Підготовка учасником пропозиції конкурсних торгів: відлік часу почався…

Готуючись до участі в торгах, важко спрогнозувати, скільки часу необхідно для підготовки пропозиції конкурсних торгів. Оцінюючи стан ситуації, учасник вивчає вимоги документації конкурсних торгів. Та, крім того, що учасник має оцінити свої можливості поставити товар, надати послугу чи виконати роботу належної якості, які відповідають усім вимогам технічного завдання, він ще й вибудовує план отримання різноманітних довідок і підготовки безпосередньо власної пропозиції. Тому надані Законом України «Про здійснення державних закупівель» 30 днів для підготовки пропозиції конкурсних торгів — виправданий термін, а особливо для підприємства-учасника, яке вперше бере участь у торгах і ще не має чіткої стратегії при складанні пропозиції.

Для участі в конкурсних торгах замовник висуває вимоги як щодо подання документів, передбачених статтями 16, 17 Закону України «Про здійснення державних закупівель», так і щодо додаткових документів, що цими статтями не передбачені, а саме тих, що можуть ідентифікувати учасника за датою, місцем реєстрації та фактичного знаходження.

Левова частка часу витрачається на те, щоб зібрати документи — на вимогу статей 16 і 17 Закону. Різні реєстраційні документи передбачають різний обсяг інформації, що в них зазначається, та випадки, в яких вони надаються. Розглянемо найтиповіші й найбільш запитувані замовником документи згідно зі статтями 16 і 17 Закону. Почнемо зі статті 16 Закону, згідно з якою замовник може (тобто це право замовника — обрати будь-які критерії, перераховані в даній статті) встановлювати такі кваліфікаційні критерії (на думку Держфінінспекції, критеріїв має бути щонайменше два, адже словосполучення «кваліфікаційні критерії» вжито у множині).

Наявність обладнання та матеріально-технічної бази, у тому числі власних виробничих потужностей та/або центрів обслуговування на території України

Найперше, що хочеться сказати щодо даного пункту, так це те, що якщо замовник зазначає в документації дану вимогу, то він має повністю прописувати цей пункт згідно із Законом і не може скорочувати його або брати тільки ту частину цього пункту, яка йому необхідна. Правильність даної вимоги підтверджує лист-роз’яснення Уповноваженого органу, опублікований у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 7 (22) за липень 2013 року на сторінці 24. Підтвердженням надання даної інформації може бути лист у довільній формі за підписом уповноваженої особи учасника та завірений печаткою, в якому зазначається інформація про наявність обладнання та матеріально-технічної бази, власних виробничих потужностей, центрів обслуговування на території України. Тобто учасник готує самостійно лист із вищезазначеною інформацією, на підготовку якого час витрачатиме залежно від потужностей та можливостей підприємства.

Наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід

Підтвердженням надання інформації також може бути лист у довільній формі за підписом уповноваженої особи учасника та завірений печаткою, в якому зазначається інформація про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід. Для підтвердження даної інформації учасник також витратить часу стільки, наскільки чисельним є штат його підприємства.

Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічних договорів

Підтвердженням надання такої інформації може бути також лист у довільній формі за підписом уповноваженої особи учасника та завірений печаткою з інформацією про виконання аналогічних договорів з аналогічним предметом закупівлі, який зазначено в документації конкурсних торгів з копіями підтверджувальних документів (договори, видаткові накладні, акти виконаних робіт тощо). Також, як і в попередніх випадках, підготовка даного листа хоч і займає час, але в таких випадках відсутній режим очікування результату. Тому учасник сам визначає час, протягом якого він їх готує, і може контролювати даний процес підготовки таких листів. Так як у тексті Закону вираз «аналогічних договорів» вживається у множині, то для підтвердження даної вимоги учасник подає мінімум два аналогічні договори. Детальніше стосовно даного питання читайте у статті «Скільки потрібно вимагати аналогічних договорів?» у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (23) за серпень 2013 року на стор. 16–19.

