Зміст
Перехід до цифрового документообігу став невід’ємною частиною діяльності замовників у сфері публічних закупівель. Учасники дедалі частіше подають документи, сформовані в електронному вигляді, а замовники перевіряють їх без отримання паперових «оригіналів». Саме тому питання електронного документа в закупівлях залишається актуальним: що вважати електронним документом, яку він має юридичну силу та як перевіряти електронні довідки під час розгляду пропозицій? Про це поговоримо в статті.
Що таке електронний документ
Базове визначення електронного документа міститься в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон про електронні документи). Саме цей нормативно-правовий акт визначає правовий статус електронних документів та правила їх використання в господарській діяльності, зокрема й у сфері закупівель.
Відповідно до статті 5 Закону про електронні документи електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад і порядок розміщення таких реквізитів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Юридична сила електронного документа
Закон про електронні документи закріплює принцип рівності юридичної сили паперових та електронних документів. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник з усіма обов’язковими реквізитами. Якщо електронний документ надіслано кільком адресатам або збережено на кількох носіях, кожен примірник вважається оригіналом. Таким чином, сам факт електронної форми документа не є підставою для сумніву в його правомірності.
Ключовою ознакою електронного документа є наявність обов’язкових реквізитів. Саме вони дозволяють перевірити цілісність і справжність документа без додаткового засвідчення. Для електронних довідок такими реквізитами можуть бути унікальний ідентифікатор документа, дата формування, електронний підпис або QR-код, за допомогою якого замовник може перевірити інформацію через офіційний державний ресурс.
Користуйтесь на цьому порталі інструментами «Електронні підписи».
Приклад роботи з електронним документом у закупівлях
У практиці публічних закупівель одним із поширених електронних документів, які подає учасник-переможець, є повний витяг з інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості». Такий документ підтверджує відсутність підстав, визначених законодавством, і формується в електронному вигляді через офіційний державний сервіс.
Ось, до речі, ми описали правила отримання витягу про відсутність судимості. Якщо коротко, то повний витяг можна сформувати онлайн через Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Дія» за посиланням: https://diia.gov.ua.
Для отримання документа особі необхідно авторизуватися на порталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису або інших доступних засобів електронної ідентифікації, обрати послугу отримання довідки про відсутність (наявність) судимості та зазначити, що потрібен повний витяг. Сформований документ надається у форматі електронного документа з унікальним ідентифікатором, датою формування та QR-кодом.
Такий витяг є електронним оригіналом, оскільки містить усі обов’язкові реквізити, передбачені законодавством, і не потребує додаткового засвідчення підписом чи печаткою учасника.
Як замовнику перевірити електронний витяг
Замовник може перевірити справжність повного витягу кількома способами. Найпоширеніший — перевірка за QR-кодом, який міститься в електронному документі. Після його сканування замовник отримує доступ до відомостей про сформований витяг через офіційний державний ресурс.
Крім того, замовнику слід звернути увагу на такі реквізити документа: дату формування, унікальний ідентифікатор та відповідність відомостей особі, щодо якої подано документ. Якщо інформація підтверджується через офіційний сервіс, підстав вимагати паперовий оригінал або додаткове посвідчення немає.
У доповнення цієї теми радимо ознайомитись зі статтею «Електронний підпис уповноваженої особи під час здійснення закупівель».
google 