Лист Мінекономіки щодо застосування електронних каталогів

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
(Мінекономіки)

вих. № 3304-04/49219-06 від 08.10.2021

Органи державної влади,
органи місцевого самоврядування,
установи, організації, підприємства та
інші суб’єкти сфери публічних
закупівель

Щодо застосування електронних каталогів

Міністерство економіки України на численні звернення суб’єктів сфери публічних закупівель щодо застосування електронних каталогів повідомляє.

Закон України “Про публічні закупівлі” (далі – Закон) визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад.

Щодо електронних каталогів

Відповідно до пункту 8 частини першої статті 1 Закону електронний каталог – систематизована база актуальних пропозицій, що формується та супроводжується централізованою закупівельною організацією в електронній системі закупівель та використовується замовником з метою відбору постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини першої статті 3 Закону. Частиною третьою статті 3 Закону визначено, що у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів.

Згідно з пунктом 7 частини сьомої статті 3 Закону придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини першої статті 3 Закону, здійснюється без застосування порядку проведення спрощених закупівель, встановленого Законом, зокрема, у разі якщо закупівля товарів здійснюється з використанням електронного каталогу.

Отже, у разі, якщо вартість предмета закупівлі товару є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1-3 частини першої статті 3 Закону, та такий предмет наявний у електронному каталозі, замовник може здійснювати таку закупівлю з використанням електронного каталогу.

Відповідно до частини п`ятнадцятої статті 11 Закону у разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України.

Отже, виходячи із зазначеного, закупівлі замовником через електронний каталог є альтернативою порядку проведення спрощених закупівель та доступні лише для придбання товарів. Здійснення закупівель послуг і робіт через електронний каталог Законом не передбачено.

Разом з тим електронний каталог є інструментом для здійснення публічних закупівель у зручний та швидкий спосіб для замовників. Так, від початку функціонування та станом на 09.09.2021 електронний каталог налічує 7 465 товарів, а кількість учасників, що пропонують товари в електронному каталозі, складає 695. При цьому перелік категорій та профілів товарів в електронному каталозі постійно доповнюється.

Закупівля через електронний каталог здійснюється у короткі строки. Оцінка пропозицій постачальників та визначення переможця відбору проводиться

автоматично електронною системою закупівель, що забезпечує дотримання принципів здійснення публічних закупівель.

Користування електронним каталогом для замовників є безоплатним. Плата за доступ до електронного каталогу та користування електронними сервісами справляється з переможця відбору, з яким замовник уклав договір про закупівлю у розмірі від 1 до 3 відсотків суми договору про закупівлю в залежності від вартості закупівлі.

Докладно про використання електронного каталогу в електронній системі закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель за посиланням https://prozorro.gov.ua/ProzorroMarket

Щодо Порядку формування та використання електронного каталогу

Порядок формування та використання електронного каталогу (далі – Порядок) затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822.

Порядок визначає структуру, механізм формування, використання електронного каталогу в електронній системі закупівель, у тому числі питання адміністрування, надання доступу та правил здійснення закупівель через електронний каталог.

Адміністратором електронного каталогу (далі – адміністратор) є централізована закупівельна організація, що забезпечує формування та супроводження електронного каталогу в електронній системі закупівель на підставі укладеного договору з адміністратором електронної системи закупівель. Адміністраторів може бути декілька.

Серед основних завдань та функцій адміністраторів є:

  • створення категорій та профілів товару;
  • організація та проведення відбору учасників до електронного каталогу;
  • формування,      ведення      та      оприлюднення      переліку      кваліфікованих постачальників.

Крім того, адміністратор здійснює розгляд звернень замовників щодо порушення постачальником строків оформлення замовлення та/або відмови від підписання договору про закупівлю на умовах, що зазначені в його пропозиції. Замовник може подати звернення з інформацією про такі порушення через електронну систему закупівель до адміністратора, який в свою чергу має розглянути звернення протягом 10 робочих днів з дня його отримання.

Наразі відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 25.09.2019 № 846-р “Про визначення державної установи “Професійні закупівлі” централізованою закупівельною організацією” державна установа “Професійні закупівлі” та відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 11.11.2020

№ 1405-р “Про визначення державного підприємства “Медичні закупівлі України” централізованою закупівельною організацією” державне підприємство “Медичні закупівлі України” визначені централізованими закупівельними організаціями та згідно з договорами про надання доступу до формування та наповнення електронного каталогу, укладеними з адміністратором, здійснюють адміністрування електронного каталогу.

Отже, з питань формування та супроводження електронного каталогу в електронній системі закупівель необхідно звертатися до державної установи “Професійні закупівлі” та державного підприємства “Медичні закупівлі України” відповідно.

