Доброго дня! Ми — бюджетна організація, виступаємо замовниками на торгах! Підкажіть, будь ласка, чи потрібно роздруковувати тендерну документацію, прошивати та проштамповувати? Дякую.
Добрий день! На питання створення, оформлення та зберігання документів у сфері публічних закупівель поширюється українське законодавство з питань діловодства і документообігу, у тому числі електронного, з особливостями, відображеними в Законі України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) та виданих на його виконання підзаконних актах.
Відповідно до ст. 11 Закону складання проектів документів складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом, покладено на тендерний комітет або уповноважену особу (осіб).
Питання внутрішньої організації роботи комітету (хто конкретно які документи готує) має регулювати Положення про тендерний комітет, яке затверджує замовник, або безпосередньо голова тендерного комітету із занесенням розподілу обов’язків та наданих доручень до протоколу засідання тендерного комітету.
Крім того, замовники також можуть розробляти власні локальні акти з питань діловодства, у яких, не відступаючи від положень законодавства, урегульовують технічні аспекти складання тих чи інших документів. Щодо конкретно тендерної документації, то її переважно створюють як паперовий оригінал та оприлюднюють в електронній системі закупівель здебільшого способом завантаження у форматах pdf чи doс.
Строки зберігання тендерної документації визначено, зокрема, у Переліку типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованому в Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884.
Детальніше з питанням створення, візування та зберігання документів у сфері публічних закупівель можна ознайомитись у випуску журналу № 9 (60) за вересень 2016 року на стор. 16–23 та у випуску журналу № 6 (69) за червень 2017 року на стор. 10–16.
google 