Помилки, які можуть бути допущені в тендерах

Є люди, що не роблять помилок. Це ті, за кого думають інші.
Хенрік Ягодзіньський

Згідно    ч. 3 ст. 22 Закону про публічні закупівлі, тендерна документація може (але не обов’язково повинна) містити опис і приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їхніх пропозицій.       

Формальними (несуттєвими) вважають помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме: технічні помилки та описки. Замовник може передбачити опис і приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками в тендерних пропозиціях не призведе до відхилення їхніх пропозицій. Перелік формальних (несуттєвих) помилок, зазначених замовником у тендерній документації, є вичерпним. Якщо замовник не передбачив формальні (несуттєві) помилки в тендерній документації, то будь-яка помилка, зроблена учасником при підготовці тендерної пропозиції, може бути підставою для її відхилення.

Можливий перелік формальних помилок

За результатами проведеного аналізу описів та прикладів формальних (несуттєвих) помилок, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції учасників і не впливають на зміст їхніх пропозицій [установлених замовниками в умовах тендерної документації, оприлюдненої на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель (www.prozorro.gov.ua)], можна визначити, зокрема, такі з них:

• надання учасником довідки невстановленої форми, що за своїм змістом відповідає вимогам, установленим тендерною документацією замовника;
• відсутність підписів, печаток (у разі використання) на окремих документах, крім тих, що підлягають засвідченню учасником;
• орфографічні помилки та механічні описки в словах та словосполученнях, що зазначені в документах, які підготовлені безпосередньо учасником та надані в складі його тендерної пропозиції згідно з умовами тендерної документації (наприклад, граматичні помилки, помилки у правописі, у розділових знаках, зазначення в довідці русизмів, сленгових слів, описок або технічних помилок тощо, які не впливають на зміст тендерної пропозиції учасника);
• зазначення неповного переліку інформації в певному документі, усупереч вимогам тендерної документації, якщо така інформація повністю відображена в іншому документі, наданому в складі тендерної пропозиції учасника (наприклад, у відомостях про учасника не зазначено коду ЄДРПОУ або адреси, номера телефона, однак відповідна інформація щодо коду ЄДРПОУ зазначена на фірмовому бланку або на відбитку печатки учасника, інших документах);
• відсутність у тендерній пропозиції учасника номерів телефонів, неправильне зазначення місце знаходження юридичної особи або місця проживання фізособи-підприємця;
• зазначення в документах учасника попередньої назви вулиці, міста, підприємства (установи) тощо, які підпадають під дію Закону України «Про засудження комуністичного та націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів в Україні та заборону пропаганди їхньої символіки» № 317- VIII;
• відсутність підпису вповноваженої посадової особи учасника або печатки (у разі використання) учасника торгів на окремій сторінці (сторінках) тендерної пропозиції;
• неповне завірення копії документа згідно з вимогами тендерної документації [наприклад, завірення копії необхідного документа лише печаткою (за наявності) учасника];
• зазначення неправильної назви документа, що підготовлений безпосередньо учасником торгів, якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам тендерної документації (наприклад, на вимогу тендерної документації про надання учасником конкретної довідки, складеної в довільній формі, учасник надав відповідний документ, який містить неправильну (неповну) назву, встановлену вимогами тендерної документації, зокрема, що має назву «Інформація в довільній формі» або «Лист-пояснення», або «Інформація», або «Довідка» тощо);
• відсутність нумерації сторінок, підписів, печаток на окремих документах, технічні помилки та описки [наприклад, відсутність нумерації, підписів, печаток на окремих документах (на окремих сторінках документів, наданих у складі тендерної пропозиції, чи відсутність підпису/печатки з одного боку аркуша, якщо на ньому відсутній текст);
• технічні помилки (відсутність реквізитів, вихідного номера та дати у відповідних довідках, складених учасниками торгів у довільній формі та наданих у складі пропозицій);
• незначні неточності перекладу, якщо вони не впливають на зміст пропозиції;
• розміщення інформації не на фірмовому бланку організації учасника;
• встановлення учасником торгів іншої одиниці виміру (наприклад, комплект замість комплексу або штука замість одиниці), якщо це не змінює кількісних та/або якісних характеристик предмета закупівлі;
• самостійне виправлення учасником технічних, механічних помилок у поданій пропозиції під час складання учасником такої пропозиції, якщо вони не впливають на зміст пропозиції. Такі виправлення мають бути засвідчені печаткою учасника та написом «Виправленому вірити» із зазначенням прізвища, ініціалів та посади особи, що здійснила таке виправлення, дати завірення;
• відсутність вихідного номера на довідках, які учасник подає в довільній формі (при цьому наявність дати є обов’язковою умовою);
• надання в складі тендерної пропозиції на етапі підтвердження відповідності пропозиції кваліфікаційним критеріям на виконання вимог  тендерної документації замість документів у довільній формі — документів, виданих відповідними державними органами;
• надання кількох довідок у довільній формі на одному аркуші;
• розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документів в іншій послідовності, якщо документ повністю відповідає вимогам цієї документації (наприклад, кваліфікаційний документ розміщено в папці «Інші документи, які вимагає замовник» або кваліфікаційні документи розміщено в декількох файлах. Разом із цим документ повністю відповідає вимогам цієї документації);
• розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документів в іншому форматі, якщо документи повністю відповідають вимогам цієї документації [наприклад, замість розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документа у форматі «pdf» (Portable Document Format) учасник розмістив (завантажив) документ у форматі «JPG». Однак документ повністю відповідає вимогам цієї документації);
• надання документів не в кольоровому форматі.

