиметься із двох сум: невикористаних коштів, що залишились після розірвання договору про закупівлю в сумі 550 тис. грн, та додаткової потреби у товарах, яку замовник не міг передбачити, в сумі 200 тис. грн.

З огляду на викладені обставини, факт проведення переговорної процедури закупівлі для забезпечення невідкладних потреб та наявність рішення щодо додаткового виділення коштів, сумарна очікувана вартість на момент оголошення закупівлі за процедурою «відкриті торги» становитиме 510 тис. грн (750 тис. грн – 240 тис. грн).

Про нові правила оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі дізнавайтесь на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Як та які документи завантажити на підтвердження застосування переговорної процедури закупівлі».

Насамкінець варто зауважити, що замовник має розуміти власну відповідальність за об’єктивність процесу планування й коректність відображення власних потреб,будь-які дії мають бути обґрунтованими та в разі потреби документально підтверджуватися відсутністю умисного поділу предмета на частини з метою уникнення виконання вимог Закону.

 Вам обов’язково стануть у нагоді такі матеріали на порталі RADNUK.COM.UA:

• «Лист Мінекономіки щодо планування закупівель»;
• «Яким чином освоїти вивільнені кошти»;
• «Здійснення закупівель за рахунок зекономлених коштів».