Гірлянди, дедлайни й трішки дива: новорічний гайд по святкових закупівлях

Різдвяні й новорічні закупівлі завжди приходять зненацька. Ніби календар попереджав, але в останній тиждень року все одно виникає магічне прохання: треба вчора, бажано без помилок і щоб аудит потім не зробив круглі очі.

Свята додають світла й парадоксально підсвічують слабкі місця процесів: де в нас планування живе лише на папері; де ТЗ пишеться з пам’яті, а не з потреби; де «та там дрібничка» раптом виростає у складний ланцюг постачання з доступами, монтажем, ризиками й нервами.

Цей текст — не про те, як купити кульки на ялинку. Це про те, як у сезон «усе горить» залишатися професіоналами та водночас не втрачати людяність. Бо в закупівлях, як у різдвяній історії, диво трапляється тоді, коли хтось робить свою справу чесно, уважно і трохи з теплом.

Чому святкові закупівлі такі нервові, хоча предмети смішні

Почнемо з чесного: гірлянда за тисячу гривень може зіпсувати настрій сильніше, ніж тендер на мільйон. Бо «дрібницю» часто роблять на автопілоті, без нормального технічного завдання (ТЗ), без перевірки строків, без плану Б. А потім раптом виявляється, що додатково потрібно забезпечити пожежну безпеку, монтаж на висоті та відповідний доступ до електрики; визначити відповідального за приймання товару, належно оформити акт виконаних робіт, не забути про гарантію, і ще бажано, щоб усе це сталося між корпоративом і відпусткою бухгалтера.

І ще одна штука. Різдво не скасовує закупівельні правила. Воно лише робить нас більш схильними домовлятися по-людськи й закривати очі на деталі. А деталі — це якраз те, чим харчується аудит.

Публічні закупівлі в Україні як система побудовані саме на цьому: прозорість, конкуренція, недискримінація, контроль. Сезонність не є виправданням, і це насправді добре, це наша страховка від хаосу.

А тепер до «різдвяних див». Реальних. З посиланнями. І з тим, що можна забрати собі в роботу вже завтра.

Диво перше: «свято в укритті» як закупівельний сюжет з нормальним класифікатором

Один з моїх улюблених типів кейсів — коли святковий декор перестає бути «мішурою», а стає частиною психологічної підтримки й стійкості громади.

Є жива закупівля послуг з декорування новорічною електричною гірляндою в укриттях-просторах, пов’язана з новорічно-різдвяним фестивалем (період активностей — із кінця листопада до початку січня). Там чітко визначено предмет закупівлі як послугу, код за ДК 021:2015 (але памʼятайте, що код ДК для закупівлі послуг УО має визначати за четвертим знаком), місце надання, строк, очікувану вартість 90 000 грн і контактну особу.

Що тут показове з точки зору практики НГО (недержавних громадських організацій) та муніципалітетів:

• Правильне «упакування» предмета. Не «купили гірлянду», а «замовили послугу декорування». І це одразу задає правила гри. Це різні ризики й різні документи на виході.
• Строки прив’язані до події, а не «аби освоїти до кінця року». Це важливо для приймання.
• Локація не абстрактна. Вказано, де саме надається послуга. Це потім знімає 80 % запитань щодо приймання й оплати.

Порада: коли ви купуєте послугу «декорування», а не «гірлянду», у пакеті доказів рекомендуємо мати не лише рахунок і накладну, а й опис виконаних робіт, підтвердження фактичного виконання в конкретних локаціях, дати, відповідальних, фотофіксацію (якщо це дозволяє ваша політика та безпекові правила).

І тут є ще один теплий момент. Світло в укритті — це не про красу. Це про сигнал людям: вас бачать, про вас пам’ятають, ви не самі. Якщо закупівельник допоміг цьому статися — він зробив не просто закупівлю, він зробив шматок нормального життя.

Диво друге: гірлянда — це вже маленький проєкт і правильний календар, а не покупка «з полиці»

Ще один реальний кейс — закупівля світлодіодних гірлянд у місті (комунальне підприємство) з очікуваною вартістю понад пів мільйона гривень і процедурою відкритих торгів з особливостями. Там видно і таймлайн, і параметри, і те, що оцінка йде за найменшою ціною, і умови післяплати до 60 календарних днів, і конкретику по позиціях: довжина 20 метрів, 200 LED, кількість штук, місце поставки, крайній строк поставки 20.11.2025.