Згідно пунктом 21 частини першої статті 1 Закону адміністратор електронної системи закупівель – юридична особа, визначена Уповноваженим органом відповідальною за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель. Відповідно до наказу Мінекономрозвитку від 07.04.2020 № 648 відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу є державне підприємство “ПРОЗОРРО”.

Отже, з питань технічної реалізації в електронній системі закупівель електронного каталогу необхідно звертатися до державного підприємства “ПРОЗОРРО” як до адміністратора електронної системи закупівель.

Доступ до електронного каталогу, зокрема для постачальника та замовника, надається операторами авторизованих електронних майданчиків, які мають відповідний рівень акредитації.

Отже, з питань клієнтської підтримки, пов’язаної з роботою електронного каталогу в електронній системі закупівель, необхідно звертатися до оператора авторизованого електронного майданчика.

Крім цього, відповідно до пункту 12 розділу “Загальні питання” Порядку, адміністратор, постачальник, замовник несуть відповідальність за свої дії, які вчиняються ним в електронному каталозі, та дії осіб, які вчиняються від його імені з використанням його даних персональної ідентифікації, а також за зміст інформації, яка оприлюднюється в електронному каталозі.

Щодо правил здійснення закупівель через електронний каталог

Правилами здійснення закупівель через електронний каталог, визначеними пунктами 53-68 Порядку, передбачено два способи закупівель для замовників:

  1. відбір    постачальника    шляхом         формування             замовлення в електронному каталозі з дотриманням принципів здійснення закупівель, визначених статтею 5 Закону, – для закупівель товарів, вартість яких не перевищує 50 тис. гривень;
  2. відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників – для здійснення закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. гривень та є меншою, ніж 200 тис. гривень, для замовників, визначених пунктами 1-3 частини першої статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн. гривень для замовників, визначених пунктом 4 частини першої статті 2 Закону.

Отже, виходячи із зазначених вище положень Порядку, закупівля через електронний каталог може здійснюватися у два способи, а саме: прямою закупівлею

або через запит ціни пропозицій.

Водночас у разі, якщо у каталозі наявна лише частина окремих номенклатурних позицій предмета закупівлі, визначеного замовником з дотриманням вимог Закону та Порядку про визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства від 15.04.2020

№ 708, вартість якого в цілому дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини першої статті 3 Закону, такий товар може придбаватись без застосування порядку проведення спрощених закупівель, у разі якщо закупівля такого товару здійснюється з використанням електронного каталогу. Інша частина окремих номенклатурних позицій предмета закупівлі, вартість якого в цілому дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини першої статті 3 Закону, яка не представлена у каталозі, має закуповуватись із дотриманням вимог Закону в порядку проведення спрощених закупівель, незалежно від її залишкової очікуваної вартості.

При цьому запит ціни пропозицій формується у разі, коли у профілі товару розміщено дві або більше пропозиції товару від постачальників.

Відповідно до пункту 2 Порядку, профіль товару – це сукупність характеристик товару в межах визначеної адміністратором категорії товару, яким може відповідати один або кілька товарів, а категорія товару – сукупність профілів товару, що формується адміністратором в електронному каталозі за показниками третьої – восьмої цифр у межах одного розділу основного словника національного класифікатора України ДК 021:2015 “Єдиний закупівельний словник”, затвердженого в установленому порядку. Пропозиції товару від постачальників розміщуються у профілі товару.

Додатково інформуємо, що алгоритм закупівлі через запит ціни пропозицій в електронному каталозі, приклади застосування електронного каталогу, питання, які виникають у користувачів інформаційного ресурсу Уповноваженого органу та відповіді на них містяться у додатках 1, 2 і 3.

Одночасно зазначаємо, що листи Міністерства не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Заступник директора департаменту
сфери публічних закупівель –
начальник відділу політики
публічних закупівель
Міністерства економіки України

