Лист Мінекономрозвитку Щодо розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

(Мінекономрозвитку)

вих. № 3301-04/34980-06 від 20.08.2019

Органи державної влади,
органи місцевого самоврядування,
установи, організації, підприємствата інші суб’єкти сфери публічних закупівель

Щодо розрахунку очікуваної
вартості предмета закупівлі

Одним із принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі», є максимальна економія і ефективність. Запорукою ефективного та успішного проведення процедур закупівель є їх оптимальне планування. Важливий етап планування закупівель — визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Так, заниження очікуваної вартості закупівлі може призводити до відсутності інтересу до закупівлі з боку учасників ринку і, як наслідок, неуспішності такої закупівлі. Встановлення ж очікуваної вартості завищеного розміру може нівелювати принцип максимальної економії.

Разом з тим на даний час нормативно не врегульовано питання визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, у зв’язку з чим у замовників часто виникають питання щодо шляхів та методів оптимального визначення вартості закупівлі на етапі її планування.

З метою удосконалення системи публічних закупівель та забезпечення виконання міжнародних зобов’язань України у цій сфері шляхом гармонізації основних положень Закону України «Про публічні закупівлі» до відповідних України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель», який на даний час знаходиться на погодженні в Державній регуляторній службі України. Серед іншого, Законопроектом передбачено затвердження Уповноваженим органом примірної методики розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі.

На даний час Мінекономрозвитку проведено підготовчу роботу щодо опрацювання підходів до визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, в ході якої було узагальнено практику окремих замовників щодо цього питання, а також досвід державної установи «Професійні закупівлі», набутий під час її роботи в рамках пілотного проекту у якості централізованої закупівельної організації.

Крім того, значну увагу приділено вивченню європейських практик. Зокрема, Мінекономрозвитку опрацьовано звіт Проекту технічної допомоги ЄС «Підтримка впровадження Стратегії реформування публічних закупівель/Дорожньої карти для гармонізації законодавства в Україні» (далі — Проект ЄС) «Найкращі практики ЄС щодо ринкових консультацій»; питання визначення очікуваної вартості предмета закупівлі в країнах ЄС було також обговорено на семінарі за участю представників Мінекономрозвитку, організованому програмою ЄС-ОЕСР.

За результатами цієї роботи Мінекономрозвитку напрацьовано проект примірної методики розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі (далі — Проект методики) (додаток 1).

Оскільки оптимальне визначення очікуваної вартості закупівлі є передумовою ефективного планування, успішного проведення процедур закупівель та досягнення максимальної економії, зазначений Проект методики може використовуватись замовниками на власний розсуд як основа для підготовки та затвердження власних методик розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі.

Крім того, Мінекономрозвитку просить надавати зауваження та пропозиції для опрацювання та врахування під час роботи над примірною методикою розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі, яка буде затверджена після прийняття змін до Закону України «Про публічні закупівлі».

Водночас повідомляємо, що ознайомитись зі звітом Проекту ЄС «Найкращі практики ЄС щодо ринкових консультацій» з описом суті і значення ринкових перед-тендерних консультацій та кращих практик ЄС, а також рекомендацій для використання цього інструменту в Україні, можна за посиланням https://bitly.su/gHNYK7G.

Одночасно зазначаємо, що листи Міністерства не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Додаток на 10 арк.

Директор департаменту
регулювання публічних закупівель
Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України                                               Лілія Лахтіонова

Проект примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі

І. Загальні положення

1. Ця примірна методика встановлює порядок визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон).

2. В цій примірній методиці наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

Аналогічні товари — товари, які, не будучи ідентичними, мають подібні характеристики і складаються зі схожих компонентів, що дозволяє їм виконувати одні і ті ж функції та (або) бути технічно взаємозамінними. При визначенні аналогічності товарів враховуються їх якість та репутація виробника на ринку.

Єдині умови — приведені до порівняльного вигляду умови поставки, оплати, забезпечення виконання контракту, в т.ч. обсяг поставки, супутні послуги, податки та мита, строки поставки товарів, знижки, інші умови, що можуть вплинути на ціну.

Закупівельні ціни минулих періодів – ціни на товари власних проведених процедур, або укладених угод (договорів, додаткових угод, рахунків-фактур тощо) інших організаторів закупівель, як вже виконаних, так і діючих.

