Уже за традицією пропонуємо до вашої уваги нашу рубрику «Лайфхаки для учасників публічних закупівель»! У минулій частині нашої рубрики «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 2» ми розглянули процес систематизації та аналізу документації з закупівель, а тепер розглянемо наступні лайфхаки, що наблизять нас до перемоги.
Лайфхак № 1. Складаємо перелік (реєстр)
Виділивши документацію до закупівлі та проєкт договору, маємо з вами безліч вимог, у яких, на жаль, легко загубитись.
По-перше, для систематизації нашого підготовчо-закупівельного процесу маємо скласти перелік (реєстр) усіх документів, що вимагають замовники, щоб у процесі підготовки нічого не загубити.
На нашому порталі ви можете завантажити зразок Реєстру підготовки документів учасника та використовувати його у своїй роботі. Для чого необхідний реєстр документів? У ньому ви зазначаєте, які документи вимагає замовник, і фіксуєте, який документ та на яку вимогу надаєте у складі пропозиції.
Сформуйте нескладний реєстр. Наприклад, замовник вимагає надати у складі пропозиції витяг або виписку з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Отже, у стовпці «Вимога замовника» зазначаємо «витяг або виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань». У свою чергу, у стовпці «Що я надаю у складі пропозиції» зазначаємо «виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань». І таким чином заповнюємо реєстр (Приклад 1).
Приклад 1
| № | Вимога замовника | Що я надаю у складі пропозиції / тендерної пропозиції |
| 1 | Витяг або виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань | Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань за 04.03.2021 |
| 2 | …. | …. |
Також реєстр документів допоможе вам перевіряти себе на кожному етапі, адже спочатку необхідно зробити та / або знайти необхідний документ, потім його роздрукувати, далі передати на підпис керівнику. Після чого маємо відсканувати кожен документ та завантажити його до електронної системи закупівель через особистий кабінет на вибраному вами майданчику.
Етапів немало, а тому загубити один із документів цілком можливо. Наприклад, з певної причини принтер не надрукував довідку, і ви передали документи на підпис керівнику, не перевіривши їх, або, навпаки, вам повернули документи з підписом керівника, але один із них відсутній (загубився під час передачі тощо). Це може призвести до відхилення вашої тендерної пропозиції замовником, оскільки головним правилом у публічних закупівлях є «пропозиція учасника = вимогам замовника», а тому ви маєте на кожному етапі перевіряти наявність усіх документів, які вимагає замовник.
По-друге, тендерну пропозицію на закупівлю потрібно готувати відповідно до вимог документації закупівлі та законодавства. Що це означає?
Відповідно до пункту 4 частини 1 статті 30 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) замовник відхиляє тендерну пропозицію в разі, якщо тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації.
Наприклад, у документації вам трапилась ось така вимога: «Товар постачається Учасником в узгоджені з Замовником терміни, в підтвердження учасник надає довідку у довільній формі про можливість поставки товару протягом 10 календарних днів з дати подання заявки Замовником».
Готуючи тендерну пропозицію, ви розумієте, що маєте надати довідку на фірмовому бланку, що підтвердить вказану вимогу.
Приклад такої довідки можливо знайти на Рис. 1.
Як бачите, існує закономірність у якій вимога тендерної документації повністю відповідає наданому підтвердженню у складі пропозиції.
Також рекомендуємо довідки в довільній формі надавати «дослівно», тобто не перефразовувати, бо, на жаль, це може стати приводом для відхилення вашої пропозиції замовником.
Лайфхак № 2. Підписуємо документи зручно
Для того щоб взяти участь у закупівлі, ви вже зрозуміли, що в будь-якому разі муситимете готувати документи. А отже, виникає питання, як швидко та зручно їх підписувати?
Учасник може підписати документи декількома способами:
- роздрукувати всі довідки, листи і т. д., підписати вручну та проставити печатку (у разі використання), а потім відсканувати;
- накласти підпис та печатку (у разі використання) як зображення на документи у форматі word та перевести їх у формат pdf (Рис. 2);
- подати електронні документи, а саме на кожен накласти КЕП/УЕП.
Для того щоб розібратись у понятті «електронний документ» та дізнатись позицію органу оскарження щодо підписання документів, радимо ознайомитись зі статтею «Документи ТП підписуються КЕП чи власноручним підписом уповноваженої особи?».
Зверніть увагу! Документи тендерної пропозиції підписуємо чітко відповідно до того, як це прописано в тендерній документації замовника!
Ба більше, підписати документи вам допоможе портал RADNUK.COM.UA. Заходимо в «Інструменти»:
Можете вибрати підписати документи за допомогою сервісу ДІЯ чи ЦЗО.
Лайфхак № 3. Завчасно отримайте КЕП/УЕП
Згідно з частиною 3 статті 12 Закону під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV та «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.
Акцент: без наявності у вас електронного підпису ви не матимете змоги взяти участь у закупівлі.
Для оформлення підпису можете вибрати АЦСК зі списку надавачів електронних довірчих послуг https://czo.gov.ua/ca-registry.
Підпис можна оформити в будь-якому з них, умови оформлення підпису можуть бути різними.
Оформлення може тривати декілька днів, перелік документів для оформлення підпису шукайте на сайті того АЦСК, до якого вирішили звернутись.
Також рекомендовано мати декількох підписантів і на кожного з них завчасно оформлювати відповідний підпис.
Про те, яким має бути підпис учасника — КЕП чи УЕП, можете дізнатись у статті «КЕП або УЕП: як правильно? Позиція Держаудислужби».
google 