Актуальні питання, які виникають під час роботи з майданчиками

З прийняттям нового Закону України «Про публічні закупівлі» (далі —Закон, Закон про публічні закупівлі) усі замовники відповідно до частини 1 статті 14 Закону зобов’язані подавати всю інформацію під час проведення процедури закупівлі в електронному вигляді через електронну систему закупівель.

Електронна система потрібна для того, щоб створити умови, за яких закупівельник буде змушений працювати чесно та прозоро, оскільки не матиме можливості обрати «потрібного» переможця, а кожну його дію буде проаналізовано та зафіксовано. Уся інформація про будь-які проведені в електронній системі торги зберігатиметься в центральній базі даних ProZorro на сайті ПРОЗОРРО. Робота в системі забезпечить прозоре і ефективне витрачання державних коштів, а також запобігання корупції завдяки громадському контролю та розширенню кола постачальників, збільшення конкуренції, унаслідок чого матимемо економію державних коштів.

Ми знаємо, що для того щоб оголосити закупівлю, насамперед замовникові необхідно зареєструватися на одному з попередньо авторизованих електронних майданчиків. Електронні майданчики є такою собі точкою доступу до системи ProZorro. До 10 січня 2017 року Уповноважений орган авторизував близько 18 майданчиків.

Накази про попередню авторизацію майданчиків усі 4 рівні

Накази про попередню авторизацію 1 та 2 рівні

Наказ про попередню авторизацію 2 та 4 рівні

Замовник самостійно обирає майданчик для реєстрації. Проте часто в замовників виникають питання з приводу практичної реалізації норми Закону, зокрема під час роботи на електронних майданчиках, виникають питання, що призводять до невідповідностей. Ми з вами розглянемо практичні та реальні ситуації, які виникають у замовників під час роботи з електронними майданчиками та  з центральною базою даних ProZorro.

Необов’язкові поля обов’язкові до заповнення

Форми документів у сфері публічних закупівель, затверджені наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» (далі — Наказ № 490), а саме:

1. форма річного плану закупівель;
2. форма оголошення про проведення відкритих торгів;
3. форма оголошення про проведення конкурентного діалогу;
4. форма повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури;
5. форма повідомлення про намір укласти договір;
6. форма оголошення з відомостями про рамкову угоду;
7. форма реєстру отриманих тендерних пропозицій;
8. форма протоколу розкриття тендерних пропозицій;
9. форма протоколу розгляду тендерних пропозицій;
10. форма звіту про результати проведення процедури закупівлі;
11. форма повідомлення про внесення змін до договору;
12. форма звіту про виконання договору про закупівлю;
13. форма звіту про укладені договори.

Згідно з пунктом другим даного наказу, формами документів, зазначених у пункті 1 цього наказу, затверджуються обов’язкові поля, що заповнюються замовником шляхом унесення в них наявної інформації в електронній системі закупівель. Звертаємо вашу увагу, що частину вищезазначених форм електронна система заповнює автоматично.

У разі необхідності замовник може зазначити додаткову інформацію про закупівлю, якщо заповнить необов’язкові поля, передбачені системою (пункт 2 Наказу № 490). Проте слід попередити замовників, що на  деяких майданчиках форми документів для розміщення інформації розроблено без урахування вимог даного наказу. Бувають випадки, коли замовник не може створити та подати на оприлюднення через авторизований майданчик, наприклад, оголошення про проведення відкритих торгів, не заповнивши такі необов’язкові поля.Тобто щоб створити оголошення про проведення відкритих торгів, замовник обов’язково має заповнити необов’язкові поля.

Під «необов’язковим полем» слід розуміти наявність у системі поля, не передбаченого чинним законодавством, при цьому нормативними документами не встановлено обов’язку для замовника заповнювати такі поля.Часто буває, що цим необов’язковим полем є «Примітки». У «Примітках» замовник може зазначити детальнішу інформацію, що стосується оголошення про проведення відкритих торгів,наприклад, розписати конкретно строк поставки товарів (надання послуг, виконання робіт), місце поставки товарів (надання послуг, виконання робіт) та зазначити іншу інформацію, яку неможливо вказати з технічних причин та особливостей роботи майданчиків.

Створення оголошення за 15 хвилин

Також слід зауважити, що на окремих майданчиках дії замовника обмежено часовими проміжками. Наприклад, під час створення оголошення про проведення процедури закупівлі понад 15 хвилин стає неможливим його створити, зберегти та оприлюднити — з’являється напис «ЗАГАЛЬНА ПОМИЛКА».

Дане часове обмеження є значним мінусом, оскільки замовник не має можливості уважно перевірити набрану інформацію та переконатися в її правильності, оскільки не всі майданчики містять функцію «Зберегти, як чернетку», а відразу публікують її в системі.

Крім того, інколи в замовників виникає необхідність створити багатолотову закупівлю, що є неможливим через часові обмеження майданчика. Отже, радимо вам бути пильними.

