Процедура відкритих торгів за новим законом

Звістка про новий Закон України «Про здійснення державних закупівель» № 1197-VIII, який набув чинності 20 квітня 2014 року, після великодніх свят вдарила як грім серед ясного неба. Хоча розмови щодо нового законодавства у сфері державних закупівель точилися останні два місяці дуже активно, але того, що всі розпочнуть новий робочий тиждень з новим законом, ніхто не очікував. Через що у членів комітету з конкурсних торгів виникло багато запитань, і найперше щодо того, як відтепер необхідно проводити торги, на які особливості необхідно зважати при проведенні процедур закупівель. Але про все по черзі.

Етап 1. Підготовка до проведення процедури закупівлі — відкриті торги

Відкриті торги незмінно є основною процедурою закупівлі. Для того щоб розпочати відкриті торги, а також будь-яку процедуру, згідно із Законом України № 1197-VII, в установі (організації підприємстві) необхідно створити комітет з конкурсних торгів. Комітет з конкурсних торгів створюється рішенням замовника у формі наказу. У наказі відображається безпосередньо рішення про створення комітету з конкурсних торгів, призначається голова комітету з конкурсних торгів, а також затверджується склад комітету з конкурсних торгів. Детальніше про процедуру створення комітету з конкурсних торгів читайте в журналах «Радник в сфері державних закупівель» № 3 за грудень 2011 року на стор. 13–17 та № 6 (21) за червень 2013 року на стор. 18–21.

Створивши комітет з конкурсних торгів, на нього покладають функції щодо проведення закупівель товарів, робіт і послуг. І першочерговим завданням комітету є складання та затвердження річного плану закупівель. Згідно із цим річним планом і будуть проводитись майбутні закупівлі.

При формуванні річного плану закупівель необхідно:

• до прийняття нових форм документів конкурентних процедур керуватися формою, затвердженою Наказом Мінекономіки України від 26.07.2010 № 922;
• визначити предмет закупівлі згідно з Порядком визначення предмета закупівлі, затвердженого Наказом Мінекономіки України від 26.07.2010 № 921;
• після того як річний план складено, комітет з конкурсних торгів у формі протоку затверджує його і протягом 5 робочих днів з дня затвердження направляє до органів, що здійснюють казначейське обслуговування бюджетних коштів, або обслуговуючого банку за місцем обслуговування замовника;
• оприлюднити такий річний план на веб-порталі Мінекономрозвитку України. На сьогодні на веб-порталі передбачено можливість оприлюднення змін до річного плану закупівель, проте тільки після оприлюднення самого річного плану. Такі зміни потрібно оприлюднювати протягом 5 робочих днів з дня їх затвердження. Також затверджений річний план та зміни до нього оприлюднюються на власному веб-сайті або за його відсутності на веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів.

Детальніше про те, як складати та затверджувати річний план закупівель, читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 5 (20) за травень 2013 року на стор. 10–12. А також з останніми особливостями щодо складання та розміщення річного плану ви можете ознайомитися в даному випуску журналу на стор. 23.

Етап 2. Розпочинаємо процедуру закупівлі — відкриті торги (складання оголошення, документацій та їх розміщення)

Наступним кроком є початок процедури закупівлі — відкриті торги. Про такий початок комітет з конкурсних торгів складає протокол, яким затверджує прийняте рішення щодо початку процедури закупівлі, а також зазначає, що саме буде закуповувати та в якій кількості, доручити секретареві або відповідальній особі підготувати оголошення про проведення процедури закупівлі, а разом із технічним відділом скласти документацію конкурсних торгів. З прикладом, як потрібно готувати документацію згідно з вимогами нового Закону № 1197, ви можете ознайомитися в журналі № 5 (32) за травень 2014 року на стор. 18-20. Після того як оголошення та документація будуть підготовлені, необхідно провести ще одне засідання комітету з конкурсних торгів і затвердити протоколом ці два документи.

Далі відповідальний передає оголошення про проведення процедури відкритих торгів разом із затвердженою документацією конкурсних торгів (ДКТ), згідно зі статтею 10 Закону № 1197-VIII, на веб-портал Уповноваженого органу не пізніше як за 20 робочих днів до дня розкриття пропозицій конкурсних торгів.

