Переговорна процедура закупівлі є ніби найбільш простою з усіх, визначених Законом, проте замовники все ж часто постають перед питаннями: в якому порядку та скільки разів мають відбуватися переговори між замовником та учасником і скільки учасників варто запрошувати на такі переговори? У цій статті ми надаємо відповіді на ці запитання, а також знайомимо вас зі зразками заповнення протоколу переговорів та запрошень, рекомендаціями щодо порядку заповнення та оприлюднення інших документів.
Замовник перед початком будь-якої процедури закупівлі передусім має з’ясувати, чи таку закупівлю вже внесено до річного плану закупівель та чи не потрібно корегувати таку інформацію шляхом внесення відповідних змін. Цей етап детально розкрито в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 11 (39) за грудень 2014 року (на сторінках 26–31), тому окремо порядку заповнення форми такого документа в даній публікації ми торкатися не будемо.
Важливо наголосити на тому, що до початку процедури закупівлі замовник повинен мати необхідний документ для обґрунтування правомірності застосування переговорної процедури закупівлі. Відповідно до висновків Мінекономрозвитку за результатами здійснення моніторингу державних закупівель посилання замовника виключно на пункт Зведеного переліку суб’єктів природних монополій, який опублікований на офіційному веб-порталі Антимонопольного комітету України, та/або на пункт Реєстру суб’єктів природних монополій, який розміщено на офіційному веб-сайті Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг, є недостатнім для здійснення переговорної процедури закупівлі на підставі пункту 2 частини 2 статті 39 Закону, а саме у зв’язку з відсутністю конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку.
Тим паче інколи стається, що замовники, розпочавши процедуру закупівлі з монопополістом на підставі інформації, зазначеної в Зведеному переліку суб’єктів природних монополій. уже до закінчення цієї процедури виявляють, що їх учасника було виключено із цього переліку, а це в свою чергу позбавляє їх підтвердження правомірності застосування переговорної процедури.
Наразі органом, уповноваженим на видачу належного документального підтвердження, законодавством визначено Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг (далі — НКРЕКП). Детальніше зі зразком звернення до НКРЕКП та відповіддю на такий запит ви можете ознайомитися в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 12 (39) за грудень 2014 року на сторінках 22–23.
Слід нагадати, що, згідно з підпунктом 2.3.2 пункту 2.3 Порядку здійснення моніторингу державних закупівель, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 19.10.2011 № 155, дата видачі оригіналів або засвідчених підписом уповноваженої особи замовника, скріплених печаткою, копій нормативних документів та/або експертних, технічних та інших документів, які підтверджують наявність підстав для застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої статті 39 Закону, не повинна перевищувати 1 рік до дня прийняття замовником рішення про застосування переговорної процедури закупівлі. Таким чином, інформація про підтвердження монопольного становища повинна бути датована не більше одного року до дня прийняття замовником рішення про застосування переговорної процедури закупівлі.
Після отримання такого підтвердження комітет з конкурсних торгів має обговорити та затвердити обсяг закупівлі, а також необхідність запрошення потенційного учасника переговорної процедури закупівлі. Таке рішення комітет має затвердити відповідним протоколом, зі зразком якого ми знайомимо вас далі (додаток 1).
Другим кроком замовника є направлення запрошення представникові учасника на попередні переговори. Зі зразком такого запрошення (щодо закупівлі електроенергії) знайомимо вас нижче (додаток 2).
У вищенаведеному прикладі запрошення замовник не визначає вимог щодо надання учасником підтвердження його відповідності кваліфіційним критеріям у відповідності до пункту 2 частини 3 статті 16 Закону, оскільки такий предмет відноситься до зазначених у цій нормі виключень, а саме:
- закупівлі нафти;
- нафтопродуктів сирих;
- природного і нафтового газу;
- електричної енергії, послуг з її передачі та розподілу;
- централізованого постачання теплової енергії;
- послуг поштового зв’язку;
- поштових марок та маркованих конвертів;
- телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- і телесигналів;
- послуг з централізованого водопостачання та водовідведення;
- послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування.
У всіх інших випадках замовник має вимагати від учасників документальне підтвердження їх відповідності встановленим кваліфікаційним критеріям. Детальніше про те, як правильно визначати кваліфікаційні критерії, читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (35) за серпень 2014 року на сторінках 10–13.
За результатами отриманого запрошення учасник має направити свого представника на переговори разом з документами, які від нього вимагали в направленому запрошенні. Такі попередні переговори оформлюються протоколом, зі зразком якого знайомимо вас далі (додаток 3).