Ідентичні товари — товари, що мають однакові характерні для них основні ознаки, в т.ч. функціональні, технічні та якісні, а також експлуатаційні та фізичні характеристики. Незначні відмінності у зовнішньому вигляді товарів, які не мають суттєвого значення, можуть не враховуватися.

Курсова різниця — різниця, яка є наслідком перерахунку однакової кількості одиниць іноземної валюти в національну валюту України при різних валютних курсах в різний момент часу.

Очікувана вартість — розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення/невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

Очікувана ціна за одиницю — розрахункова ціна одиниці товару із зазначенням інформації про включення/невключення до очікуваної ціни податку на додану вартість (ПДВ), інших податків і зборів, а також доставки товару до замовника.

Постачальник — будь-яка фізична особа, фізична особа-підприємець або юридична особа, що постачає товар/надає послуги замовнику згідно з договором.

Підрядник — будь-яка фізична особа, фізична особа-підприємець або юридична особа, що виконує роботи замовнику згідно з договором.

Ринкова ціна — ціна, яка встановлюється безпосередньо на реальному ринку під впливом співвідношення попиту і пропозиції, або ціна конкретних угод, які відбулись на вільному ринку під впливом виключно ринкових факторів.

Ринкові консультації — метод дослідження ринку, спрямований на отримання інформації щодо актуальних цін, постачальників/підрядників та рівня конкуренції, можливих варіантів товарів, робіт та послуг з урахуванням нових технічних рішень та інновацій.

Ціновий діапазон — сукупність всіх цін в інтервалі від найменшої до найбільшої на товар або послугу, яка склалась на ринку і яку покупець готовий заплатити.

Запит цінових пропозицій — документ, лист-звернення замовника до учасників ринку з проханням надати свої комерційні пропозиції на зазначений товар або послугу.

Всі інші терміни та визначення використовуються у значеннях, що наведені в Законі.

ІІ. Етапи визначення очікуваної вартості закупівлі

1. Визначення потреби в товарах, роботах, послугах

Визначення потреби в товарах, роботах, послугах (номенклатура, кількісні та якісні показники тощо) здійснюється на підставі аналізу фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника.

2. Формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних і якісних характеристик

До формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів/робіт/послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців — залучати експертів на договірних засадах.

3. Аналіз ринку

На цьому етапі доцільно використовувати як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту товарів, робіт і послуг, яка міститься у відкритих джерелах (у т. ч. на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торговельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «ProZorro» та на аналогічних торговельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань, в т. ч. іноземних, тощо) так і інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій. Використання такого інструменту, як ринкові консультації, дозволяє визначити структуру ринку, ступінь конкуренції та можливі варіанти предмета закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень.

Під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом  необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов’язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях. Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби замовники можуть організовувати зустрічі з зацікавленими постачальниками/підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками під час ринкових консультацій інформація дозволить визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість.

Водночас замовникам слід пам’ятати про неупереджене та рівне ставлення до учасників закупівлі незалежно від їх участі в ринкових консультаціях, що передували такій закупівлі, дотримання принципів недискримінації та прозорості. Крім того, інформація про проведення ринкових консультацій має бути відкрита для якомога ширшого кола учасників ринку. Це дозволить підвищити конкурентність закупівлі та запобігти можливим звинуваченням у наданні переваг певним учасникам.

4. Визначення вимог до умов поставки і оплати

Вимоги до умов поставки і оплати слід встановлювати з урахуванням  періоду запланованого використання товарів та послуг, виконання робіт протягом року, а також з урахуванням фінансових можливостей замовника.

5. Визначення очікуваної вартості кожного окремого предмета закупівлі

Спосіб розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі залежить від виду предмета закупівлі, його розповсюдженості на ринку, порядку формування цін на нього.

ІІІ. Порядок визначення очікуваної вартості предмета закупівлі

1. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін

Метод порівняння ринкових цін — це метод визначення очікуваної вартості на підставі даних ринку, а саме загальнодоступної відкритої цінової інформації та інформації з отриманих цінових пропозицій та прайс-листів на момент вивчення ринку.