 Увага! Відповідно до листа Уповноваженого органу (див. журнал № 5 (32) за травень 2014 року на стор. 31–33) до приведення Мінекономрозвитку нормативно-правових актів у відповідність із Законом та прийняття нормативно-правових актів, необхідних для реалізації положень Закону, при заповненні інформації про проведення процедури закупівель відкриті торги потрібно використовувати форми документів, затверджені Наказом Мінекономіки «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель» від 26.07.2010 № 922. При цьому відповідно до пункту другого розділу XI «Прикінцеві положення»Закону до приведення законодавства України у відповідність із цим Законом закони та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить Закону.

Етап 3. Подання пропозицій конкурсних торгів

Але не забувайте, що в процедурі відкритих торгів мають право брати участь усі зацікавлені особи-учасники через подання своїх пропозицій конкурсних торгів. Тобто термін, протягом якого учасники можуть надавати пропозиції замовникові, не може бути меншим за 20 робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення процедури відкритих торгів на веб-порталі Уповноваженого органу. Кінцеві дату та час подання пропозицій конкурсних торгів визначає замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів, після їх настання комітет з конкурсних торгів не має права приймати отримані із запізненням пропозиції. Пропозиції конкурсних торгів, отримані замовником після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються учасникам, що їх подали. Кожен учасник має право подати тільки одну пропозицію конкурсних торгів [у тому числі до визначеної частини предмета закупівлі (лота)]. Отримана пропозиція конкурсних торгів вноситься замовником до реєстру отриманих пропозицій конкурсних торгів.

У разі обґрунтованої нагальної потреби в закупівлі продукції харчової промисловості, лікарських засобів і виробів медичного призначення строк для подання пропозицій конкурсних торгів може бути скорочено до 10 робочих днів (далі — скорочена процедура). Причиною скорочення строку не може бути бездіяльність замовника щодо проведення відповідних процедур закупівель. Обґрунтування нагальної потреби зазначаються в оголошенні про проведення процедури відкритих торгів та у звіті про результати проведення процедури закупівлі та не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.

Після оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі кожна фізична/юридична особа має право безоплатно отримати документацію конкурсних торгів (ДКТ). ДКТ безоплатно надсилається або надається замовником протягом 3 робочих днів з дня отримання від учасника відповідного запиту. ДКТ, яка розміщена на веб-порталі Уповноваженого органу tender.me.gov.ua, знаходиться в загальному доступі і може бути безоплатно отримана кожним потенційним учасником.

Пропозиція конкурсних торгів, подана учасником, має бути оформлена в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою в запечатаному конверті. На запит учасника замовник протягом 1 робочого дня з дня надходження запиту підтверджує надходження пропозиції конкурсних торгів із зазначенням дати та часу. Відмова або ухилення замовника від негайного отримання пропозицій конкурсних торгів, що подаються особисто, є підставою для оскарження. Кожен учасник має право подати тільки одну пропозицію конкурсних торгів [у тому числі до визначеної в документації конкурсних торгів частини предмета закупівлі (лота)]. Отримана пропозиція конкурсних торгів вноситься замовником до реєстру, форма якого визначається Уповноваженим органом. У разі якщо учасник подав, а потім відкликав свою пропозицію конкурсних торгів до моменту закінчення строку їх подання, то даний учасник може знову подати іншу пропозицію конкурсних торгів, якщо строк подання ще не закінчився. Лист-роз’яснення з даного приводу читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 9 (24) за вересень 2013 року на стор. 20.

Етап 4. Роз’яснення або зміни до документації конкурсних торгів

У період між оприлюдненням оголошення про проведення і процедурою розкриття будь-яка фізична/юридична особа, яка має намір взяти участь у торгах, має право не пізніше ніж за 10 днів (за 5 днів — у разі скороченої процедури) до закінчення строку подання пропозицій конкурсних торгів звернутися до замовника по роз’яснення щодо документації конкурсних торгів. У разі такої ситуації комітет з конкурсних торгів на своєму засіданні у формі протоколу затверджує роз’яснення щодо документації, яке повинен надати особі, що звернулася протягом 3 календарних днів з дня його отримання та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про затвердження роз’яснення, але не пізніше як за сім днів до дати розкриття пропозицій конкурсних торгів

