Не приймай мене, яким я є: як замовнику відстояти право на якісний товар

Укрпошта отримувала офісний папір, який принтери зажовували, а касова стрічка була коротшою, ніж зазначено в договорі, бо постачальник обрізав її ще на заводі. Якщо неприємні дрібниці, як папір, створюють дискомфорт, то в медичних закупівлях один невідповідний виріб може загрожувати безпеці пацієнтів.

Багато замовників, особливо новачків, або не знають, що мають право відмовитися від неякісного товару, або не знають, як зробити це правильно.

У матеріалі своїм досвідом діляться фахівці закупівельних підрозділів  АТ «Укрпошта», АТ «Укрзалізниця», ЦЗО «Медичні закупівлі», а також представниця департаменту сфери публічних закупівель та конкурентної політики.

Їхні поради допоможуть замовникам упевнено відстоювати свої права перед недобросовісними постачальниками.

Фіксуйте всі невідповідності й визначайте порядок зберігання невідповідних товарів

Дмитро Дідик, інспектор відділу нагляду і безпеки Укрпошти, пояснює, що для прозорого та безпечного приймання товарів важливо чітко розмежувати, хто і за що відповідає на кожному етапі. Матеріально відповідальна особа відповідає за кількість і збереження товару, а якість перевіряють постійні або тимчасові комісії із визначеним складом і завданнями.

Комісії працюють ситуативно й залучають представників різних підрозділів у кількості мінімум три особи для виїзної перевірки товару.

«Ми виділили для себе ключові експлуатаційні матеріали, які використовуються у робочих процесах на підприємстві, і тепер точно знаємо, що якщо щось з цими матеріалами піде не так, це одразу позначиться на роботі обладнання», — каже Дмитро Дідик.

Приклад: під час перевірки офісного паперу принтери почали його зажовувати, і з’ясувалося, що поставлена продукція має нижчу щільність, ніж зазначено в договорі. Це дало змогу виробити простий критерій: пачка паперу щільністю 70 г/м² має важити не менше ніж 2,5 кг. Ще один випадок стосувався проблем із друком на касовій стрічці. Спершу підозрювали техніку, але коли ситуація повторювалася постійно, з’ясували, що причина була в якості самої стрічки.

Якщо товар не відповідає умовам, постачальники зазвичай визнають свою відповідальність. У складних випадках залучають незалежну експертизу. Порядок її проведення та розподіл витрат також зафіксовані в договорі.

На час перевірок потрібно забезпечити належне збереження та облік товару до моменту з’ясування обставин. Це гарантує, що не виникне претензій до замовника щодо погіршення стану товару чи появи додаткових дефектів через неналежне зберігання.

Підсумуємо. Важливо реагувати на будь-які невідповідності одразу: фото, відео та акт фіксації допоможуть уникнути суперечок із постачальником. А визначення критичних груп товарів і завчасні договори з лабораторіями допомагають швидко перевіряти сумнівний товар і зменшують ризики.

Прочитайте також «Як українському бізнесу пройти тест на якість у публічних закупівлях: поради від лідерів ринку».

Формулюйте лише ті характеристики, які можете перевірити, і заздалегідь визначайте методику контролю

Олександр Наход, директор із закупівель АТ «Укрзалізниця», пояснює, що для замовника першим завданням є чітко визначити, який саме товар потрібен, і зафіксувати лише ті технічні параметри, що справді мають значення. Він зазначає, що у їхній практиці до договорів іноді потрапляли технічні умови (ТУ) виробника замість конкретних характеристик товару. У результаті постачання формально відповідало ТУ, але не відповідало потребам замовника. Тому, за його словами, характеристики мають бути правильно відображені в тендерній документації й у повному обсязі перенесені до договору.

Другим ключовим моментом О. Наход називає зрозумілі й перевірювані параметри. Замовник має заздалегідь визначити, як перевірятиме кожну характеристику. Наприклад, траплялися випадки, коли фактична частота лампочок становила 60 Гц замість заявлених у документації 100 Гц. Параметр у договорі був, але на етапі приймання з’ясувалося, що перевірити його не знають як. Частину характеристик можна тестувати на місці власним обладнанням, інші — лише в акредитованих лабораторіях.

За його словами, власні помилки допомогли вдосконалити процедури перевірки. Так, під час приймання курток у технічних вимогах була вказана товщина утеплювача 50 мм. Оскільки це м’який і неоднорідний матеріал, точне вимірювання було складним. Тому замість фіксованого значення визначили допустимий діапазон товщини.

