Договірна робота є невід’ємною та важливою частиною діяльності кожного замовника в Україні. Необхідно розуміти, що будь-який договір, який укладено в організації, а тим паче договір на закупівлю, — це результат комплексу заходів та злагоджених сукупних дій декількох структурних підрозділів, зокрема таких, як відділ закупівель, юридична служба, бухгалтерія, фінансового-економічний відділ, а також підрозділ внутрішнього замовника, в інтересах якого здійснюють цю закупівлю. А тому дуже важливо, щоб така робота була правильно організована та допомагала у функціонуванні закупівельного процесу загалом.
У цій публікації я не розділятиму закупівельні договори, укладені поза системою ProZorro (так звані «прямі договори»), та договори, укладені за результатам процедур на ProZorro, оскільки договірна робота — набагато ширше та комплексне явище. І Закон України «Про публічні закупівлі» тільки встановлює деякі особливості й додаткові вимоги до здійснення закупівель за публічні кошти.
Почнемо з того, що розберемося, що таке договірна робота та що вона в себе включає. Якщо розглядати договірну роботу як комплексне явище, то вивчати цей процес необхідно в контексті двох пов’язаних складових, що зображені на рис. 1.
Рис. 1
Попередня робота
Щоб такий складний процес, як договірна робота, працював без збоїв та перешкод, необхідна кропітка попередня робота щодо вивчення та встановлення правил.
Опис бізнес-процесу
В одному з попередніх номерів журналу «Радник в сфері державних закупівель» була опублікована стаття «Комплексно про процес планування закупівель» [№ 11 (86) за листопад 2018 року на стор. 31–35], де я розповів, що таке бізнес-процеси та чому вони важливі. Нагадаю, що бізнес-процес — це послідовність пов’язаних операцій або завдань, що потрібні для досягнення результату.
Договірна робота — це складний бізнес-процес, вона має початок, окремі операції та завершення. Цей процес необхідно налаштовувати та вводити в дію. Наприклад, використовуючи набуту цьогоріч практику роботи, ми змоделювали окремий процес договірної роботи в нашій організації — укладення договору, що ви маєте можливість побачити на рис. 2.
На деталізації причин саме такого моделювання я зупинюся нижче.
Розробка регламенту (положення) про договірну роботу
Як ми вже розібрали вище, договірна робота — складний і тривалий процес, який необхідно структурувати внутрішнім регламентом (положенням). У цьому положенні фіксують правила й порядок роботи з договорами в організації: як укладають договір в організації, хто його погоджує, в якій послідовності, як здійснюють контроль за його виконанням тощо.
Здебільшого розробляють цей регламент (положення) юристи. Крім цього, у мережі Інтернет та в профільній літературі є багато прикладів і типових форм, на базі яких можливо це зробити. Коли ми розробляли своє Положення про договірну роботу, то більше спиралися на теорію й не повністю розуміли цей процес на практиці, а тому за результатами моделювання цьогоріч готуємо зміни до чинного положення.
Стандартизовані форми договорів
Власна практика роботи в закупівлях свідчить, що більше 80 % закупівель відбуваються за стандартними умовами, які доволі просто оформити в стандартизовані форми договорів — договорів із заздалегідь визначеними умовами. На початку року наша юридична служба, беручи до уваги досвід, отриманий протягом минулих періодів, готує такі форми договорів для закупівлі. Стандартизованих форм договорів у нас переважно декілька, бо існують різні істотні умови (зокрема, оплата за фактом поставки, за попередньою оплатою тощо). Безумовно, стандартизована форма більше підходить для закупівель товарно-матеріальних цінностей, а при закупівлі послуг, де більше варіацій та притаманних послугам властивостей, застосовувати стандартизовану форму складніше. Але в будь-якому разі стандартизована форма дає можливість стандартизувати процес і скоротити витрати робочого часу на обробку договорів та їх перевірку.
Додам іще, що цьогоріч ми вирішили створити стандартизовані форми договорів на базі захищених форм у програмі Word, де для коригування вирішили залишити виключно тільки ті поля, що необхідні для заповнення. Якщо контрагент захоче вносити зміни до захищених розділів, то йому необхідно буде їх обґрунтувати перед співробітниками юридичної служби. При цьому треба розуміти, що стандартизованими формами договорів ми користуємося вже не перший рік, а тому встигли як накопичити й адаптувати певний досвід, так і приучити до них наших постачальників та казначейську службу.
Навчання персоналу
З тим, що людей потрібно навчати та розтлумачувати їм процес [а ми говоримо саме про процес, він має протікати відповідно до затвердженого регламенту (положення) про договірну роботу], мало хто не погодиться. Усі задіяні в цьому процесі люди повинні розуміти, що від них вимагають та що вони повинні робити. Якщо ви бажаєте налагодити будь-який процес у себе, то цьому питанню повинні приділити достатньо часу, адже вислів «важко в навчанні — легко в бою» можна використовувати і для роботи закупівельника.
Основна робота
Основна робота — це друга складова договірної роботи, яка характеризується вже активними діями.
Узгодження договору — це обов’язковий процес перевірки всіх договорів, доповнень і змін до договору внутрішніми зацікавленими сторонами. Узгодження можливо здійснювати запровадженням спеціального листа-узгодження, в якому визначені внутрішні зацікавлені сторони записують свої заперечення або коментарі та ставлять підпис-візу. Технічно підготовленіші організації використовують електронні інструменти організації договірної роботи, де просування та погодження договору автоматизовано та здійснюється за допомогою електронних підписів.