Також у цей період до розкриття пропозицій конкурсних торгів замовник, згідно з ч. 2 ст. 23 Закону, має право з власної ініціативи чи за результатами звернень внести зміни до документації конкурсних торгів, продовживши строк подання та розкриття пропозицій конкурсних торгів не менш ніж на 7 календарних днів, та повідомити письмово протягом 1 робочого дня з дня прийняття рішення про внесення зазначених змін усім особам, яким було видано документацію конкурсних торгів. Зміни до документації повинні бути затверджені рішенням комітету з конкурсних торгів у вигляді протоколу та оприлюднені на веб-порталі Уповноваженого органу протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про їх внесення, але не пізніше як за сім днів до дати розкриття пропозицій конкурсних торгів

Згідно із Законом № 1197-VIII, при здійсненні закупівлі за скороченою процедурою замовник не має права з власної ініціативи чи за результатами запитів вносити зміни до документації конкурсних торгів, крім випадків, коли внесення таких змін необхідне для приведення у відповідність документації конкурсних торгів із вимогами чинного законодавства або такі зміни вимагає рішення органу оскарження. У такому разі замовник зобов’язаний внести відповідні зміни до документації конкурсних торгів та продовжити строк подання пропозицій конкурсних торгів. У разі несвоєчасного подання замовником роз’яснень щодо змісту документації конкурсних торгів або несвоєчасного внесення до неї змін замовник повинен продовжити строк подання та розкриття пропозицій конкурсних торгів не менш як на 7 календарних днів та повідомити про це всім особам, яким було видано документацію конкурсних торгів.

Етап 5. Процедура розкриття пропозицій конкурсних торгів учасників

Розкриття пропозицій конкурсних торгів здійснюється в день закінчення строку їх подання в час та в місці, що зазначені в оголошенні про проведення процедури закупівлі. До участі в процедурі розкриття пропозицій конкурсних торгів замовником допускаються всі учасники або їх уповноважені представники, а також представники засобів масової інформації та уповноважені представники громадських об’єднань. Замовники зобов’язані забезпечити безперешкодний доступ представникам засобів масової інформації та громадських об’єднань на їхню вимогу до процедури розкриття пропозицій конкурсних торгів та право на фіксацію технічними засобами.

 Відсутність учасника або його уповноваженого представника під час процедури розкриття пропозицій конкурсних торгів не є підставою для відмови в розкритті чи розгляді або для відхилення його пропозиції конкурсних торгів. Така відсутність не надає переваги іншому присутньому учасникові. Під час розкриття пропозицій конкурсних торгів перевіряється наявність чи відсутність усіх необхідних документів, передбачених документацією конкурсних торгів, а також оголошуються найменування та місцезнаходження кожного учасника, ціна кожної пропозиції конкурсних торгів або частини предмета закупівлі (лота). За результатами процедури розкриття комітет з конкурсних торгів у той же день складає протокол розкриття пропозицій конкурсних торгів, який підписується не тільки всіма членами комітету з конкурсних торгів, але й учасниками, які беруть участь у процедурі розкриття пропозицій конкурсних торгів. Копія протоколу надається будь-якому з учасників на його запит протягом 1 робочого дня з дня надходження такого запиту. Протокол розкриття пропозицій конкурсних торгів оприлюднюється протягом 3 робочих днів з дня розкриття пропозицій конкурсних торгів.

Етап 6. Оцінка пропозицій конкурсних торгів учасників

Замовник проводить оцінку пропозицій конкурсних торгів, які не було відхилено згідно із Законом. Замовник визначає переможця торгів з числа учасників, пропозиції конкурсних торгів яких не було відхилено згідно із Законом (у кількості не менше двох), на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених у документації конкурсних торгів.

Загальний строк розгляду, оцінки та визначення переможця процедури закупівлі не повинен перевищувати 20 робочих днів з дня розкриття пропозицій конкурсних торгів. Під час здійснення закупівель за скороченою процедурою загальний строк розгляду, оцінки та визначення переможця процедури закупівлі не повинен перевищувати 10 робочих днів з дня розкриття пропозицій конкурсних торгів. За результатом процедури розгляду та оцінки пропозицій конкурсних торгів комітет складає протокол оцінки пропозицій конкурсних торгів. Відхилити пропозиції замовник може в ситуаціях, передбачених у статті 29 Закону. І якщо пропозиції учасників відхилено, то замовник має, згідно зі статтею 10 Закону, протокол про відхилення таких учасників оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу протягом 3 робочих днів з дня прийняття такого рішення. Також інформація про відхилення пропозиції конкурсних торгів, із зазначенням підстави надсилається учасникові, пропозиція якого відхилена, протягом трьох робочих днів з дня прийняття замовником такого рішення.