Важливо зауважити, що окремі учасники, які займають на ринку монопольне (домінуюче) становище, використовують та підписують протокол переговорів лише за зразком, розробленим працівниками цього підприємства-монополіста. А тому замовник має пам’ятати про цей важливий нюанс та обговорити з учасником, хто саме та за якою формою готуватиме такий протокол переговорів.
За результатами проведення переговорів уповноважена особа замовника має підготувати та оприлюднити інформацію про застосування переговорної процедури закупівлі та обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі (далі — обґрунтування). Детальніше про ці документи та детальний алгоритм проведення переговорної процедури закупівлі ми вже розповідали вам на сторінках 19–27 журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (35) за серпень 2014 року.
Необхідно відзначити, що на відміну від статті 10 Закону, яка визначає строк, протягом якого замовник повинен подати певні документи для оприлюднення на веб-порталі, згідно з частиною 1 статті 39 Закону, замовник повинен забезпечити оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі протягом трьох робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі.
Тож варто наголосити на тому, що замовник повинен слідкувати, щоб інформація про застосування переговорної процедури закупівлі була оприлюднена на веб-порталі Уповноваженого органу протягом трьох робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування цієї процедури.
Також у статті 10 Закону зазначено, що обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі подається для оприлюднення одночасно з оголошенням про проведення процедури закупівлі.
Законодавство України не дає визначення поняття «одночасність», тож одночасне виконання — це використання першої можливості для здійснення необхідної дії. Таким чином, для уникнення порушень законодавства замовник повинен одразу після того, як подано на опрацювання інформацію про застосування, не чекаючи присвоєння вхідного номера на веб-порталі, подати обґрунтування на оприлюднення.
У разі якщо за результатами опрацювання інформації про застосування її не буде опрацьовано, у зв’язку з виявленням помилки, інформацію про застосування разом з обґрунтуванням, яке є її супровідним документом, на веб-портал прийнято не буде.
Форми інформації та обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі затверджені наказом Мінекономрозвитку від 15.09.2014 № 1106 (далі — наказ № 1106).
Детальніше про особливості заповнення документів, форми яких затверджені наказом № 1106, ви можете прочитати в цьому номері журналу на сторінках 24–32.
Згідно з частиною 1 статті 39 Закону, обґрунтування повинно містити: умови застосування процедури закупівлі; посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі.
Отже, зупинимось на тому, як правильно заповнювати пункти 5–6 обґрунтування, які викликають найбільше запитань.
Згідно з інструкцією щодо заповнення обґрунтування, яка затверджена наказом № 1106, у пункті 5 обґрунтування замовник зазначає причини та обставини, якими керувався замовник під час обрання переговорної процедури закупівлі. Така інформація зазначається замовником у довільній формі, виходячи з умов застосування переговорної процедури закупівлі. У пункті 6 обґрунтування замовник зазначає посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі.
З огляду на те, що жодним роз’ясненням на сьогодні не надано зразок правильності заповнення таких пунктів, пропонуємо приклад зазначення такої інформації (додаток 4).
Наступним кроком замовника після оприлюднення інформації та обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі можуть бути повторні переговори з учасником.
Проте у відповідності до листа інформативного характеру Мінекономрозвитку від 08.08.2014 [повний текст якого надруковано в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 9 (36) за вересень 2014 року на сторінках 37–39] такі повторні переговори проводяться з учасником у разі потреби (за власною ініціативою або ініціативою учасника) для узгодження параметрів та/ або умов договору про закупівлю, у тому числі щодо перегляду ціни пропозиції, насамперед щодо її зменшення (знижки тощо).
Протокол переговорів оформлюється в довільній загальноприйнятій у діловодстві формі. Замовники можуть його готувати на основі протоколу попередніх переговорів, який запропонований раніше в даній статті.
Акцептуємо учасника-переможця та укладаємо договір з ним
Відповідно до абзацу першого частини третьої статті 39 Закону замовник не пізніше п’яти днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі приймає рішення про визначення переможця переговорної процедури закупівлі та акцептує його пропозицію.
Згідно з листом інформативного характеру Мінекономрозвитку від 08.08.2014, протокол переговорів є підставою для подальшого здійснення акцепту пропозиції учасника. А тому переговорна процедура закупівлі є єдиною процедурою, упродовж якої замовник не готує протокол оцінки, навіть якщо на переговори було запрошено декількох учасників.
Отже, на підставі протоколу переговорів, а за наявності — протоколу остаточних переговорів, замовник готує, надсилає переможцеві та оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт протягом трьох робочих днів з дня визначення переможця. Форма повідомлення про акцепт затверджена наказом № 1106.