Наявність фінансової спроможності

Наявність фінансової спроможності (копія балансу підприємства за останній звітний період, копія звіту про фінансові результати за останній звітний період, копія звіту про рух грошових коштів за останній звітний період, оригінал довідки або довідок (у разі відкриття рахунків у декількох банках) з обслуговуючого банку або обслуговуючих банків (у разі відкриття рахунків у декількох банках) про відсутність заборгованості за кредитами. Стосовно даних довідок питань не виникає, адже якщо учасник веде фінансово-господарську діяльність, то він звітує щодо здійсненої діяльності. А зробити копії існуючих документів — недовготривала процедура.

Загалом щодо довідок, які замовник може вимагати від учасника і в якій формі, — ситуація неоднозначна і Законом не врегульована. У листі-роз’ясненні від 07.07.2011 Уповноважений орган стосовно даного питання зазначив, що перелік кваліфікаційних критеріїв, визначених статтею 16 Закону, є обов’язковим, а перелік документів, що підтверджують інформацію учасників про відповідність їх таким критеріям, визначається замовником самостійно з урахуванням принципів, установлених статтею 5 Закону.

А ось щодо статті 17 Закону Уповноважений орган у даному листі-роз’ясненні ситуації не прояснив, адже зазначив, що замовник визначає інформацію про спосіб документального підтвердження відповідності учасників установленим критеріям та вимогам, установленим статтею 17 Закону згідно із законодавством. Тому неоднозначність проявляється у процесі підтвердження вимог статті 17, тому що вираз «згідно із законодавством» може означати надання документа і від Уповноваженого органу, і в довільній формі. Якщо ж для того, щоб підготувати довідку в довільній формі за власноручним підписом учасника, значних витрат часу та зусиль не треба, то отримати дані довідки від уповноважених органів — великий клопіт.

Тому для розуміння того, яка кількість фактично витраченого часу необхідна для підготовки пропозиції учасника, розглянемо строки отримання довідок, виданих уповноваженими органами у випадку такої вимоги замовника. Почнемо розглядати ст. 17 Закону поетапно:

• учасник або учасник попередньої кваліфікації визнаний у встановленому Законом порядку банкрутом та відносно нього відкрита ліквідаційна процедура;
• учасник або учасник попередньої кваліфікації має заборгованість зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів);
• фізична особа, яка є учасником або учасником попередньої кваліфікації, була засуджена за злочин, пов’язаний з порушенням процедури закупівлі, чи інший злочин, учинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому Законом порядку;
• службова (посадова) особа учасника або учасника попередньої кваліфікації, яку уповноважено учасником або учасником попередньої кваліфікації представляти його інтереси під час проведення процедури закупівлі, була засуджена за злочин, пов’язаний з порушенням процедури закупівлі, чи інший злочин, учинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому Законом порядку;
• учасника або учасника попередньої кваліфікації було притягнуто, згідно із Законом, до відповідальності за вчинення у сфері державних закупівель корупційного правопорушення.

На вимогу замовника такі довідки можуть бути складені учасником у довільній формі або видані уповноваженим на це органом. Вид довідки залежить від вимог документації конкурсних торгів замовника та чинного законодавства.

Інформація про відсутність провадження справи про банкрутство

Отримання довідки про відсутність рішення про відкриття проти суб’єкта господарювання справи про банкрутство чи визнання його в установленому порядку банкрутом відбувається відповідно до наказу Міністерства юстиції України № 3305/5 від 11.11.2011 року «Про затвердження Типового стандарту надання адміністративної послуги з видачі довідок з Єдиної бази даних про підприємства, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство». Повноваження з підготовки та видачі витягів належать Державному підприємству «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України, довідок — територіальним органам Міністерства юстиції України. Витяги є платними залежно від інформаційного наповнення і надаються не пізніше наступного робочого дня з дати отримання запиту, а довідки безкоштовними, час підготовки — до десяти робочих днів. Для витягів відлік починається з моменту надання письмового запиту та підтверджуючого документа про оплату, для довідок — лише письмового запиту. Детальніше про те, як отримати дану довідку й куди по неї звернутися, читайте в статтях «Готуємо довідку про банкрутство» в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (11) за серпень 2012 року на стор. 12–13 та «Готуємо довідки для підтвердження відсутності судимості та провадження справи про банкрутство» в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 5 (20) за травень 2013 року на стор. 22–23.

