Завершується 2021 рік, і в закупівельній сфері завершують свою роботу тендерні комітети (далі — ТК). Такий звичний інструмент у діяльності замовника відходить у минуле, а йому на заміну приходять уповноважені особи (далі — УО).
Перехідний період від ТК до УО тривав більше півтора року, і деякі замовники вже давно передали свої процедури закупівлі в руки УО, але дехто забарився, тому має потурбуватися про це до кінця 2021 року, адже з 2022 року, згідно з Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), публічні закупівлі проводити можуть тільки УО. Розглянемо, яким чином замовникам передати роботу ТК для її виконання УО, зокрема якщо закупівельні процеси ще не завершені.
Хто має організувати завершення діяльності ТК?
Відповідно до прикінцевих та перехідних положень Закону ТК відповідає за проведення процедур закупівель та, зокрема, планує закупівлі, складає та затверджує річний план закупівель, здійснює вибір процедури закупівлі, проводить процедури закупівель, забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом, забезпечує оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до цього Закону, здійснює інші дії, передбачені цим Законом.
Керівництво роботою комітету здійснює його голова, який призначається замовником. Він несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій. Голова комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря із числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету. Таким чином, голова тендерного комітету повинен організувати роботу тендерного комітету для завершення його діяльності. Далі сформуємо покроковий алгоритм.
Крок 1. Передати документи на відповідальне зберігання щодо завершених процедур закупівель
Для більшості документів ТК строк зберігання становить три роки. З повним переліком документів та їх строком зберігання можете ознайомитися в статті «Строк зберігання документів з публічних закупівель». Керівник організації замовника повинен дати розпорядження структурному підрозділу чи особі, що відповідає за документообіг, прийняти документи по завершених закупівлях ТК для подальшого зберігання.
Замовники можуть скористатися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила).
Зазначені Правила передбачають здійснення організації роботи зі службовими документами, що полягає в організації здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності установи.
Організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, — секретаря, діловода (далі — служба діловодства). Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи.
Керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники. Більше — у статті «Порушення порядку ведення, зберігання, знищення документів з питань публічних закупівель».
Таким чином, залежно від організації здійснення документообігу в організації замовника її керівник дає розпорядження, кому передати справи з документами по завершених процедурах закупівель для їх зберігання.
Крок 2. Передати документи по процедурах, що тривають, уповноваженим особам
Якщо в організації замовника працює декілька уповноважених осіб, то керівник повинен визначити, які саме закупівлі та яка із уповноважених осіб завершуватиме.
Нагадаємо, відповідно до частини 3 статті 11 Закону замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель. Рішення щодо передання повноважень завершувати процедуру закупівлі повинно бути оформлено розпорядчим рішенням керівника з вказівкою про передання документів конкретної закупівлі конкретній УО. Перелік процедур закупівель, що передаються, може бути визначено в додатку до рішення керівника. Можете для цього використовувати приклад наказу про ліквідацію ТК.
Якщо в організації замовника здійснено розподіл закупівель за напрямом, то в рішенні керівника може бути вказівка про передання документів за напрямом діяльності УО. Наприклад, «передати документи ТК щодо процедур закупівель товарів УО…».
Законодавство не містить окремих вимог щодо передання документів іншому працівнику, але можемо зазначити загальні правила, що допоможуть уникнути проблем при подальшій роботі УО.
Зазвичай процес прийняття-передання справ складається з таких етапів:
- видання наказу про прийняття-передання справ (ці вимоги можуть бути в наказі про ліквідацію ТК, приклад за гіперпосиланням);
- перевірка документації у справах, що передаються, особою, що приймає;
- складання актів про прийняття-передання справ.
Альтернативний варіант для голови ТК
Відповідно до Примірного положення про роботу тендерного комітету, затвердженого наказом Мінекономіки 07.12.2020 № 2546, секретар комітету забезпечує, зокрема:
- ведення та оформлення протоколів засідань комітету;
- зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;
- дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документами;
- розміщення інформації про публічні закупівлі на вебпорталі Уповноваженого органу з питань закупівель через авторизовані електронні майданчики;
- виконання інших повноважень відповідно до законодавства.
Таким чином, голова ТК може дати доручення секретарю підготувати передання документів по процедурах закупівель, що тривають. Якщо під час роботи ТК окремі його члени займалися формуванням документів по конкретних процедурах закупівель, то доречніше буде доручити підготовку справ по відповідних процедурах саме їм. Секретар ТК може здійснювати узагальнення інформації щодо документів, що передаються.