Анна ЮЛДАШОВА

Додаток 1

Алгоритм здійснення запиту ціни пропозицій в електронному каталозі

ЕтапОпис дій 
Планування Замовник має внести в річний план закупівлю у відповідності до пункту 5 частини 2 статті 4 Закону. Форма плану не передбачає окремого поля щодо зазначення інформації про використання каталогу, тому замовники обирають тип “Закупівля без використання електронної системи” та можуть зазначити у примітках плану, що це є застосування електронного каталогу.
Подання ЗЦПЗамовник створює ЗЦП на профіль товару і подає через ЕСЗ, заповнюючи електронні форми з окремими полями, де зазначає інформацію про найменування товару та його кількість, строк, місце, спосіб поставки, умови оплати та кінцевий строк подання ціни пропозицій (не менше ніж два робочих дні з дня отримання постачальником повідомлення про запит ціни пропозицій. 
Дії ЕСЗ та постачальникаЗамовник очікує, допоки ЕСЗ та постачальник здійснять свої дії: ЕСЗ надішле повідомлення про ЗЦП до постачальника; постачальник подасть ціну пропозиції; ЕСЗ прийме подані вчасно пропозиції постачальників; проведе автоматично оцінку пропозицій постачальників та визначить найбільш економічно вигідну пропозицію; визначить переможця відбору та у цей день надішле замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження. Переможець відбору протягом двох робочих днів з дня отримання такого повідомлення має підтвердити через ЕСЗ замовлення замовника. Якщо ж переможець не повідомить за ці дні замовника, то ЕСЗ визначає переможцем відбору постачальника, ціна пропозиції якого є наступною економічно вигідною.
Відміна ЗЦПМоже бути. До укладення договору про закупівлю замовник може відмінити ЗЦП. Інформація про відміну ЗЦП оприлюднюється замовником протягом одного робочого дня з дня прийняття такого рішення. Рішення приймається замовником самостійно. 
Укладення договору про закупівлюДоговір про закупівлю з переможцем відбору укладається замовником поза ЕСЗ у строк не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю. Договір про закупівлю між замовником та переможцем відбору має укладатися у повній відповідності до умов, визначених у ЗЦП, та вимог законодавства, зокрема Цивільного та Господарського кодексів України.
Оприлюднення звіту про договір про закупівлюЗа результатами ЗЦП замовник протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель у відповідності до пункту 13 частини першої статті 10 Закону. Звіт формується автоматично.

Додаток 2

Приклади застосування електронних каталогів

Приклад 1Якщо у замовника, визначеного пунктами 1, 2 і 3 частини першої статті 2 Закону, передбачена закупівля за переліком товарів у межах одного коду (за ДК 021:2015 “Єдиний закупівельний словник”) на суму 190 тис. гривень. При цьому один товар – на суму 10 тис. гривень, другий товар – на суму 15 тис. гривень, третій товар – на суму 5 тис. гривень, четвертий товар – на суму 30 тис. гривень і п’ятий товар – на суму 130 тис. гривень, то у такому разі перші чотири позиції замовник має закупити прямою закупівлею, а останню (п’яту)  позицію – через запит ціни пропозицій.   Поряд з цим, якщо замовник обирає товари в одного постачальника, то він укладає один договір на всі  товари, закупівля яких була прямою в одного постачальника, а за запитом ціни пропозицій – інший договір. Отже, договорів буде стільки, скільки буде постачальників.
Приклад 2У випадку закупівлі замовником, визначеним пунктами 1, 2 і 3 частини першої статті 2 Закону, переліку товарів в межах одного коду  (за ДК 021:2015 “Єдиний закупівельний словник”) на суму 190 тис. гривень, з яких один товар – на суму 10 тис. гривень, другий товар – на суму 15 тис. гривень, третій товар – на суму 5 тис. гривень, четвертий товар – на суму 30 тис. гривень і п’ятий товар – на суму 130 тис. гривень. При цьому якщо товар на суму 10 тис. гривень відсутній в електронному каталозі, такий товар має закуповуватися за спрощеною закупівлею, зважаючи, що ця сума є залишковою за спрощеною закупівлею, оскільки згідно з пунктом 7 частини сьомої статті 3 Закону без застосування порядку проведення спрощених закупівель, здійснюється закупівля товарів саме з використанням електронного каталогу.

Додаток 3

Деякі питання та відповіді щодо застосування електронного каталогу

Чи можна укласти прямий договір з постачальником та оприлюднити звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, у разі якщо закупівля шляхом запиту ціни постачальників двічі не відбулася?

Виходячи з норм Закону, у разі якщо вартість предмета закупівлі товару дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини першої статті 3 Закону, то для замовника передбачено два способи закупівель: або шляхом застосування спрощених закупівель, або шляхом застосування електронного каталогу.

Своєю чергою, правилами здійснення закупівель через електронний каталог, визначеними Порядком формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок), передбачено, зокрема, що відбір постачальника шляхом запиту ціни пропозицій постачальників здійснюється для  закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 50 тис. гривень та є меншою, ніж 200 тис. гривень, для замовників, визначених пунктами 1-3  частини першої статті 2 Закону, та меншою, ніж 1 млн. гривень для замовників, визначених пунктом 4 частини першої статті 2 Закону.

При цьому ані Закон, ані Порядок не містять обмежень щодо кількості проведення повторних відборів постачальника шляхом запиту ціни пропозицій у разі, якщо такий запит було відмінено/двічі відмінено замовником, зокрема через відсутність пропозицій постачальників. У такому разі рішення про доцільність повторного застосування запиту ціни пропозицій приймається замовником самостійно.

