Товар здав. Товар прийняв. Як організувати процес?

Продовжуємо розглядати питання приймання-передачі закупленого товару. У попередній статті «Товар здав. Товар прийняв. Про що необхідно пам’ятати?», що вийшла друком у журналі «Радник в сфері державних закупівель», це питання ми розглянули в організаційній площині, на стадії внесення в проєкт договору відповідних положень та застережень про таке приймання. Питання організації самого процесу приймання залишилося поза увагою і саме є темою цієї статті.

Приймання товару як процес

Основна мета приймання товарів полягає у встановленні їх фактичної кількості, якості і комплектності, а також у визначенні відхилень та причин цього.

Будь-яка бюджетна організація може стикнутися із ситуацією, коли після отримання закупленого товару виявиться, що він з недоліками або не в такій кількості, як було передбачено в укладеному договорі. Наприклад, нещодавно ми зіткнулися із ситуацією, коли отримали від перевізника великий електрочайник (термопот), при перевірці якого ушкоджень не було виявлено, але пізніше, коли товар детальніше оглянули, було виявлено вм’ятини на корпусі, які, найпевніше, виникли під час перевезення. Претензій до постачальника / перевізника тоді не оформлювали, оскільки приймання вже провели та пошкодження взагалі не впливали на працездатність товару. Але ця ситуація змусила нас взятися за нове завдання: розробити алгоритми процесу прийняття товару за кількістю та якістю й донести їх до працівників, в обов’язки яких входить таке приймання.

Порядок приймання товару за кількістю

Головною метою приймання товару за кількістю є точне встановлення кількості та її відповідності товаросупроводжувальним документам. Приймання товарів полягає у зіставленні маси, кількості місць та одиниць фактично завезених товарів з даними супровідних документів і маркуванням. Перевірку кількості товарів ведуть в одиницях вимірювання, вказаних у супровідних документах.

Під час проведення приймання за першим способом («від товару до супровідного документа») спочатку почергово визначають наявність і фактичну кількість кожної з конкретних назв товарів, після чого інформацію про їх фактичну кількість порівнюють з даними накладних рахунків-фактур тощо. Якщо ці дані збігаються, то в супровідному документі роблять спеціальну позначку, якщо ні, то товари даної назви тимчасово відкладають і проводять приймання наступних позицій товарів. У кінці приймання з’ясовують остаточний результат (нестача чи надлишок).

При застосуванні другого способу приймання товарів («від супровідного документа до товару») процедура приймання відбувається згідно з послідовністю запису окремих позицій товарів у супровідному документі. Застосування того чи іншого способу залежить від ситуації та побажань працівників покупця, але схематично процес приймання за кількістю можливо представити так, як зображено на рис. 1.

Кількість товару, який постачають, установлюють у договорі, укладеному між суб’єктами господарювання: у відповідних одиницях виміру. Умова про кількість товару може бути погоджена в результаті встановлення в договорі порядку визначення цієї кількості (ст. 669 Цивільного Кодексу України — далі ЦКУ).

Статтею 670 ЦКУ встановлено правові наслідки порушення умов договору щодо кількості товару. Так, відповідно до неї, якщо:

• продавець передав покупцеві меншу кількість товару, ніж це встановлено договором купівлі-продажу, покупець має право вимагати передання кількості товару, якої не вистачає, або відмовитися від переданого товару та його оплати, а якщо він оплачений, то вимагати повернення сплаченої за нього грошової суми;
• продавець передав покупцеві більшу кількість товару, ніж це встановлено договором купівлі-продажу, покупець зобов’язаний повідомити про це продавцеві. Якщо в розумний строк після одержання такого повідомлення продавець не розпорядиться товаром, то покупець має право прийняти весь товар, якщо інше не встановлено договором;
• покупець прийняв більшу кількість товару, ніж це встановлено договором купівлі-продажу, він зобов’язаний оплатити додатково прийнятий товар за ціною, встановленою для товару, прийнятого відповідно до договору, якщо інша ціна не встановлена за домовленістю сторін.

Суттєвою умовою ефективного приймання є підготовка товарів до відправки ще продавцем, організація їх завантаження і якість оформлення супроводжувальної документації. Продавець зобов’язаний відвантажувати товари, максимально підготовлені до продажу, відсортовані й упаковані. Повертаючись до Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за кількістю, затвердженої Постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.1965 № П-6 (далі — Інструкція № П-6) з метою збереження товарів і створення умов для своєчасного та правильного їх приймання, продавець зобов’язаний забезпечити:

• суворе дотримання встановлених правил упаковки й затарювання продукції, маркування та опломбування окремих місць;
• точне визначення кількості відвантаженої продукції (ваги, кількості місць: ящиків, мішків, зв’язок, кип, пачок і т. п.);
• при відвантаженні продукції в упакованих або тарних місцях вкладення в кожне місце пакувального ярлика, що свідчить про найменування та кількість продукції, що знаходиться в даному місці;
• чітке і ясне оформлення відвантажувальних і розрахункових документів, відповідність зазначених у них даних про кількість продукції фактично відвантажуваній кількості, своєчасне відсилання цих документів одержувачеві в установленому порядку та ін.

