Допорогові закупівлі: оприлюднюємо звіт про укладені договори

На сторінках 23–27 червневого випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» за 2016 рік наша редакція ознайомила читачів з механізмом проведення допорогових електронних закупівель через електронні майданчики в системі ProZorro.

Але не лише допороговими електронними закупівлями може скористатись замовник для забезпечення потреб на допорогові суми. Законодавець надав замовникам право вибору: або електронні допорогові закупівлі, або прямий договір з розміщенням звіту про укладені договори.

Як оприлюднити звіт про укладені договори, ми й розглянемо в даній статті.

Чи обов’язково проводити допорогову електронну закупівлю?

Ті із замовників, що не встигли ознайомитись із положеннями Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон про публічні закупівлі), мають помилкове уявлення, що даний нормативно-правовий акт зобов’язує замовників закуповувати все без винятку в системі електронних закупівель.

Але це не так! Щоб розвіяти даний міф, ми звернемось до самого Закону про публічні закупівлі. Нижче наводимо відповідний витяг.

Витяг із Закону про публічні закупівлі 
Абзац 5 частини 1 статті 2  
У разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому цієї частини, замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до статті 10 цього Закону.

Отже, відповідно до даної норми замовник може провести або електронну допорогову закупівлю, або заключити прямий договір та розмістити звіт про укладені договори через електронний майданчик у системі ProZorro.

Пункт 4.1.1 наказу ДП «Зовнішторгвидав України» № 35 закріплює обов’язок замовника разом зі звітом про укладені договори оприлюднювати скан-копію договору про закупівлю.

Зверніть увагу! Деякі замовники зобов’язані проводити всі закупівлі через електронні майданчики в системі ProZorro саме через відомчі нормативно-правові акти. Наприклад, запорізький міський голова своїм розпорядженням від 16.02.2016 № 71р «Про проведення електронних закупівель» зобов’язав виконавчий орган міської влади, комунальні установи, заклади та підприємства, що належать до комунальної власності міста, застосовувати електронну систему для допорогових закупівель.

Для розмежування замовниками варіантів реалізації норми статті 2 Закону про публічні закупівлі пропонуємо схему, розміщену нижче.

Чи за кожен договір потрібно оприлюднювати в системі звіт про укладені договори?

У багатьох замовників виникає питання: за які договори необхідно оприлюднювати в системі звіт про укладені договори? Деяких вводить в оману термін «звіт про укладені договори», прописаний у Законі про публічні закупівлі. Даний вираз наштовхує на думку, що інформацію оприлюднюють не за кожен договір, а за певну сукупність договорів.

Для того щоб розставити всі крапки над «і» в даному питанні, Мінекономрозвитку оприлюднило лист інформативного характеру № 3302-06/21890-07 від 15.07.2016 (далі — Лист МЕРТУ), витяг з якого ми наводимо нижче. Цей документ закріплює думку про те, що звіт про укладені договори оприлюднюють в електронній системі закупівель, якщо сума договору складає від 50 000 грн та до встановлених статтею 2 Закону про публічні закупівлі порогів.

Витяг з Листа МЕРТУ 
№ 3302-06/21890-07 від 15.07.2016
Наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» затверджено форму звіту про укладені договори (далі — Звіт). Відповідно до пункту 15 Звіту замовники зазначають ціну договору.
Таким чином, замовники оприлюднюють звіт про кожний укладений договір в системі електронних закупівель відповідно до статті 10 Закону, у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, за умови, що вартість предмета закупівлі у такому договорі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому цієї частини.

Чи потрібно підписувати звіт про укладені договори ЕЦП?

Для того щоб знайти відповідь на дане питання, звернемось до абзацу 2 пункту 2 наказу Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель»: після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається електронний цифровий підпис. Електронна система закупівель автоматично створює документ, який у разі потреби можна буде роздрукувати.

Отже, перед тим, як розміщувати звіт про укладені договори, замовник повинен отримати електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) на тих осіб, які будуть розміщувати відповідну інформацію. Детальніше стосовно формування та використання ЕЦП читайте у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель № 7 (58) за липень 2016 року на сторінках 35–40.