Ефективним інструментом контролю О. Наход вважає конкуренційні приймання. Коли він працював в Укрпошті, його відділ запровадив перевірки за участю конкурентів постачальника. За його словами, коли якість товару перевіряє інший ринковий гравець, маніпулювати значно складніше: конкуренти фахово розбираються у товарних характеристиках. Така практика швидко покращила ринок: постачальники почали постачати якісний товар, а ціни знизилися.

Щодо законодавства О. Наход зазначає, що основним орієнтиром для замовників залишаються старі інструкції та стандарти приймання товару по якості: більшість розроблялися 50–60 років тому. За його словами, необхідно оновити інструкції відповідно до сучасних вимог.

Водночас він підкреслює, що головні проблеми часто не на законодавчому рівні, а у внутрішніх процесах компаній. Приклад Укрпошти показав, що коли перевірка товару фактично не проводилася, на ринок потрапляли товари, що не відповідали специфікаціям. Постачальники це знали та пропонували неякісний товар. За його словами, порушення траплялися різні: наприклад, касова стрічка мала бути 50-метровою, а фактично приходила 40-метровою. Усе це значно ускладнювало задоволення реальних потреб замовника і спотворювало ринок.

Прочитайте також «Вимоги до якості пального: як встановити під час закупівлі».

Не підписуйте акти приймання неякісного товару та оформлюйте акт про невідповідність

Оксана Коваль, керівниця відділу адміністрування електронного каталогу ЦЗО «Медичні закупівлі», підкреслює, що в медичних закупівлях якість товарів безпосередньо впливає на безпеку пацієнтів. Законодавство дає замовнику всі підстави відмовитися від продукції, що не відповідає умовам договору або затвердженим стандартам. Відповідно до Цивільного кодексу та Закону «Про захист прав споживачів» замовник має право не приймати неякісний товар, вимагати його заміни або повернення коштів, а за потреби — розірвати договір.

Найчастіше проблеми виникають із медичними виробами, які критично впливають на повсякденну роботу закладу та безпеку процедур: контейнерами для збору голок, спиртовими серветками, підгузками для дорослих, тестами для виявлення прихованої крові, бахілами, медичними шапочками, інфузійними подовжувачами та транспортними пробірками. Неналежна якість цих товарів може зірвати роботу відділення, знизити ефективність лікування або навіть залишити пацієнта без необхідної допомоги.

«Якщо постачальник наполягає на підписанні актів приймання, а товар не відповідає вимогам, поступатися не можна, — каже Оксана Коваль. — Такі акти підписувати заборонено, а замовник має відмовитись від підпису видаткової накладної та скласти акт про невідповідність».

Для кращого захисту замовників потрібні системні зміни: впровадження е-договорів, які зменшують простір для маніпуляцій; належні практики зберігання та дистрибуції; а також чіткіші регуляторні вимоги.

У фармацевтичному секторі одним із ключових інструментів контролю є кваліфікація постачальників, яка гарантує дотримання стандартів і зменшує ризики для якості продукції. Крім того, О. Коваль вважає важливими зміни умов блокування недобросовісних постачальників та розширення переліку наслідків за порушення, що створить реальні стимули працювати якісно, а не шукати лазівки.

Прочитайте також «Якість без дискримінації: як замовнику правильно встановити вимоги до медичних товарів».

Вимоги ТД — ваш перший і найсильніший інструмент проти неякісного товару

Христина Кичма, керівниця відділу конкурентної політики та методологічної підтримки сфери закупівель департаменту сфери публічних закупівель та конкурентної політики, пояснює, що закон дозволяє дуже чітко прописувати технічні, якісні та функціональні характеристики товару, а також вимагати сертифікати, протоколи випробувань, маркування та інші докази відповідності — це фактично перший і найсильніший інструмент проти неякісного товару.

Цивільний кодекс визначає права покупця: замовник може зменшити ціну, вимагати усунення недоліків, заміну товару або відмовитися від договору. При цьому постачальник відповідає за недоліки, якщо замовник доведе, що вони виникли до передачі товару. Це підкреслює цінність правильно оформлених актів приймання.

Щоб уникнути звинувачень у зловживаннях, замовник повинен мати чіткі умови договору, фіксувати недоліки актами, прописати порядок усунення дефектів або заміни, а також вимагати гарантійні документи. Він може вимагати забезпечення до 5 % вартості договору — це дисциплінує підрядника та створює фінансову подушку на випадок порушень.

Головна порада: формулювати умови договору чітко, однозначно і деталізовано, окреслюючи конкретні вимоги до якості, алгоритм приймання, дії у разі виявлення дефектів, оперативно-господарські санкції тощо.

Приклади проєктів договорів можете скачати в розділі «Договори та додаткові угоди». Успіхів!