На офіційному сайті Мінекономіки оприлюднено цікавий запит такого змісту: працівники бюджетної установи, яка є замовником у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII, для виконання покладених на них функцій зголосилися за власний кошт придбати необхідні матеріали та предмети (наприклад, марки, конверти або керамічний обігрівач для забезпечення нормальних умов праці в опалювальний сезон), з умовою щодо здійснення подальшого відшкодування установою витрачених власних коштів відповідно до Звітів про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Вищезгадані предмети та матеріали, при затвердженні керівником установи таких Звітів, повинні бути взяті на облік установи.
Питання:
1)Чи вважається таке придбання матеріалів та предметів за власний кошт працівників закупівлею в розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII?
2) Чи підлягають плануванню, публікації в електронній системі закупівель такі товарні чеки, накладні на отримання товару та в який строк?
Відповідь представника Мінекономіки на запит 907/2022: шановний користувачу, повідомляємо, що Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад.
Згідно з пунктом 25 частини 1 статті 1 Закону публічна закупівля (далі — закупівля) — придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому Законом. Відповідно до пункту 6 частини 1 статті 1 Закону договір про закупівлю — господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару. Сфера застосування Закону визначена статтею 3 Закону.
Отже, у разі якщо замовником у розумінні Закону передбачено придбання товарів, робіт і послуг, така закупівля здійснюється відповідно до вимог Закону, в один із способів, керуючись відповідними вартісними межами, визначеними Законом. Інформація щодо застосування вартісних меж міститься у запиті № 688/2020, розміщеному на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу.
Однак, якщо видатки здійснюються замовником саме як відшкодування (компенсація) витрат і не передбачають придбання замовником товарів, робіт і послуг відповідно до вимог Закону та укладання договору про закупівлю, норми Закону, а також нормативно-правових актів, розроблених на його виконання, на здійснення таких видатків не розповсюджуються.
Коментар. Цікаво згадати, що зазначену позицію Мінекономіки висловило ще у 2017 році, зокрема в листі від 31.03.2017 № 3302-06/10639-06 «Щодо випадків, на які не поширюється дія Закону України „Про публічні закупівлі“».
Доцільною на порталі Радника була також схема, що зазначена у статті «Відшкодування коштів у публічних закупівлях», у якій констатовано, що відшкодування передбачає, що закупівлю здійснює третя сторона, а замовник тільки повертає їй кошти. Тобто при відшкодуванні порушується основна умова закупівлі у розумінні Закону — двостороння взаємодія «замовник — виконавець (учасник)», і відбувається взаємодія трьох сторін «замовник, отримувач предмета закупівлі, — особа, що закуповує, — виконавець (учасник)».
Замовники можуть використовувати механізм відшкодування витрат, але повинні чітко розрізняти, що є відшкодуванням витрат, а що є закупівлею в розумінні Закону. Основна різниця полягає в тому, що при відшкодуванні замовник не задіяний як сторона, що несе зобов’язання за договором про закупівлю із прямим постачальником товарів (надавачем послуг, виконавцем робіт). Водночас замовник не повинен використовувати цей механізм як спосіб уникнення проведення публічних закупівель у порядку, передбаченому Законом.
Кожен передплатник порталу Радника має безліч привілеїв, у тому числі й можливості безмежного завантаження прикладів документів, зокрема таких:
google 