Чому це дивовижно саме в різдвяному контексті? Бо це приклад нормальної передсезонної підготовки. Не 27 грудня, не «терміново, бо треба відкрити ялинку», а завчасно, з дедлайном до початку активної фази свят.

Практичний висновок:

• якщо закупівля сезонна, доцільно закласти строк поставки до старту сезону, а не «під фінал»;
• умови оплати (наприклад, післяплата 60 днів) автоматично відсікають частину малого бізнесу. За таких умов не дивуйтеся вузькій конкуренції;
• технічні параметри в гірляндах — це не естетика і не примхи. Це безпека, ресурс, ремонтопридатність, сумісність із живленням, гарантія.

Диво третє: торги не відбулися — не кінець світу, а чесний сигнал

Є дуже показовий тендер на декоративні світлові елементи (гірлянди) з очікуваною вартістю 100 000 грн, який не відбувся. У предметах закупівлі — різні кольори, вимоги «без мерехтіння» для частини позицій, строк поставки до 31.12.2025 і стандартний код 31520000-7.

Я не знаю контексту зсередини, але як практик бачу тут типові причини, чому сезонні закупівлі провалюються. І це не «погані постачальники», а сума факторів:

• завужені вимоги (особливо якщо «без мерехтіння» / «з мерехтінням» / точний відтінок + короткий строк);
• недостатній строк на подання пропозицій;
• «зимовий» ринок, де частина товару — імпорт, і логістика вже забита;
• ціна очікування не б’ється з реальністю (сезонні націнки бувають жорсткі).

Тут ключова думка така: невдала процедура інколи чесніша за «аби як» пряму закупівлю. Вона дає документований сигнал: ринок не підтвердив ваші умови. А далі вже професіоналізм замовника: або коригувати ТЗ і строки, або міняти підхід (наприклад, рамкова угода, поділ на лоти, допуск еквівалентів, перегляд очікуваної вартості). Якщо щось не склалося, це не завжди трагедія. Іноді це підказка, що треба зробити інакше.

Не забудьте переглянути «Новорічний стрім від Радника та Мінекономіки: відповідаємо на запитання та ділимося практикою».

Диво четверте: різдвяні вогні на три роки вперед — це дуже доросла ідея

Тепер перенесемося в іншу реальність — британський приклад тендерної документації на дизайн, постачання, монтаж і демонтаж різдвяної ілюмінації міста. Там одразу видно мислення «не на один сезон», а на цикл: контракт на три роки (2024-2027), запит на інноваційність, досвід і структурований пакет вимог.

Особливо мені подобаються дві речі.

Перша — вони прямо підшивають «соціальну цінність» (Social Value) як елемент оцінювання і відсилають до окремого закону 2013 року, який змушує дивитися не лише на ціну, а й на користь для громади.

Друга — у «ціні» вони мислять бюджетом і структурою: є річний ліміт бюджету (44 500 фунтів на рік), вимога деталізувати витрати по віхах, включати управління проєктом, техніку безпеки, підготовчі інспекції, відкриття, демонтаж і зберігання, післямонтажний огляд.

Що з цього може взяти НГО в Україні, навіть якщо бюджети інші:

• контракт на кілька сезонів знижує передсвяткову паніку і часто економить гроші;
• якщо предмет включає монтаж / демонтаж / зберігання, це вже не товар, а сервісний цикл, і його треба так і описувати;
• соціальна складова в НГО взагалі проситься сама. Просто її треба вміти формулювати в оцінці так, щоб це не було «поезією», а було вимірювано. Не «буде красиво», а «буде безпечно, доступно, вчасно, з чіткими показниками».

Ознайомтесь також зі статтею «Новорічні закупівлі: практика ДАСУ».

Диво п’яте: тендер, де економія — це не «дешевше», а «розумніше»

Є кейс різдвяного декору торгового центру, де підрядника обирали з кількох компаній, які презентували дизайн і пропозиції. У рішенні проглядається логіка «цінність за гроші», правильне трактування дизайн-брифу, а ще дуже практичні рішення: локальні монтажні команди, щоб зменшити поїздки й вуглецевий слід, координація з місцевими електриками й установка фактично «за ніч» кількома бригадами.