Арифметична помилка

В Законі про публічні закупівлі ні в діючій редакції, ні в новій не міститься визначення поняття «арифметична помилка» та не передбачено механізму і порядку виправлення замовником арифметичних помилок у тендерній пропозиції. Натомість учасник має можливість самостійно виправити арифметичну помилку у своїй тендерній пропозиції, але до кінцевого строку її подання. Детальніше із цим питанням можна ознайомитись у випуску журналу  № 6 (69) за червень 2017 року на стор. 25–29.

Які позиції Органу оскарження щодо формальних помилок?

Формальна помилка  - рішення №11440-р/пк-пз від 19.08.2019, оголошення № UA-2019-07-04-001828-a  
 
Скаржник звертає увагу, що у складі Пропозиції  учасника міститься файл під назвою "Додаток №2 до аналогічного договору", який містить додаток №2 до договору підряду від 28.12.2016 № 263 з графіком виконання робіт, однак даний документ є додатком № 2 до договору підряду від 28.12.2016 №263, а не додатком №1 до договору про закупівлю робіт за державні кошти від 26 грудня 2016 № 263.  
  
Скаржник не довів та документально не підтвердив, що додаток № 2 до договору підряду від 28.12.2016 № 263 та акти виконаних робіт за договором від 28.12.2016 № 263 не є відповідно додатком № 2 та актами виконаних робіт саме до договору від 26.12.2016 № 263. 

Формальна помилка  - рішення № 14472-р/пк-пз від 08.10.2019, оголошення  № UA-2019-07-30-001069-b  
 
Скаржник зазначає, що довідка про наявність матеріальнотехнічної бази не містить інформації про технічний стан та термін експлуатації матеріально-технічної бази. У наданому у складі Пропозиції договорі суборенди нежитлового приміщення міститься інформація про технічний стан та термін експлуатації матеріально-технічної бази. 
  
Скаржник не довів та документально не підтвердив, яким чином оформлення Пропозиції у наведений вище спосіб впливає на зміст Пропозиції. Враховуючи викладене, у тому числі визначення формальних помилок у Документації та Законі, відсутні підстави для задоволення Скарги в цій частині.  

Формальна помилка  - рішення № 14472-р/пк-пз від 08.10.2019, оголошення № UA-2019-07-30-001069-b  
 
Скаржник зазначає, що довідка про досвід виконання аналогічного договору № 4 від 23.08.2018 не містить інформації щодо ЄДРПОУ контрагента, з яким укладено договір, найменування та місцезнаходження об’єкта, інформації про стан об’єкта (введений в експлуатацію об'єкт, не введено в експлуатацію об'єкт). 

Скаржник не довів та документально не підтвердив, яким чином оформлення Пропозиції у наведений вище спосіб впливає на зміст Пропозиції. 14 Враховуючи викладене, у тому числі, визначення формальних помилок у Документації та Законі, відсутні підстави для задоволення Скарги в цій частині.  

А в новій редакції Закону є інформація про формальні помилки?

Відповідно до п. 11 ч. 1 ст. 9 нового Закону про публічні закупівлі (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/114-20), який вводиться в дію 19.04.2020 року, встановлено, що основними функціями Уповноваженого органу є: розроблення та затвердження: переліку формальних помилок. Отже з цього можна зробити висновок, що до квітня 2020 року замовник самостійно в тендерній документації встановлює опис і приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками в тендерних пропозиціях не призведе до відхилення їхніх пропозицій, а потім (за новим Законом) Уповноважений орган розробить та затвердить перелік формальних помилок.

Також в ч. 2 ст. 22 Закону встановлено, що у тендерній документації замовником зазначаються такі відомості: опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме – технічні помилки та описки. Отже в новому Законі встановлено обов’язок замовника в тендерній документації прописувати опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій.

Зверніть увагу! Передбачивши у тендерній документації перелік формальних помилок, що не впливають на зміст пропозиції, замовник при розгляді пропозицій учасників повинен в обов’язковому порядку враховувати наведений ним же перелік. Тобто, якщо у документі тендерної пропозиції учасника допущено формальну помилку з  переліку, наведеного у даній конкретній тендерній документації замовника, відповідно до якої, учасником подано свою пропозицію, замовник не має права відхиляти пропозицію учасника за допущення такої формальної помилки. Тобто «передумати» на етапі розгляду замовник вже не може. Інакше, як ви розумієте, така можливість для замовника нівелювала би усю суть інструменту формальних помилок, запропонованого законодавцем. Додатково детальніше з інформацією про те, які помилки учасника при підготовці і поданні тендерної пропозиції можуть бути визначені замовником у тендерній документації як формальні, тобто такі, що не призведуть до відхилення тендерної пропозиції учасника, ви можете ознайомитися у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 1 (64) за січень 2017 року на стор. 22–23.

Додатково про помилки замовників та їх виправлення читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 7 (82) за липень 2018 року на стор. 23.

Пам’ятайте, що єдина справжня помилка — не виправляти своїх минулих помилок. (Конфуцій).