Натомість з огляду на те, що застосування електронного каталогу є альтернативою спрощеним закупівлям та оскільки спроби застосувати запит ціни пропозицій можуть бути невдалими через їх відміну, то замовник може застосовувати спрощені закупівлі. І лише в разі, якщо було двічі відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників та за умови, що предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не відрізнялися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю, замовник має право здійснити закупівлю без застосування порядку проведення спрощених закупівель, встановленого Законом, на підставі пункту 1 частини сьомої статті 3 Закону.

Чи застосовуються вимоги статті 41 Закону, у тому числі щодо внесення змін до договорів про закупівлю, укладених з переможцем відбору шляхом запиту ціни пропозицій? Чи потрібно оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу?

Пунктом 6 частини першої статті 1 Закону установлено, що договір про закупівлю – господарський договір, який укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.

Водночас згідно з частиною третьою статті 41 Закону забороняється укладення договорів про закупівлю, що передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, крім випадків, передбачених Законом.

Згідно з абзацом третім пункту 2 Порядку договір про закупівлю, укладений з використанням електронного каталогу – це договір, укладений замовником з переможцем відбору, та/або документ, що підтверджує придбання замовником товару у переможця відбору відповідно до Порядку.

Крім цього, пунктом 68 Порядку установлено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Отже, ураховуючи зазначене, договір про закупівлю, укладений з використанням електронного каталогу, який передбачає оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не є договором про закупівлю у розумінні Закону. Правовідносини, що не передбачають укладення договору про закупівлю, не є предметом регулювання цього Закону. Тому вимоги статті 41 Закону та пунктів 11 і 12 частини першої статті 10 Закону щодо оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону, а також оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю у зв’язку із закінченням строку дії договору про закупівлю або його виконання сторонами, або його розірвання на такий договір не розповсюджуються.

Договірні відносини, що виникають при укладенні та виконанні договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, мають регулюватися, зокрема, пунктом 66 Порядку, яким передбачено, що умови такого договору не повинні відрізнятися від умов, визначених у замовленні/запиті ціни пропозицій в електронному каталозі, статтею 638 Цивільного кодексу України та пунктами 2 і 3 статті 180 Господарського кодексу України. Докладніше про це на сторінці 2 в  листі від 24.11.2020 № 3304-04/69987-06 “Щодо укладення, виконання, змін та розірвання договору про закупівлю”, розміщеному на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу за посиланням: https://www.me.gov.ua/InfoRez/DocumentsList?id=f2e30594-ba6c-420f-9c24-2a852415a884&tag=InforezKnowledgeDb&lang=uk-UA&fNum=3304-04%2F69987-06  

Чи може замовник в закупівлі шляхом запиту ціни пропозицій вказувати конкретну торговельну марку або виробника за аналогією зі спрощеними закупівлями?

Закон застосовується до замовників, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує вартісні межі, встановлені статтею 3 Закону.

При цьому вимога абзацу другого частини четвертої статті 14 Закону про те, що предмет закупівлі може містити посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, та при цьому замовник має вказати, які аналоги та/або еквіваленти приймаються у пропозиціях учасників стосується саме оголошення про проведення спрощеної закупівлі.

Закупівля через електронний каталог здійснюється за правилами, встановленими Порядком. Так, Порядок передбачає, що при формуванні запиту ціни пропозицій замовник в окремих полях електронних форм має зазначати, зокрема, інформацію про найменування товару. При цьому обмежень щодо посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, а також необхідність вказувати аналоги та/або еквіваленти у разі таких посилань, Порядок не містить. Однак замовникам слід ураховувати, що публічні закупівлі, у тому числі закупівлі через електронний каталог, мають здійснюватися з дотриманням принципів, визначених статтею 5 Закону, зокрема таких, як добросовісна конкуренція серед учасників, максимальна економія та ефективність, відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель, недискримінація учасників, запобігання корупційним діям і зловживанням.

Чи потрібно обґрунтовувати протоколом використання електронного каталогу?

Складання протоколу щодо рішення замовника про застосування електронного каталогу  є доцільним з огляду на зазначене.

Вибір способу закупівель – це рішення замовника. Будь-яке рішення замовника передбачає оформлення протоколу.

В інтересах замовника відповідальними за організацію і проведення закупівель є уповноважена особа або відповідальна особа. Протокол про застосування електронного каталогу може складатися відповідальною/уповноваженою особою в довільній формі та не потребує оприлюднення.

Взагалі протокол може виступати, наприклад, як опорний документ, який фіксує результат ухвалених рішень та підстав їх прийняття, а також впливає на хід і подальші кроки в процесі здійснення закупівель.

Як відомо, закупівлі через електронний каталог мають відображатися в річному плані закупівель. Водночас прийняття та ухвалення рішення щодо здійснення закупівель через електронний каталог здійснюється до внесення таких закупівель до річного плану (або змін до нього).