Інформація про відсутність заборгованості з податків та зборів (обов’язкових платежів)

Довідка про відсутність заборгованості з податків та зборів, що контролюються органами Державної податкової служби, отримують на підставі наказу Міністерства фінансів України № 567 від 10.10.2013 року «Про затвердження Порядку видачі довідки про відсутність заборгованості з податків, зборів, платежів, що контролюються органами доходів і зборів». Така довідка видається на підставі заяви платника податків виключно тим платникам, які не мають заборгованості зі сплати податків та зборів, строк підготовки довідки — п’ять робочих днів з моменту письмового звернення.

2012 року Державна податкова служба України започаткувала новий електронний податковий сервіс — надання податковим органом платникові податків довідки про відсутність заборгованості з податків і зборів, що контролюються органами доходів і зборів, в електронному вигляді за електронним запитом такого платника.

Відтепер за його допомогою платник податків, який отримав електронну форму довідки, може негайно отримати в органі ДПС цю довідку в паперовому вигляді. Надання зазначеної адміністративної послуги суб’єктам господарювання забезпечуватиметься на базі спеціально створених для певних цілей сервісних служб податкових органів — центрів обслуговування платників податків.

Отримати паперове підтвердження довідки, раніше отриманої в електронному вигляді, може кожний платник податків. При цьому витрати часу на очікування — від звернення і до видачі, які раніше вимірювалися у днях, — стали вимірюватися годинами або навіть хвилинами. Надання паперової форми довідки забезпечується через віконце зали (секції) видачі довідок і дозвільних документів центру обслуговування платників податків. Отже, учасник може на власний розсуд обирати спосіб отримання довідки про відсутність заборгованості з податків та зборів, що контролюються органами Державної податкової служби. Детальніше інформацію стосовно довідки про відсутність заборгованості з податків та зборів читайте в журналах «Радник в сфері державних закупівель» № 6 (21) за червень 2013 року на стор. 14–15, № 9 (24) за вересень 2013 року на стор. 14–15 та № 12 (27) за грудень 2013 року на стор. 33–37.

Інформація про відсутність судимості

Довідка, яка підтверджує, що учасник не був раніше засудженим за злочин, пов’язаний з порушенням процедури закупівлі, видається Міністерством внутрішніх справ України, зокрема департаментом інформаційно-аналітичного забезпечення МВС (далі — ДІАЗ) та управліннями (відділами) інформаційно-аналітичного забезпечення головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, містах Києві та Севастополі. А також відповідно до ст. 19 Закону України «Про захист персональних даних» відомості про відсутність або наявність судимості безоплатно надаються громадянам за їхнім запитом.

Для отримання відомостей громадянинові необхідно подати письмовий запит до ДІАЗ. Згідно зі ст. 16 Закону України «Про захист персональних даних», запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, на практиці запит зазвичай задовольняється протягом 10 днів, при цьому мета запиту громадянином не вказується, крім випадків, установлених Законом [для здійснення усиновлення, встановлення опіки (піклування), створення прийомної сім’ї або дитячого будинку сімейного типу]. Термін дії відомостей Законом не визначається, адже вони надаються станом на дату здійснення перевірки.

Для оформлення запиту при собі необхідно мати оригінал та ксерокопію документа, що підтверджує особу (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон тощо). Детальніше про те, як отримати дану довідку й куди по неї звертатися, читайте в статті «Готуємо довідки для підтвердження відсутності судимості та провадження справи про банкрутство» в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 5 (20) за травень 2013 року на стор. 22–23.

Інформація про відсутність відомостей щодо притягнення до корупційного правопорушення

Відомості з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні правопорушення, надаються у вигляді витягу з Реєстру та інформаційної довідки. Витяг надається (протягом семи робочих днів) на запит державних органів з метою проведення спеціальної перевірки відомостей про осіб, які претендують на обіймання посад, пов’язаних з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, а інформаційна довідка — безоплатно надається Реєстратором за зверненням фізичної особи (уповноваженої нею особи) на отримання відомостей про себе з Реєстру (протягом п’яти робочих днів). Детальніше про те, як отримати дану довідку й куди по неї звертатися, читайте в статті «Порядок надання відомостей з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні правопорушення» в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 7 (22) за липень 2013 року на стор. 14–16.