Це «дивно» тільки на перший погляд. Насправді це класика хорошого закупівельника: не купити «вогники», а купити керований результат.

Порада для наших реалій:

• якщо ваш святковий проєкт має монтаж, доступи, електрику і безпеку, доцільно вимагати план виконання (методологію) так само, як вимагали б для ремонту чи інженерних робіт;
• залучайте операційників ще на етапі ТЗ: хто дає доступ, коли, яка зона відповідальності, хто підписує акти;
• думайте «логістикою»: приїзд, підйомники, склад, зберігання, охорона. Це 50 % успіху.

Диво шосте: «ялинка нації» як приклад ланцюга постачання і координації, а не магії

Це вже не про тендер у нашому звичному сенсі, але як приклад supply chain логіки — дуже симпатично.

Щороку Національна різдвяна ялинка США з’являється в Президентському парку, і це окрема операція з датами доступу для відвідувачів, церемонією запалення, квитками, координацією. Окремо описується роль Лісової служби США, яка надає дерево, і взаємодія з Національною парковою службою (National Park Service) та партнером — National Park Foundation (офіційним неприбутковим партнером).

Мені цей приклад подобається як нагадування: великі сезонні проєкти витримує не той, хто знайшов дешевше, а той, хто збудував координацію і контроль змін. У НГО це називається простіше: нормальний план, відповідальні, резерви, прозорий облік.

Юридична пам’ятка: два короткі уроки, які дуже люблять передсвяткові спори

Я обіцяв реальні приклади з практики — тримайте дві історії, які найчастіше вилітають у спорах про виконання договорів.

Урок 1. «Пеня за кожен день» не означає, що її можна нараховувати вічно.

Урок 2. Санкції за прострочення поставки працюють,
коли є доказова база й коректна договірна конструкція.

Висновок

Святкові закупівлі виглядають легкими тільки здалеку. Насправді це концентрат усього, що ми любимо й ненавидимо в закупівлях: строки, логістика, емоції, «дрібні» предмети з великими наслідками і вічне питання довіри.

Кейси про декорування укриттів, закупівлю гірлянд завчасно, невдалі торги, багаторічні контракти на ілюмінацію і навіть «національну ялинку» показують одну просту річ: диво в закупівлях — це не випадковість, а дисципліна. Планування, адекватне ТЗ, ясні критерії, контроль виконання й трохи поваги до реальності ринку.

Ось кілька речей, які я б сказав колезі-закупівельнику в переддень Нового року:

1. Ти не «людина, яка купує». Ти людина, яка тримає систему. Навіть якщо це «лише гірлянда». Бо за твоїми рішеннями стоять безпека, довіра, гроші донорів, репутація організації та інколи — комфорт людей, яким зараз складно.
2. Ти маєш право зупиняти погані рішення. Навіть якщо на тебе тиснуть «давай швидше». Фраза «я не можу це погодити без доказів / без ТЗ / без строків» — це не впертість. Це професіоналізм.
3. Найсильніші закупівельники — не ті, що все встигають, а ті, що вміють ставити межі. Бо межі і є тим, що робить хаос керованим.

І так, у цій роботі рідко аплодують. Частіше питають «чому так довго». Але якщо чесно, ми з вами знаємо: коли закупівлі працюють добре, їх майже не помічають. І це, як не дивно, комплімент.

Колеги, щиро вітаємо вас із Різдвом і прийдешнім Новим роком. Нехай у ваших процедурах буде менше «терміново на вчора» і більше нормального планування. Нехай постачальники тримають слово, склади встигають, транспорт доїжджає, а акти підписуються з першого разу. Нехай поруч будуть сильні команди, які не зливають відповідальність на закупівлі, а працюють разом.

Бажаємо вам простого, але найціннішого: спокою в голові, тепла вдома, ясності в рішеннях і відчуття, що ваша робота має сенс. Бо вона має. І дуже часто саме вона дає іншим людям шанс зустріти свята не в темряві.

З Різдвом вас! І з Новим роком, який, дуже хочеться вірити, принесе більше світла — і в кабінетах, і в укриттях, і в наших містах.