У договорі сторони мають право самостійно визначити строки приймання товару покупцем, але в Інструкції П-6 вони встановлені такі:

• товар, що надійшов без тари, у відкритій тарі і в пошкодженій тарі, — у момент отримання від постачальника чи зі складу органу транспорту або в момент розтину опломбованих і розвантаження неопломбованих транспортних засобів і контейнерів, але не пізніше термінів, установлених для його розвантаження;
• товар, що надійшов у справній тарі: за вагою брутто і кількістю місць — у зазначені вище терміни; за вагою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці одночасно з розкриттям тари, але не пізніше 10 днів, а швидкопсувної продукції не пізніше 24 годин з моменту отримання товару — при доставці постачальником або при вивезенні його одержувачем зі складу постачальника і з моменту видачі вантажу транспортною організацією — у всіх інших випадках.

Кількість товару, що надійшов при прийманні, потрібно визначати в тих же одиницях виміру, які вказані в супровідних до такого товару документах.

Якщо під час приймання товару буде виявлена недостача, то одержувач зобов’язаний призупинити подальше приймання, забезпечити схоронність товару, а також вжити заходів для запобігання його змішування з іншою однорідною продукцією.

Про виявлену недостачу складають акт за підписами осіб, які виконували приймання продукції.

Одночасно з призупиненням приймання одержувач зобов’язаний викликати для участі в його продовженні і складанні двостороннього акта представника відправника (продавця). Якщо під час приймання товару за участю представника продавця буде виявлена його недостача порівняно з даними, зазначеними в супровідних документах, то результати приймання оформлюють актом. Такий акт повинен бути складений у день виявлення недостачі.

Порядок приймання (здачі) товару за якістю

Головна мета приймання товару за якістю полягає в зіставленні товару, що надійшов, та його комплектності, а також тари, упаковки, маркування з вимогами стандартів, технічних умов (далі — ТУ), договорів з даними супровідних документів постачальника. Приймання товарів за якістю повинно відбуватися з точним дотриманням вимог стандартів, ТУ, інших обов’язкових для сторін правил, а також за супровідними документами, які посвідчують якість і комплектність товарів (технічний паспорт, сертифікат, специфікації та ін.). Перевірка товарів за якістю може бути суцільною або вибірковою, а для визначення якості товарів можуть бути застосовані методи лабораторної або органолептичної оцінки. За органолептичними показниками (зовнішній вигляд, запах, консистенція, смак для харчових продуктів тощо) товари перевіряють попередньо — у місці отримання, а на складі покупця проводять остаточне приймання. Схематично процес приймання за якістю можливо представити так, як зображено на рис. 2.

Одночасно з перевіркою якості товарів перевіряють зміст і правильність їх маркування [за даними маркування визначають виробника, найменування, сорт товару, дату виготовлення та інші дані, передбачені стандартами або ТУ; маркування повинне бути нанесене або безпосередньо на товар (виріб) або на прикріплений до нього ярлик].

Перевірка тари й упаковки передбачає визначення відповідності її вимогам стандартів або ТУ та здатності забезпечувати збереження кількості та якості товарів під час перевезення (у договорі поставки можуть бути вказані номери стандартів і ТУ на тару та/або упаковку, в яких повинен надходити товар).

Бюджетна організація може розробити власні регламенти й вимоги до перевірки якості закупленого товару, однак при цьому варто брати до уваги й норми чинного законодавства. Так, відповідно до ст. 673 ЦКУ продавець повинен передати покупцеві товар, якість якого відповідає умовам договору, укладеного між ними.

При відсутності в договорі умов щодо якості товару продавець зобов’язаний передати покупцеві товар, придатний для мети, з якою товар такого роду звичайно використовують.

При продажу товару за зразками і (або) за описом продавець повинен передати покупцеві товар, який відповідає зразкові та (або) описові.

Якщо законом встановлено вимоги щодо якості товару, то продавець зобов’язаний передати покупцеві товар, який відповідає цим вимогам.

Статтею 678 ЦКУ встановлено правові наслідки передання товару неналежної якості. Так, відповідно до неї покупець, якому передано товар неналежної якості, має право, незалежно від можливості використання товару за призначенням, вимагати від продавця за своїм вибором:

• пропорційне зменшення ціни;
• безоплатне усунення недоліків товару в розумний строк;
• відшкодування витрат на усунення недоліків товару.

У разі ж істотного порушення вимог щодо якості товару (виявлення непереборних недоліків, недоліків, усунення яких пов’язане з непропорційними витратами або затратами часу, недоліків, які виявилися неодноразово чи з’явилися знову після їх усунення) покупець має право за своїм вибором:

• відмовитися від договору і вимагати повернення сплаченої за товар грошової суми;
• вимагати заміни товару.