Невідповідність у інформації щодо розміру мінімального кроку пониження ціни

Як ми вже знаємо, під час здійснення надпорогових процедур закупівель, які регулює Закон про публічні закупівлі, не передбачено конкретного діапазону кроку аукціону (на відміну від допорогових закупівель). Але згідно з частиною 2 статті 29 Закону, в оголошенні про проведення процедури закупівель обов’язково зазначають відомості про розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у відсотках або грошових одиницях.

Варто звернути увагу на те, що на сайті Уповноваженого органу в електронній формі система заокруглює мінімальний крок пониження ціни (рис. 1), у разі якщо він зазначений із копійками, хоча в самій формі оголошення про проведення відкритих торгів, сформованій системою автоматично у форматах (PDF, HTML), зазначається той крок, із копійками, який було зазначено замовником (рис. 2), тому виникає невідповідність інформації.

Для того щоб інформація була ідентичною, рекомендуємо округлювати мінімальний крок пониження ціни та зазначати його без копійок.

Приклад того, який вигляд має розмір мінімального кроку пониження ціни, заокруглений системою на сайті Уповноваженого органу prozorro.gov.ua в електронній формі

Приклад того, який вигляд має розмір мінімального кроку пониження ціни, зазначений замовником  формі  оголошення про проведення відкритих торгів, сформованій системою автоматично у форматах (PDF, HTML)

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю

Відповідно до частини першої статті 32 Закону рішення про намір укласти договір про закупівлю замовник приймає в день визначення переможця, протягом одного календарного дня після прийняття такого рішення замовник оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір та надсилає його переможцеві. Для виконання норм Закону рекомендуємо додатково надсилати повідомлення про намір окремо переможцеві поштою або електронною поштою, оскільки через майданчики це технічно неможливо зробити (такої функції не передбачено).

Відкриті торги з публікацією англійською мовою

Якщо очікувана вартість предмета закупівлі перевищує межі, установлені в частині 4 статті 10 Закону, то замовник у строки, установлені в частині першій цієї статті, обов’язково додатково оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу оголошення про проведення процедури закупівлі англійською мовою.

Однак на майданчиках поля заповнюються частково, унаслідок цього замовники не можуть окремо створити міжнародне оголошення. Зважаючи на все викладене вище, ми рекомендуємо замовникам, окрім розміщення інформації англійською мовою в електронній формі оголошення, додатково перекладати оголошення про проведення процедури закупівлі англійською мовою, згідно з формою, затвердженою наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель», затверджувати його та розміщувати в системі в сканованому вигляді під час внесення інформації про початок проведення процедури закупівлі разом з іншими документами (тендерна документація, проект договору та ін..).

Протокол розкриття тендерних пропозицій

Відповідно до частини третьої статті 27 Закону протокол розкриття тендерних пропозицій формує та оприлюднює електронна система закупівель автоматично в день розкриття пропозицій за формою, установленою Уповноваженим органом. Проте проблема з протоколом розкриття тендерних пропозицій також є.

Зазначений протокол формується в системі не за формою, що передбачена наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель».

Однак замовник не може вплинути на даний процес, оскільки, як уже було зазначено вище, протокол розкриття тендерних пропозицій формує та оприлюднює електронна система закупівель автоматично. А також звертаємо увагу, що протокол розкриття окремо роздрукувати із системи неможливо, оскільки він окремо не формується в системі у форматах (PDF, HTML). Такий протокол буде сформований у самій системі в табличній формі.

Відміна процедури закупівлі

Відповідно до частини третьої статті 31 Закону повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття ним відповідного рішення, яке автоматично надсилає всім учасникам електронна система закупівель. Але не в кожному випадку відміни замовник має можливість самостійно розмістити повідомлення про відміну торгів. Далі розглянемо з вами ті випадки, коли система автоматично сформує повідомлення про відміну торгів:

• Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі подання для участі в них менше двох тендерних пропозицій, а в разі здійснення закупівлі за рамковими угодами з кількома учасниками — менше трьох пропозицій. У даному випадку система автоматично повідомить, що торги відмінено з причини подання для участі в торгах менше двох тендерних пропозицій. У замовника буде відсутня можливість розмістити повідомлення про відміну торгів. Рекомендуємо замовникові сформувати протокол засідання про відміну процедури закупівлі, в якому зазначити причини відміни торгів.
• Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі допущення до оцінки менше двох тендерних пропозицій, а в разі здійснення закупівлі за рамковими угодами з кількома учасниками — менше трьох пропозицій. Дана підстава відміни торгів застосовується у разі проведення міжнародної процедури закупівлі, коли на виконання частини четвертої статті 10 Закону оголошення додатково публікується на англійській мові. Якщо замовник відхиляє тендерні пропозиції всіх учасників, то система блокується та не дає змоги відмінити тендер одразу ж після відхилення всіх учасників. Тендер буде автоматично переведено у статус «Торги відмінено» після того, як завершиться період оскарження рішення замовника [5 календарних днів для прекваліфікації в разі, якщо замовником було проведено процедуру відкритих торгів з публікацією оголошення англійською мовою (міжнародних торгів)]. У такому випадку рекомендуємо розміщувати повідомлення про відміну процедури закупівлі з останнім відхиленням тендерної пропозиції останнього учасника, оскільки автоматична відміна системою буде лише через 5 днів, якщо вартість закупівлі перевищує межі, встановлені в частині четвертій статті 10 Закону.
• Згідно з частиною 1 статті 31 Закону, замовник відміняє торги в разі  відхилення всіх тендерних пропозицій згідно із цим Законом. Коли замовник відхиляє тендерні пропозиції всіх учасників, то система блокується та не дає змоги відмінити тендер одразу ж після відхилення всіх учасників. Тендер буде автоматично переведено в статус «Торги відмінено» після того, як завершиться період оскарження рішення замовника (10 календарних днів).