Порада. Передання документів по процедурах закупівель, що тривають, має бути організовано таким чином, щоб не порушилися строки оприлюднення необхідної інформації в цих процедурах закупівель, тому краще передавати документи в період, коли строки достатні для того, щоб УО могла увійти в курс справ відповідної процедури закупівлі. При цьому всі такі процедури закупівель бажано передати УО до 01.01.2022.
УО, приймаючи відповідні процедури закупівель, повинна перевірити наявність усіх необхідних документів, зокрема тих, що формувалися ТК поза межами електронної системи закупівель. До таких документів можемо віднести такі рішення ТК:
- про затвердження річного плану закупівель;
- про внесення змін до річного плану закупівель;
- про початок процедури закупівлі та затвердження тендерної документації;
- про надання відповіді на вимоги / запити на роз’яснення учасників в періоді подання тендерних пропозицій;
- про розгляд тендерних пропозицій;
- про надання 24 годин на виправлення невідповідностей у тендерних пропозиціях учасника;
- про відхилення тендерних пропозицій;
- про визначення переможця процедури закупівлі;
- про розгляд скарг учасників процедури закупівлі та підготовку пояснення органу оскарження;
- тощо.
Документи, оприлюднені ТК в електронній системі закупівель, містять КЕП особи, що здійснювала оприлюднення, і, з огляду на організаційні умови роботи ТК, відповідальність за ці документи покладатиметься на членів ТК, що прийняли рішення, та особу, що наклала КЕП.
Саме тому вкрай важливо, щоб у розпорядчому рішенні керівника організації замовника містилися чіткі вимоги про строки передання документів та повноважень від ТК до УО та умови їх прийняття УО. Зокрема, УО після перевірки переданих їй ТК документів підписує акт про прийняття-передання і з відповідної дати, що має бути вказана у рішенні керівника і може бути прив’язана до дати підписання акта, приймає на себе відповідальність за подальші дії під час проведення відповідної процедури закупівлі. З цієї ж дати має бути налагоджена робота в електронному кабінеті замовника.
Крок 3. Впорядкувати доступ до електронного кабінету від ТК до УО
На цьому етапі варто визначити, хто з УО буде адміністратором електронного кабінету, а хто просто користувачем, видалити доступ до електронного кабінету членам ТК, що більше не займатимуться процедурами закупівель, та відкрити доступ новим УО.
Важливо, щоб по процедурах закупівель, що тривають, членом ТК, що здійснював їх оприлюднення, було передано доступ до них в електронному кабінеті УО, що їх завершуватиме. Зазначені дії замовнику варто узгоджувати з електронним майданчиком, на якому відкрито електронний кабінет, адже всі вони мають свою специфіку дій.
Крім того, і ТК, і УО слід урахувати нюанси щодо окремих дій у процедурах закупівель. Наприклад, якщо ТК формував та оприлюднював річний план закупівель на 2022 рік, то документи щодо його формування і доступ до рядків річного плану закупівель в електронному кабінеті закупівель мають бути передані / відкриті УО.
ТК слід підготувати інформацію щодо чинних договорів про закупівлю, укладених за результатами проведених ним процедур закупівель. Якщо такі договори мають строк дії до 31.12.2021 і далі, то звіт про виконання договору за ними оприлюднюватиме УО.
Підсумовуючи усе вищезазначене, слід зауважити, що з моменту передання ТК документів щодо триваючих закупівель УО відповідальність за їх зберігання та подальші дії з закупівлею перекладається на УО.
Тож УО варто проаналізувати правомірність дій в процедурах закупівель, що вона завершуватиме, і врахувати, що якщо відповідальність за порушення строків оприлюднення документа нестиме особа, що його оприлюднювала відповідно до своїх повноважень члена ТК, то за завершення закупівлі з дискримінаційними вимогами, необ’єктивним та неупередженим розглядом тендерних пропозицій та / або визначення переможця процедури закупівлі відповідальність нестиме, у тому числі, УО.
Висновок. УО слід прискіпливо перевірити документи, що передаються їй ТК, як на цілісність цих документів, так і на їх відповідність діям під час проведення закупівлі. Вона має усвідомлювати, що після завершення діяльності ТК та у разі перевірки цих процедур закупівель здійснення моніторингу чи будь-яких інших заходів контролюючих органів щодо цих закупівель саме УО забезпечуватиме взаємодію з органами, що здійснюють контроль у сфері публічних закупівель під час виконання ними своїх функцій відповідно до законодавства.
Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA:
google 