Важливо нагадати, що для переговорної процедури закупівлі, на відміну від всіх інших процедур, Законом встановлено ще одне виключення, а саме: не визначено кінцеву дату укладення договору про закупівлю. Проте абзацом 2 частини 3 статті 39 Закону визначено, що замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі не раніше ніж через 10 календарних днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі.
Причому такий строк для укладення договору скорочено до 5 календарних днів — у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- і телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування.
Інформація про результати переговорної процедури закупівлі
Не пізніше як через сім календарних днів з дня укладення договору про закупівлю замовник має підготувати та подати для оприлюднення на вебпортал інформацію про результати проведення переговорної процедури закупівлі (далі — інформація про результати).
Форма інформації про результати затверджена наказом № 1106. Важливо зауважити, що в пункті 7.4 цієї форми передбачається необхідність зазначення ціни за одиницю товару (у разі закупівлі товару).
З огляду на те, що на сьогодні функціями «Кабінету замовника» не передбачено зазначення такої інформації, оскільки в цьому пункті вказано, що «інформація надається у вигляді окремого електронного документа», замовник має прикріпити окремий супровідний документ через кнопку «ЦЗОД» у форматі .xls або .xlsx, в якому має зазначити необхідну інформацію.
Аби уникнути порушень при оприлюдненні оголошення про результати через Веб-сервіс, замовник може в пункті 7.4 «Ціна за одиницю товару (у разі закупівлі товару)» зазначити: «Інформація надається у вигляді окремого електронного документа». І прикріпити таку інформацію через супровідний документ з назвою «Ціна за одиницю товару згідно з договором».
Форма такої таблиці рекомендована роз’ясненням Мінекономрозвитку України № 3302-04/7285-07 від 28.02.2012. Детальніше про порядок подання на оприлюднення та зміст такої форми ви можете ознайомитися в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 9 (24) за вересень 2013 року на сторінках 10–12.
Варто окремо звернути увагу на помилки, що нерідко допускають замовники при поданні на оприлюднення інформації про результати, якщо переговорна процедура закупівлі є багатолотовою або переговори проводились у два етапи. У такому разі в пункті 5 «Дата відправлення запрошення до участі в проведенні процедури закупівлі» замовники зазначають дві, а то й більше дат, що не передбачено функціями веб-порталу при користуванні «Кабінетом замовника». А при роботі з Веб-сервісом у разі зазначення інформації не у форматі «дд.мм.рррр» (тобто: день, місяць, рік) таке оголошення буде виділено червоним кольором, а в квитанції щодо даного документа буде вказано: «При обробці документу виникла помилка. В поле «Дата запрошення невірний тип даних» введено невірні дані «…». Дивіться інструкцію по використанню системи».
Тож через те, що ані функціональні можливості Веб-сервісу, ані «Кабінету замовника» не передбачають можливості зазначення декількох дат запрошень, пропонуємо, як правомірний вихід із цієї ситуації, у пункті 5 цього документа зазначати лише перше запрошення, а всі інші зазначати в пункті «Додаткова інформація».
Звітуємо про успішно завершену процедуру
До того як нести договірне зобов’язання на реєстрацію в органи Держказначейства, замовник має оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу звіт про результати проведення переговорної процедури закупівлі. Форма такого звіту затверджена наказом № 1106. Детально про порядок підготовки та оприлюднення такого звіту читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (35) за серпень 2014 року на сторінках 24–25.
А про алгоритм підготовки та оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору читайте в журналах № 8 (35) за серпень 2014 року на сторінках 25, 30–33, а також № 1 (40) за січень 2015 року на сторінках 23–26.
Отже, незважаючи на те, що переговорна процедура закупівлі є спрощеною порівняно з іншими конкурентними процедурами, вона все ж є доволі багатогранною, а відповідно ми не можемо в одній статті торкнутися всіх її аспектів та навести приклади заповнення всіх передбачених Законом документів. А тому одразу після внесення нових змін до Закону, оприлюднення нових листів та роз’яснень Мінекономрозвитку або зміни порядку оприлюднення документів, що стосується цієї процедури, ми обов’язково повернемося до цієї теми та повідомимо вам про всі важливі нововведення.
* Примітка: при проведенні переговорів та підготовці протоколу замовник повинен знати, що для забезпечення можливості подання документів на веб-портал Уповноваженого органу в день проведення переговорів такі переговори повинні відбутися якомога раніше, оскільки час прийому на веб-порталі наразі обмежений — до 14:00.
google 