Алгоритм розміщення звіту про укладені договори

Дане питання висвітлимо за допомогою функціоналу електронного майданчика Smarttender.biz

Крок 1. Заходимо у власний кабінет на даному ресурсі та обираємо функцію «Звіт про укладений договір» (рис. 1).

Крок 2. Після цього на консолі обираємо функцію «Додати» (рис. 2).

Крок 3. Заповнюємо всі необхідні графи та натискаємо на функцію «Додати» (рис. 3).

Таким чином, створюємо чернетку, ще не розміщену в центральній базі даних (системі ProZorro). У такому разі індивідуальний номер закупівлі ще не присвоєно (рис. 4).

Крок 4. Оприлюднюємо інформацію, що збережена попередньо у вигляді чернетки. Для цього позиціонуємось на відповідній графі та натискаємо на консолі функцію «Надіслати вперед» (рис. 5).

Натискаємо на функцію «Опублікувати закупівлю» (рис. 6) та погоджуємось підписати дану інформацію ЕЦП, натискаючи «Так» (рис. 7).

Та завантажуємо свій ЕЦП (рис. 8). На майданчику Smarttender.biz є можливість зберегти інформацію про ЕЦП до моменту закриття відповідної вкладки в браузері. Наприклад, секретар тендерного комітету протягом дня оприлюднює інформацію щодо закупівлі замовника через електронний майданчик  Smarttender.biz.

У такому разі, натиснувши відповідну функцію (рис. 8), поки він не закриє вкладку браузера, йому не потрібно при кожному накладенні на інформації ЕЦП вбивати пароль та завантажувати ЕЦП. Майданчик буде тільки пропонувати погодитись із підписанням  інформації ЕЦП (рис. 7).

Крок 5. Зазначаємо інформацію про постачальника. Для цього користувач на консолі обирає функцію «Додати постачальника» (рис. 9).

Перед користувачем з’являється відповідна форма, яку він заповнює, а потім натискає функцію «ОК» (рис. 10).

Крок 6. Далі користувачеві необхідно підтвердити свій вибір контрагента. Для цього він обирає відповідну графу серед всіх своїх звітів та нижче позиціонується на своєму постачальникові (рис. 11 ).

Після чого користувач обирає на консолі функцію «Кваліфікація» (рис. 12).

У формі, що з’являється на екрані, користувач зазначає обґрунтування укладення прямого договору та натискає функцію «Визнати учасника переможцем» (рис. 13).

Далі користувач підтверджує вибір постачальника (рис. 14) та підписує дану інформацію ЕЦП (рис. 15).

Крок 7. Прикріпляємо укладений договір. Для цього користувач позиціонується на графі з переможцем (рис. 11) та натискає на консолі функцію «Прикріпити договір» (рис. 16).

Заповнюємо всі поля у формі, що з’явилась, та для завантаження попередньо відсканованого та збереженого на комп’ютері договору користувач натискає на функцію «Обзор» (рис. 17).

Далі користувач натискає на функцію «Перегляд» та завантажує з комп’ютера відсканований договір і натискає «ОК» (рис. 18). Після даної дії користувач натискає «ОК» у загальній інформації про договір (рис. 17).

Крок 8. Підписуємо ЕЦП завантажений договір. Для цього користувач позиціонується на рядку з інформацією
про постачальника (рис. 11) та на консолі обирає функцію «Підписати договір» (рис. 19).

Далі користувач підтверджує, що бажає підписати договір (рис. 20) та накладає ЕЦП (рис. 21).

Після чого рядок з інформацією про звіт про укладені договори набуває статусу «Процедура завершена» (рис. 22), що і слугує підтвердженням доцільного розміщення всієї інформації.

Ось таким є на практиці застосування новели Закону про публічні закупівлі «звіт про укладені договори». Тим читачам, які ще не встигли попрацювати з вищеописаним механізмом, радимо спробувати провести для початку дані дії в тестовому режимі.

Після чого за потреби оприлюднити звіт про укладені договори в реальному часі. Попрацювавши перед тим у тестовому режимі, ви не допустите помилок та виконаєте всі приписи, закріплені Законом про публічні закупівлі!