Чек-лист для підготовки переможної тендерної пропозиції / пропозиції

Звісно, основними  рисами спеціаліста з публічних закупівель, який готує документи тендерної пропозиції / пропозиції, мають бути уважність та точність. Буває різне. Підготовка документів тендерної пропозиції / пропозиції може бути напруженою та стресовою, а в процесі, на жаль, можна й помилитися. Дуже неприємно, коли учасник зосереджено готував документи тендерної пропозиції / пропозиції, сплатив за участь і за гарантію, сформував переможну ціну, з якою вдалося виграти в аукціоні, але в останню мить через якусь, на перший погляд, дрібницю його відхиляють.

Але всі ми живі люди, а не роботи. На роботу фахівця можуть впливати різні фактори: надмірні навантаження у «гарячий» сезон, скажімо, перед новим роком, емоційний стан, пов’язаний з нервовими ситуаціями або недобрим самопочуттям, тощо.

Хотілося б попередити виникнення неточностей, тому розглянемо варіант уникнення помилок під гаслом «перевіряємо, перевіряємо та ще раз перевіряємо!».

Вказівки щодо підготовки ідеальної тендерної пропозиції / пропозиції читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вказівки для підготовки «ідеальної» тендерної пропозиції. Прямуємо до перемоги». Дізнатися, як краще сформувати переможну ціну, ви можете на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Способи формування переможної ціни».

Отже,  ви уважно вивчили умови тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі та спроможні їх виконати. Переходимо до підготовки тендерної пропозиції / пропозиції. Для цього вам у пригоді стане чек-лист, наведений нижче. Це не обов’язкова вимога, але корисна. У чек-листі пропонуємо учаснику зазначати, які документи вимагає замовник, та фіксувати, який документ та яку вимогу буде надано.

У першій частині чек-листа зазначаємо важливу інформацію: назву замовника, вид закупівлі (спрощена закупівля, відкриті торги тощо), предмет закупівлі, номер у ProZorro, розмір плати за участь, умови поставки товару, умови оплати, наявність забезпечення тендерної пропозиції / пропозиції, важливі дати прийняття тендерної пропозиції / пропозицій, період уточнення, період подання скарги.

У другій частині чек-листа зазначаємо документи, які вимагаються замовником. Попередньо можна їх згрупувати, наприклад:

1. тендерна пропозиція / цінова пропозиція
2. кваліфікаційна частина
3. технічна частина
4. проєкт договору про закупівлю
5. інші документи
6. ……..
7. ……..
8. ……..

Як будемо заповнювати, розглянемо на прикладі: замовник вимагає надати у складі тендерної пропозиції сертифікат якості та / або декларацію виробника, та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо.

Отже, у стовпчику «Вимога замовника» зазначаємо «сертифікат якості та / або декларація виробника, та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо». У свою чергу, у стовпчику «Що надає учасник» зазначаємо «Декларація виробника від 22.04.2021 року (Виробництво концерну «Х», Німеччина)». Тобто учасник зазначає, який саме документ із запропонованих він надаватиме, додатково можна зазначити дату документа та / або країну виробника товару, та / або торгову марку тощо.

Пропонуємо заповнювати чек-лист у три етапи.

Етап № 1. Відмічаємо, що документ роздрукований, скажімо, ставимо «+» у відповідному стовпчику. Наприклад, виробник надіслав учаснику електронною поштою декларацію виробника. Фахівець, який готує тендерну пропозицію / пропозицію, перевірив, що декларація в повному обсязі відповідає вимогам замовника, та роздрукував цей документ.

Етап № 2. Учаснику варто перевірити, чи відповідає документ вимогам замовника щодо оформлення, та поставити «+» у відповідній комірці. Припустимо, фахівець учасника зібрав усі необхідні документи та надав їх керівнику на підпис, після чого всі документи печаткою завіряє бухгалтер, а вже потім пакет документів повертається до фахівця, який готує тендерну пропозиції / пропозицію. Після повернення документів з підпису фахівець повинен знову перевірити, чи всі документи підписані та пропечатані відповідним чином.

Етап № 3. Учасник перевіряє вже відсканований документ на наявність усіх сторінок, наприклад, у статуті або договорі, та чіткість зображення сканкопії. Таким чином заповнюємо чек-лист за всіма документами, які вимагаються (Приклад).

Приклад
Чек-лист
(зразок)

Впевнені, що запропонований чек-лист допоможе учасникам ґрунтовно опрацьовувати всі необхідні документи та інформацію, яка має бути надана в складі тендерної пропозиції / пропозиції. Нехай впевнений рух до поставленої мети та відсутність сумнівів щодо успіху приводять учасників публічних закупівель до  перемог.

Ще більше цікавої інформації читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях:

• «Як втричі скоротити час на підготовку тендерної пропозиції / пропозиції?»
• «Як випадково не надати дві тендерні пропозиції на один тендер»
• «Подання пропозицій у спрощеній закупівлі»
• «Подання пропозицій у допороговій закупівлі»
• «Способи формування переможної ціни»
• «Захищаємо свої права у спрощеній закупівлі»

Додатково пропонуємо переглянути вебінар на тему: 8 вказівок для підготовки “ідеальної” тендерної пропозиції: прямуємо до перемоги