Останнім часом почастішали звернення від замовників з приводу необхідності формування протоколу розкриття, протоколу оцінки тендерних пропозицій. У зв’язку із цим спробуємо в даній статті розібратися, які протоколи не треба формувати тендерному комітетові або уповноваженій особі, оскільки за них таку інформацію система формує автоматично.
Нагадуємо, що відповідно до частини 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб). Згідно з частиною 4 статті 11 Закону, рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюють протоколом. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписують усі члени комітету, присутні на його засіданні, або всі уповноважені особи. Якщо член тендерного комітету або одна з уповноважених осіб відмовилися підписати протокол, то про це зазначають у протоколі з обґрунтуванням причин відмови.
Давайте розглянемо, які (згідно із Законом) документи система формує автоматично, а з якими виникають певні труднощі.
| № | Назва документа | Посилання на Закон | Проблеми |
| 1 | Повідомлення учасникові про отримання його пропозиції | Згідно з частиною 1 статті 25 Закону, електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учасникові про отримання його пропозиції (із зазначенням дати і часу) | — |
| 2 | Реєстр тендерних пропозицій | Згідно з частиною 1 статті 25 Закону, отримана тендерна пропозиція потрапляє автоматично до реєстру, форму якого встановлює Уповноважений орган | — |
| 3 | Протокол розкриття тендерних пропозицій | Згідно з частиною 3 статті 27 Закону, електронна система закупівель формує та оприлюднює автоматично в день розкриття пропозицій за формою, установленою Уповноваженим органом | — |
| 4 | Оцінка тендерних пропозицій | Згідно з частиною 1 статті 28 Закону, оцінку тендерних пропозицій електронна система закупівель проводить автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у тендерній документації, та застосовуючи електронний аукціон | Отже, протокол оцінки замовникові не потрібно формувати, оскільки оцінка проходить автоматично в системі |
| 5 | Інформація про відхилення тендерної пропозиції | Згідно з частиною 2 статті 30 Закону, інформацію про відхилення тендерної пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюють в електронній системі закупівель. Вона автоматично надходить учасникові/переможцеві, тендерну пропозицію якого відхилено через електронну систему закупівель | Отже, інформацію про відхилення замовникові не потрібно направляти учасникові/переможцеві, тендерну пропозицію якого відхилено. Система її надсилає автоматично |
| 6 | Повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися | Згідно з частиною 3 статті 31 Закону, повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття замовником відповідного рішення. Електронна система закупівель автоматично надсилає повідомлення всім учасникам | Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі подання для участі в них менше двох тендерних пропозицій, а в разі здійснення закупівлі за рамковими угодами з кількома учасниками — менше трьох пропозицій. У даному випадку система автоматично повідомить, що торги відмінено через подання для участі в торгах менше двох тендерних пропозицій. Замовник не матиме можливості розмістити повідомлення про відміну торгів. Рекомендуємо замовникові сформувати протокол засідання про відміну процедури закупівлі, в якому зазначити причини відміни торгів. Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі допущення до оцінки менше двох тендерних пропозицій, а в разі здійснення закупівлі за рамковими угодами з кількома учасниками — менше трьох пропозицій. Дану підставу для відміни торгів застосовують в разі проведення міжнародної процедури закупівлі, коли на виконання частини четвертої статті 10 Закону оголошення додатково публікують англійською мовою. Якщо замовник відхиляє тендерні пропозиції всіх учасників, то система блокується і не дає змоги відмінити тендер одразу ж після відхилення всіх учасників. Тендер буде автоматично переведено у статус «Торги відмінено» після того, як завершиться період оскарження рішення замовника [5 календарних днів для прекваліфікації в разі, якщо замовник провів процедуру відкритих торгів з публікацією оголошення англійською мовою (міжнародних торгів)]. У такому випадку рекомендуємо розміщувати повідомлення про відміну процедури закупівлі з останнім відхиленням тендерної пропозиції останнього учасника, оскільки автоматична відміна системою буде лише через 5 днів, якщо вартість закупівлі перевищує межі, установлені в частині четвертій статті 10 Закону. Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі відхилення всіх тендерних пропозицій згідно із цим Законом. Коли замовник відхиляє тендерні пропозиції всіх учасників, то система блокується і не дає змоги відмінити тендер одразу ж після відхилення всіх учасників. Тендер буде автоматично переведено в статус «Торги відмінено» після того, як завершиться період оскарження рішення замовника (10 календарних днів). Рекомендуємо розміщувати повідомлення про відміну процедури закупівлі з останнім відхиленням тендерної пропозиції учасника, оскільки автоматична відміна системою буде лише через 10 календарних днів |
| 7 | Повідомлення про намір укласти договір | Згідно з частиною 1 статті 32 Закону, рішення про намір укласти договір про закупівлю замовник приймає в день визначення переможця та протягом одного дня після прийняття такого рішення оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір і надсилає його переможцеві. Усім іншим учасникам електронна система закупівель автоматично надсилає повідомлення із зазначенням найменування та місцезнаходження переможця торгів | Незважаючи на те, що в Законі встановлено, що замовник оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, система автоматично сама сформує безпосередньо форму цього повідомлення, після того як замовник розмістить у системі рішення про намір укласти договір про закупівлю |
| 8 | Звіт про результати проведення процедури закупівлі | Згідно з частиною 2 статті 19 Закону, електронна система закупівель автоматично формує та оприлюднює протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю на веб-порталі Уповноваженого органу | — |
Якщо ви сформували такі протоколи або документи, які система формує автоматично, то це не вважатимуть за порушення. Коли ж і ви їх формуєте, і система додатково ще їх формує, то ви просто витрачаєте дорогоцінний час, якого і так не вистачає. Якщо час — найдорогоцінніша річ, то розтрата часу є найбільшим марнотратством.
google 