Як попередньо було зазначено, процедуру приймання товару за якістю детально розписано в Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за якістю, затвердженій Постановою Держарбітражу СРСР від 25.04.1966 № П-7 (далі — Інструкція № П-7). Так, для збереження якості продукції, що поставляють, створення умов для своєчасного та правильного приймання її за якістю продавець зобов’язаний забезпечити:

• суворе дотримання встановлених правил упаковки та затарювання продукції, маркування та опломбування окремих місць;
• відвантаження (здачу) продукції, яка відповідає за якістю і комплектності вимогам, установленим стандартами, технічними умовами, кресленнями, рецептурами, зразками (еталонами);
• чітке і правильне оформлення документів, що засвідчують якість та комплектність продукції, що поставляють (технічний паспорт, сертифікат, посвідчення про якість і т. п.), відвантажувальних і розрахункових документів, відповідність зазначених у них даних про якість і комплектність продукції фактичним її якості й комплектності;
• своєчасне відсилання документів, що засвідчують якість та комплектність продукції, одержувачеві. Ці документи висилають разом з продукцією, якщо інше не передбачене законодавством або умовою договору та ін.

Сторони в договорі можуть узгодити власні строки здійснення процедури приймання закупленого товару. При цьому згадана Інструкція П-7 передбачає такі строки:

• при міжміських поставках — не пізніше 20 днів, а швидкопсувної продукції — не пізніше 24 годин після видачі продукції транспортною організацією (надходження її на склад одержувача при доставці продукції постачальником або при вивезенні продукції одержувачем);
• при постачанні в межах одного міста — не пізніше 10 днів, швидкопсувної продукції — 24 години після надходження продукції на склад одержувача.

При виявленні невідповідності якості, комплектності, маркування продукції, що надійшла, тари або упаковки вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам (еталонам), договору або даним, зазначеним у маркуванні і супровідних документах, що засвідчують якість продукції, одержувач призупиняє подальше приймання продукції і складає акт, в якому вказує кількість оглянутої продукції і характер виявлених при прийманні дефектів.

Одержувач зобов’язаний забезпечити зберігання продукції неналежної якості або некомплектної продукції в умовах, що запобігають погіршенню її якості і змішуванню з іншою однорідною продукцією.

Як оформлювати розбіжності в кількості (комплектності) або фактичної якості?

Сучасний розвиток технологій дає можливість максимально спростити процедуру приймання та оформлення виявлених розбіжностей. Так, при прийманні можливо не тільки здійснювати фото- і відеофіксацію всього процесу, а навіть організувати онлайн-трансляцію для продавця, що дасть йому можливість не відряджати власного представника для участі в прийманні товару. Та якщо йдеться про можливі претензії й судовий розгляд, то варто таке приймання оформити за допомогою письмового документа. І форма такого документа є.

Так, наказом Мінстату України від 21.06.1996 № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» затверджено форми документів, які використовують підприємства всіх форм господарювання. Одним із таких документів є «Акт про приймання матеріалів» типової форми № М-7. Дану форму акта застосовують для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають розбіжності з даними супровідних документів постачальника як за кількістю, так і за якістю. Також його складають при прийманні матеріалів, які прибули без супровідних документів. Акт складає у двох примірниках приймальна комісія, у складі якої обов’язково бере участь матеріально відповідальна особа, у підзвіт якої передано цінності, та особа представника-відправника (продавця) або представника незацікавленої організації. Акт затверджує керівник організації чи особа, яка на те уповноважена.

Після приймання цінностей акти з прикладеними документами (товарно-транспортні накладні) передають: один до бухгалтерії організації для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий — до відділу закупівель (постачання) або до юридичного відділу для направлення листа-претензії продавцеві. Слід звернути увагу на деякі особливості при здійсненні приймання цінностей за актом:

1. При виявленні розбіжностей керівник організації повинен видати наказ про створення приймальної комісії з переліком працівників — членів комісії. У наказі також необхідно вказати причини, які викликали необхідність створення такої комісії.
2. Після того, як покупець виявив розбіжності між фактично прийнятим товаром і супровідними документами, він обов’язково, має повідомити про те, що трапилось, продавцеві. І лише коли продавець не має можливості прибути до покупця (про що він повинен повідомити належним чином), до складу приймальної комісії включають представника незацікавленої організації. Це може бути як представник іншого підприємства, так і представник органу захисту прав споживачів. При заповненні акта додаткові дані, для яких не виділені у формі окремі рядки, записують у розділі «Інші дані».
3. Графу «Номер паспорта» заповнюють щодо матеріальних цінностей, які містять дорогоцінне каміння та матеріали.

Даний акт є підставою для пред’явлення претензії постачальникові чи виробникові.

Наостанок можу запропонувати замовникам при прийманні товару та його перевірці за кількістю і якістю залучати сторонніх осіб, які б могли взяти участь у такій процедурі та зафіксувати своє незаангажоване бачення щодо якості або комплектності товару. Тут доречно буде згадати досвід закупівельників АТ «Укрпошта», які на процедуру приймання товару від переможців за тендерними договорами залучали інших учасників-конкурентів за цими закупівлями. Адже конкуренти зацікавлені знайти всі недоліки! Таке нововведення дало можливість АТ «Укрпошта» не тільки гарантовано отримати якісний та комплектний товар, а й зробити цю процедуру прозорішою.