Рекомендуємо розміщувати повідомлення про відміну процедури закупівлі з останнім відхиленням тендерної пропозиції учасника, оскільки автоматична відміна системою буде лише через 10 календарних днів.

Невідповідність у повідомленні про внесення змін до договору

Крім того, під час оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору на майданчиках, дата внесення змін ставиться автоматично — у день розміщення таких змін.

Відповідно до статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про внесення змін до договору протягом трьох днів з дня внесення змін.

Тобто, наприклад, якщо замовник вніс зміни до договору 20.12.2016, а оприлюднив їх 23.12.2016, то на майданчику і в системі буде відображатися дата внесення змін до договору — 23.12.2016, що є невідповідністю. Для того щоб уникнути вищезазначеної помилки, рекомендуємо замовникам оприлюднювати повідомлення про внесення змін до договору (разом зі сканованою копією додаткової угоди до договору) через авторизований електронний майданчик, на якому він зареєстрований, у день внесення відповідних змін.

Звіт про виконання договору про закупівлю

Слід зазначити, що під час оприлюднення на майданчику Звіту про виконання договору про закупівлю також виникають невідповідності. Наприклад, коли ми вибираємо на майданчику строк дії договору про закупівлю по 31.12.2016, то в системі на сайті Уповноваженого органу в електронній формі автоматично відображається строк дії договору про закупівлю по 31.12.2016 (рис. 3), а в самій формі звіту про виконання договору, сформованій системою автоматично у форматах (PDF, HTML), дата розміщення —03.01.2017 (рис. 4), і замовник не може вплинути на даний процес.

Ми рекомендуємо створювати та затверджувати Звіт про виконання договору про закупівлю за формою, затвердженою наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» та довантажувати його в сканованому вигляді під час подання Звіту про виконання договору про закупівлю. Однак звертаємо вашу увагу на те, що можливість довантажити Звіт про виконання договору про закупівлю в сканованому вигляді наявна не на кожному авторизованому майданчику.

Інформація за звітом про виконання договору в системі на сайті Уповноваженого органу prozorro.gov.ua в електронній формі

Переговорна процедура тільки за однією підставою

Закон України «Про публічні закупівлі» не містить обмежень для замовника здійснити переговорну процедуру закупівлі, застосувавши декілька пунктів частини другої статті 35 цього Закону.

Однак на деяких майданчиках технічно не передбачено можливості обрати декілька пунктів відразу. Необхідно обрати тільки один з пунктів, відповідно до яких замовник застосовує переговорну процедуру закупівлі, а вже під час заповнення форми «Обґрунтування» вказати всі пункти, відповідно до яких замовник застосовує переговорну процедуру закупівлі, та написати обґрунтування.

Рекомендації під час роботи на електронних майданчиках

Виходячи з власного досвіду, ми не рекомендуємо створювати та оприлюднювати інформацію, що стосується закупівель, у другій половині дня, оскільки тоді буде велике навантаження на систему. Інформація в цей час довго зберігається та надходить до центральної бази даних ProZorro.

Під час заповнення на електронному майданчику тієї чи іншої інформації, що стосується закупівлі, рекомендуємо замовникам користуватися Інструкцією щодо роботи з майданчиком. Також у разі наявності питань чи виникненні непередбачуваних ситуацій є можливість звернутися до служби підтримки того чи іншого електронного майданчика.

Перед початком процедури закупівлі радимо замовникам попрацювати в тестовому режимі кожного з майданчиків (у разі наявності такої функції) для того, щоб зважити всі плюси і мінуси кожного майданчика та зробити правильний вибір. Минуло небагато часу після зобов’язання замовників оприлюднювати всю інформацію в електронному вигляді через електронну систему закупівель.

Сподіваємося, що електронні майданчики і центральна база даних ProZorro будуть вдосконалюватися і забезпечувати якісний сервіс для своїх користувачів з дотриманням вимог чинного законодавства України.