Чи потрібен користувачам майданчиків електронний документообіг?

Сергій Сагун
417
3 Вересня 2019
Чи потрібен користувачам майданчиків електронний документообіг?
417
3 Вересня 2019

У галузі публічних закупівель нові технології для зменшення обсягів паперової роботи впроваджують дещо повільно через консерватизм та побоювання уповноважених осіб у державних та комерційних установах. Пропонуємо розглянути на прикладі нового сервісу для електронного документообігу (далі — ЕДО) SmartSign від майданчика SmartTender, наскільки електронний документообіг здатний задовольнити й захистити інтереси користувачів, передусім — учасників торгів системи публічних закупівель ProZorro.

Недовіра до електронних документів

Зараз в усьому світі триває боротьба зі змінами клімату й за відповідальне використання природних ресурсів. Однією з важливих складових цієї боротьби є зменшення вирубування лісів, зокрема й унаслідок меншого споживання паперу, його вторинної переробки та переведення документації в цифрову форму. Але в нашій державі керівники й бухгалтери не поспішають відмовлятись від документів, які існують фізично (вони здаються більш реальними та простими для сприйняття).

«ЕДО — це дорого!»

Мабуть, найперша думка будь-якого керівника, якому запропонували перейти на ЕДО, буде про значні витрати на впровадження й експлуатацію. Особливо лякає перспектива створення нової IT-інфраструктури. Але сучасні сервіси на кшталт SmartSign передбачені для на доступу з браузера та не потребують нічого, крім ПК з підключенням до Інтернету. За таких умов собівартість життєвого циклу одного документа в електронному форматі в десятки разів нижча, ніж у паперової форми.

Обмін актами, їхнє багатогодинне підписання та пересилання — це окремий головний біль кожного підприємства. Використання пошти чи послуг приватних логістичних компаній щороку обходиться все дорожче — лише на доставку одного документа потрібно витратити від 10 до 40 гривень за мінімальними тарифами, а в разі використання таксі чи кур’єра — ще у кілька разів дорожче. Цих витрат також можна уникнути: за допомогою сервісу ЕДО учасники тендерів можуть обмінюватись документацією не лише з майданчиком, але і з власними партнерами, підключеними до системи.

«Електронні документи — це взагалі документи?»

Найбільше потенційних користувачів лякає саме той факт, що під час перевірок у них на руках (чи в сейфі) не буде всіх потрібних паперів. Лякають як відсутність фізичного носія, так і побоювання щодо того, що державні регулятори — наприклад, Державна фіскальна служба, Антимонопольний комітет, Держаудитслужба чи інший орган — просто не оцінять і не візьмуть до уваги технічні нововведення.

Але відповідно до статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа з нанесеними одним або множинними КЕП (ЕЦП) та допустимість такого документа як доказу не може бути заперечена виключно на підставі того, що він має електронну форму. Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених у порядку, передбаченому законом. Паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом. Під це поняття підпадає широке коло цифрової інформації, завіреної кваліфікованим електронним підписом (електронним цифровим підписом) як оригінал.

Крім того, ч. 2 ст. 96 Господарського процесуального кодексу України передбачена можливість надання електронних доказів в оригіналі або в електронній копії, засвідченій електронним цифровим підписом. Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених у порядку, передбаченому законом. При цьому паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом. Отже, сторони процесу можуть надавати докази на електронних носіях, а можуть — у роздрукованому вигляді, засвідчивши у встановленому порядку. Так само — і під час розгляду скарг до АМКУ від учасників закупівлі, і у разі вирішення суперечок між організатором та учасником тендеру.

Практика винесення рішень демонструє готовність судів зважати на електронні докази. Це добре видно на прикладі розгляду справи № 908/61/19 Господарським судом Запорізької області — накладання КЕП (ЕЦП) на «Анкету-заяву про приєднання до Умов та правил надання послуги КУБ» (КУБ — кредитна програма для підприємців «Країна успішного бізнесу») визнано укладанням кредитного договору, за яким заборгованість було погашено лише частково. ТОВ «Смарттендер» також успішно використало як докази документи зі SmartSign під час захисту власних інтересів у Господарському суді міста Києва у справі № 910/4782/19 — акти про надання послуг, завірені КЕП (ЕЦП) відповідача. Отже, офіційні документи із системи ЕДО вважаються придатними для захисту інтересів у суді. А як їх сприймають, скажімо, податківці?

На практиці виявилось, що контрольні органи вже давно звикли до електронного формату. Пріоритетним, як і у випадку доказів, є зміст, а також наявність КЕП (ЕЦП). Важлива деталь на користь документообігу в мережі — фактично електронний підпис в Україні вже давно вважається таким само надійним чи навіть більш надійним способом підписання документа, порівняно зі звичайним власноручним підписом.

А чим ЕДО кращий від паперових документів?

Крім того, що електронні документи не поступаються звичайним у надійності, вони мають кілька суттєвих переваг. Наприклад, для їх зберігання не потрібні просторі приміщення під архіви, а пошук потрібних актів чи накладних набагато спрощується.

Зменшення витрат часу

Сучасний бізнес більше не може чекати тиждень, поки партнери отримають листа з актом виконаних робіт або договором чи будь-яким іншим документом. Тим паче немає часу чекати ще тиждень-півтора, поки папери повернуться. Зазвичай, якщо обмін документацією відбувається в межах одного міста, це питання вирішується автотранспортом, службовим чи власним, а частіше за все — за допомогою кур’єрів і таксистів.

Але навіть з автівкою дорога в обидва кінці займає годину чи більше. До того ж не завжди водій може одразу ж привезти документ у зворотній бік. В окремих випадках для цього викликають окреме авто. Електронний документ з’являється в системі одразу ж після завантаження й зразу після підписання отримує відповідний статус.

Рис. 1. На рисунку зображено інтерфейс сервісу ЕДО SmartSign, а саме — меню створення документів за типами.

Менше часу витрачають і на опрацювання документів бухгалтерія та керівники підприємств — десятки хвилин замість багатьох годин. Особливо добре різницю видно в період підготовки звітів чи тендерних пропозицій. А після підписання договору обмінюватись, скажімо, актами виконаних робіт у електронній формі між собою можуть також і організатори з учасниками. Це набагато швидше та зручніше порівняно з відправкою документів поштою.

Виконання вимоги щодо накладання КЕП (ЕЦП) на пропозицію

Вимога організатора щодо накладання КЕП (ЕЦП) на пропозицію  зустрічається доволі часто й змушує деяких учасників уперше замислюватися над можливістю використання кваліфікованого електронного підпису. Варто пам’ятати, що для цього (залежно від вимог замовника) підходить КЕП (ЕЦП) будь-кого з працівників компанії-учасника. У вимогах до оформлення пропозиції організатори можуть зазначати саме про необхідність накладання електронного підпису особою, уповноваженою подавати тендерну пропозицію, нерідко — на кожен з документів у форматі PDF. У сервісі SmartSign така можливість реалізована.

Менший вплив людського фактора

Електронний документ у SmartSign не можна випадково загубити чи зіпсувати, його дуже важко відправити не туди й ще важче не помітити. Отже, під час перевірки не спливе якесь випадкове порушення, здатне вилитись у штрафи, санкції та втрачені перемоги в торгах. Подвійне шифрування захищає документообіг від втручання ззовні й саботажу, а організація процесів — від помилок всередині. Отже, з ЕДО підприємство зменшує власні ризики.

Конкурентні процедури

Публікації, що стосуються будь-яких питань придбання товарів, робіт та послуг за процедурами публічних закупівель