Етап 7. Визначення переможця процедури закупівлі — відкриті торги

У день визначення переможця замовник акцептує пропозицію конкурсних торгів, що визнана найбільш економічно вигідною за результатами оцінки. Замовник зобов’язаний протягом 1 робочого дня з дня прийняття рішення про визначення переможця надіслати переможцеві торгів повідомлення про акцепт, а всім учасникам — письмове повідомлення про результати торгів із зазначенням найменування та місцезнаходження учасника-переможця, пропозицію конкурсних торгів якого визнано найбільш економічно вигідною за результатами оцінки. Повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів обов’язково безоплатно оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу, згідно зі статтею 10 Закону, протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про визначення переможця процедури закупівлі.

Етап 8. Укладення договору про закупівлю

Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, пропозицію конкурсних торгів якого було акцептовано, не пізніше ніж через 30 календарних днів з дня акцепту пропозиції відповідно до вимог документації конкурсних торгів та акцептованої пропозиції. З метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 календарних днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів. Під час здійснення закупівель за скороченою процедурою з учасником, пропозицію конкурсних торгів якого було акцептовано, замовник укладає договір про закупівлю відповідно до вимог документації конкурсних торгів та акцептованої пропозиції не раніше ніж через 5 календарних днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, але не пізніше ніж через 14 календарних днів з дня акцепту.

Договір про закупівлю, укладений з порушенням строків, є недійсним. У разі письмової відмови переможця торгів від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог документації конкурсних торгів або неукладення договору про закупівлю з вини учасника у строк, визначений цим Законом, замовник визначає найбільш економічно вигідну пропозицію конкурсних торгів з тих, строк дії яких ще не минув. Детальніше про те, як далі проводити торги, читайте в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 12 (27) за грудень 2013 року на стор. 13–15.

Етап 9. Відміна процедури закупівлі

Відмінити процедуру відкритих торгів та визнати такою, що не відбулася, замовник може на будь-якій зі стадій проведення торгів. Причини відміни процедури передбачені статтею 30 Закону. У такому випадку замовник зобов’язаний надіслати повідомлення про відміну торгів чи визнання їх такими, що не відбулися, усім учасникам протягом 3 робочих днів з дня прийняття замовником відповідного рішення. А також, згідно з ч. 1 ст. 10 Закону, замовник повинен подати оголошення про результати та повідомлення про відміну торгів чи визнання їх такими, що не відбулися, для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу не пізніше як через сім днів з дня прийняття рішення про відміну торгів чи визнання їх такими, що не відбулися.

Також основне нововведення, згідно зі статтею 10 Закону, полягає в тому, що замовники зобов’язані розміщувати повідомлення про внесення змін до договору у випадках, передбачених пунктами 1, 2, 4, 5 та 8 частини п’ятої статті 40 цього Закону, протягом 3 робочих днів з дня внесення змін. А протягом 3 робочих днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання — розмістити на веб-порталі Уповноваженого органу звіт про виконання договору.

Увага! Відповідно до листа Уповноваженого органу (див. журнал № 5 (32) за травень 2014 року на стор. 31–33) відповідно до пункту другого розділу XI «Прикінцеві положення» Закону до приведення законодавства України у відповідність із цим Законом закони та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить Закону. Зважаючи на викладене, оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору про закупівлю замовниками буде здійснюватися після набрання чинності наказом Мінекономрозвитку, яким будуть затверджені форми документів у сфері державних закупівель.

Етап 10. Завершення процедури закупівлі — відкриті торги

Оголошення про результати проведення процедури закупівлі безоплатно оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону протягом 7 календарних днів з дня укладення договору про закупівлю або прийняття рішення про відміну торгів чи визнання їх такими, що не відбулися. Оголошення про результати проведення процедури закупівлі може бути оприлюднено за кожним лотом окремо.

Завершальним документом у проведенні процедури закупівлі є звіт про результати проведення процедур відкритих торгів, який розміщується на веб-порталі не пізніше як через 3 календарні дні з дня його затвердження комітетом конкурсних торгів (звертаємо увагу, що Законом не передбачено, від якої дати потрібно затверджувати звіт). Для зручності нижче  в таблиці розписано повністю процедуру закупівлі відкриті торги із зазначенням форм документів, строків, інформацією щодо розміщення, форматів, у яких потрібно передавати документи на веб-портал.