Іншим простим варіантом, який ми встановили в регламенті (положенні) про договірну роботу і використовуємо в себе, є проставляння на договорах звичайного штампу-погодження з підписами та інформацією зацікавлених сторін (див. рис. 3).
Уважний читач помітив, що я вже декілька разів використовував термін «зацікавлена сторона», саме час детальніше розібрати, що він означає.
Зацікавлені сторони
У сучасній бізнес-літературі термін «зацікавлена сторона» (іноді зацікавлені сторони називають учасниками або стейкхолдерами) означає окремих людей, групи людей або цілі організації, інтереси яких пов’язані з виконанням або результатами процесу або проекту. Зацікавлена сторона має свою роль та важелі впливу, на які необхідно зважати під час реалізації будь-якого процесу або проекту.
Якщо ми розбираємо договірну роботу, то завжди необхідно розуміти, хто є її зацікавленими сторонами і яку роль у цій роботі вони відіграють. Як приклад наведемо власну модель «зацікавленої сторони» та опишемо її функції. На рисунку 2 зображено, як протікає процес договірної роботи, тепер детальніше розглянемо ролі задіяних суб’єктів, розглядаючи їх з позиції зацікавлених сторін.
Реєстрація договору — внутрішня процедура, яку здійснюють для систематизації переліку укладених договорів та їх обліку в організації. Реєстрацію можливо здійснювати як за допомогою звичайного паперового журналу із записами, так і внесенням даних до центральної бази даних, як робимо це ми, беручи до уваги те, що відповідно до нашого регламенту (положення) про договірну роботу обов’язок щодо внутрішньої реєстрації покладено на відділ закупівель.
Під час реєстрації договору в базі даних ми переносимо всю інформацію, що була проставлена на штампі-погодженні зацікавленими особами, а тому дуже важливо правильно організувати цю роботу й слідкувати, щоб ці записи були своєчасно відтворені на штампі-погодженні. Це правило ми захищаємо правилом «договори без всіх узгоджувальних підписів — не реєструємо».
Реєстрація зобов’язання — окремий зовнішній процес реєстрації укладених договорів в казначейській службі, який регламентується Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (Порядок № 309). Тут необхідно зауважити, що казначейська служба жодним чином не наділена повноваженнями впливати на процес підготовки договорів, здійснювати їх юридичний аналіз та висувати вимоги щодо внесення змін до його змісту. На практиці закупівельники стикаються з вимогами, оформленими здебільшого з посиланням на абз. 9 п. 2.9 Порядку № 309: «…Недотримання вимог щодо оформлення поданих документів», коли під загрозою відмови в реєстрації зобов’язання казначейська служба вимагає внести до договору ті або інші зміни. Наприклад, нещодавно наша організація отримала попереджання про неналежне виконання бюджетного законодавства щодо взяття та/або реєстрації зобов’язань (див. нажче рис. 4)
Ми доводили, що вимоги, які висуває казначейська служба, фактично є юридичним аналізом і тлумаченням тексту договору, що не входить до їх повноважень, а не вимогами до «оформлення документів». Так, під «оформленням документів», згідно з національним стандартом України уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (чинний від 01.09.2003), слід розуміти: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів, тощо. Тобто «оформлення документів» — це правильність зазначення змісту та розташування необхідних реквізитів, а також заповнення відповідних бланків документів.
Дуже сподіваюся, що Державна казначейська служба України для правильного застосування законодавства надасть роз’яснення щодо правильного застосування такої підстави для відмови в реєстрації зобов’язань, як недотримання вимог щодо оформлення поданих документів, чим спростить роботу закупівельників.
Контроль за виконанням договору — це теж великий процес, який має бути впорядкований не тільки законодавством, а й регламентом (положенням) про договірну роботу, тим паче, що для впорядкування договірної роботи необхідно розуміти, хто що робить та за що відповідає. Наприклад, повертаючись до нашого регламенту (положення) про договірну роботу, безпосередній контроль за виконанням договору у нас побудований з огляду на внутрішнього замовника — ініціатора закупівлі. Так, саме він проводить оцінку виконання контрагентом умов укладеного договору та приймає результати його виконання підписанням видаткової накладної (у разі приймання товарно-матеріальних цінностей) або візуванням акта здавання-приймання наданих послуг та поданням його на підпис керівникові організації.
Одразу застережу, що найчастіше ініціаторами закупівлі є співробітники відділу закупівель, які на підставі сформованих заявок та плану закупівель ініціюють початок проведення закупівлі.
Інші підрозділи, які ми раніше визначали як зацікавлені сторони, також беруть участь у контролі за виконанням договору.
Зберігання договору — завершальний етап договірної роботи, який визначає порядок зберігання договорів. З огляду на те, що після реєстрації бюджетного зобов’язання в казначейській службі договір залишається в бухгалтерії, яка в подальшому реєструватиме бюджетне фінансове зобов’язання відповідно до укладеного договору, обов’язок зберігання договору переважно покладено на бухгалтерів.
Таким чином, договірну роботу варто розглядати як складний процес, яким закупівельникам жодним чином не потрібно нехтувати. Дуже сподіваюсь, що ця стаття допоможе вам проаналізувати власну договірну роботу у вашій організації. А можливо, й заповнити прогалини в такому процесі.
google 