Крім документів на вимогу статей 16 і 17 Закону, документація конкурсних торгів може містити й інші вимоги щодо необхідних для проведення торгів документів. Це, зокрема:

• Інформація про підприємство та систему оподаткування. Копія довідки ЄДРПОУ, копія свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, копія свідоцтва про сплату єдиного податку: найпростіші з вимог замовника, тому що в учасника ці всі документи є в наявності, єдине — необхідно надати копії цих документів.
• Інформації про юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Оригінал витягу (виписки, довідки) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Видача довідка з ЄДРПОУ передбачена постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 118 «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України». Пунктом 16 цієї постанови передбачено, що цю довідку видає орган державної статистики і її форма затверджена наказом Державного комітету статистики від 12.06.2007 р. № 64.

Виписка з ЄДР видається на підставі Порядку надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.12.2012 року № 1846/5 (набрав чинності 29.12.2012 р.). Зверніть увагу, що підприємство-запитувач може отримати виписку лише з даними про себе. Разом із запитом подається копія квитанції, виданої банком, або копія платіжного доручення з відміткою банку про сплату коштів за отримання відомостей з Єдиного державного реєстру (близько 17 грн). Виписка з Реєстру надається протягом двох робочих днів з дати надходження запиту безпосередньо фізичній особі або представникові підприємства-запитувача.

Порядком надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.12.2012 року № 1846/5 (набрав чинності 29.12.2012 р.), передбачено поділ витягів на види (базовий, розширений, вибірковий, про відокремлений підрозділ). Разом із запитом подається копія квитанції, виданої банком, або копія платіжного доручення з відміткою банку про сплату коштів за отримання відомостей з Єдиного державного реєстру (51 грн + 3,40 грн за кожен наступний бланк). Державний реєстратор опрацьовує запит протягом двох робочих днів, залежно від критеріїв запиту, визначає вартість витягу залежно від розміру інформації, яка має міститись у витягу. Витяг видається протягом робочого дня після надання документа, що підтверджує внесення плати за формування витягу з Єдиного державного реєстру.

Згідно з порядком надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.12.2012 року № 1846/5 (набрав чинності 29.12.2012 р.), здійснюється оформлення та видача довідок з ЄДР. Разом із запитом подається копія квитанції, виданої банком, або копія платіжного доручення з відміткою банку про сплату коштів за отримання відомостей з Єдиного державного реєстру (17 грн). Довідка видається протягом п’яти робочих днів з дня надходження звернення. Але якщо ви, попередньо оплативши послуги державного реєстратора, подаєте разом із запитом на отримання (витягу, виписки або довідки) документа і квитанцію про сплату, то в такому разі Реєстратор може відразу ж і надати необхідний вам документ.

Важливо пам’ятати, що законодавчо не встановлено строк дії цих документів, але інформація, яка міститься в них, є актуальною тільки на дату видачі. Отже, необхідно зважати на вимоги, установлені замовником у документації конкурсних торгів (наприклад: довідка повинна бути видана не раніше двадцяти днів до дати розкриття).

• Інформація щодо технічної частини пропозиції конкурсних торгів. Інформація, яка підтверджує відповідність пропозиції конкурсних торгів учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, установленим у документації конкурсних торгів. Достеменно сказати, скільки часу учасникові необхідно витратити на підготовку технічної частини пропозиції, неможливо, адже це залежить від виду і складності предмета закупівлі.

Для підготовки пропозиції конкурсних торгів учасник має майже місяць, що надає йому впевненості в тому, що він встигне отримати всі необхідні довідки й документи. Але на практиці інколи буває по-іншому. Тому для точнішої орієнтації у процесі отримання документів наводимо таблицю з основними документами й термінами їх отримання.

Інформація щодо терміну отримання та вартості основних документів пропозиції конкурсних торгів

Отже, незважаючи на строки, для подання пропозиції конкурсних торгів, встановлені частиною 3 статті 21 Закону України «Про здійснення державних закупівель», учасники мають реальну можливість підготувати пропозиції конкурсних торгів вчасно. Але деякі документи відбирають в учасника багато часу, тому не зволікайте. І якщо ви прийняли рішення брати участь у торгах, то необхідно починати готуватися до них якнайшвидше.