Порядок отримання цінової інформації щодо товарів та послуг:

1) здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної цінової інформації, до якої відноситься в тому числі:

– інформація про ціни товарів та послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, в т. ч. на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торговельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «ProZorro» та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках;

– довідкові ціни на товари та послуги, що публікуються в спеціалізованих виданнях, які випускаються в друкованій та електронній формі або розміщуються в мережі Інтернет (у разі їх наявності);

– біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (в разі біржового товару);

– дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань;

– дані офіційних статистичних видань, в т. ч. іноземних.

Під час збору інформації слід враховувати, що умови запланованих закупівель (обсяги закупівлі, умови оплати та поставки тощо) мають бути співставні з умовами закупівель, інформація про які міститься у відкритих джерелах та може бути використана для розрахунку очікуваної вартості. Крім того, слід враховувати інші можливі чинники, що впливають на ціну товарів/послуг, як, наприклад, сезонні коливання цін на певні предмети закупівлі.

2) направити не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.

Запити цінових пропозицій першочергово направляти виробникам товарів та лідерам ринку.

Запити цінових пропозицій повинні містити інформацію щодо повної характеристики предмета закупівлі (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання), необхідної кількості, графік поставок, умов постачання, умов оплати та систему надання знижок, гарантійний термін тощо. Зазначати, що збір інформації не тягне за собою ніяких зобов’язань замовника. Якість товару/послуг повинна відповідати діючим нормативним документам та документам на виготовлення.

Для розрахунку очікуваної вартості методом порівняння ринкових цін необхідно:

1) привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, в т. ч. валюти, умов поставки, умов оплати тощо.

2) з масиву цінових даних (повинно бути щонайменше 3 ціни) виключити за необхідності ціни, які суттєво (на 30 % і більше) відрізняються в меншу/більшу сторону від найближчої наступної/попередньої ціни). В разі, якщо після виключення таких цін залишилось менше 3 цінових пропозицій, слід використовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.

3) визначити очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних.

Ц_од = (Ц₁ + … + Ц_к)/К

де:
Ц_од — очікувана ціна за одиницю;
Ц₁, Ц_к — ціни,отримані з відкритих джерел інформації, приведені до єдиних умов;
К — кількість цін, отриманих з відкритих джерел інформації.

4) очікувану вартість предмета закупівлі визначити, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару/послуг за такою формулою:

ОВ_мрц = Ц_од × V

де:
ОВ_мрц — очікувана вартість за методом ринкових цін;
Ц_од — очікувана ціна за одиницю товару/послуг;
V — кількість (обсяг) товару/послуг, що закуповується.

2. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг на підставі закупівельних цін попередніх закупівель

У разі обмеженої конкуренції на ринку певного товару чи послуг та неможливості отримання достатньої кількості інформації щодо актуальних ринкових цін доцільно застосовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін минулих закупівель.

Як основа для встановлення очікуваної вартості можуть використовуватись як ціни власних попередніх закупівель (укладених договорів) замовника на закупівлю ідентичного/аналогічного товару/послуг, так і ціни відповідних закупівель минулих періодів, інформація про які міститься в електронній системі закупівель «Prozorro», з урахуванням індексу інфляції, змін курсів іноземних валют, якщо в наявності є валютна складова в ціні товару/послуг, та приведені до єдиних умов. Як інформаційні джерела використовуються: для індексу інфляції сайт Державної служби статистики України http://www.ukrstat.gov.ua/, для курсів іноземних валют — сайт Національного банку України https://www.bank.gov.ua/.

Закупівельні ціни попередніх закупівель приводяться до поточного рівня цін шляхом застосування коефіцієнта індексації, розрахованого за допомогою калькулятора індексації на сайті Державної служби статистики України http://www.ukrstat.gov.ua/. Базисним місяцем, який застосовується для розрахунку коефіцієнта індексації, є місяць, наступний за місяцем укладання угоди у минулому періоді; коефіцієнт розраховується відносно місяця, що передує місяцю, у якому здійснюється розрахунок очікуваної вартості.

Слід розрахувати коефіцієнти індексації по кожному із джерел цінової інформації, для розрахунку очікуваної вартості в подальших розрахунках використовувати мінімальний.

Очікувана вартість на підставі закупівельних цін попередніх закупівель  визначається за такою формулою:

ОВ^і=V х Ц_м.п. х k_i

ОВ^і — очікувана вартість на підставі закупівельних цін минулих періодів

V — обсяг товарів/послуг, що закуповується

Ц_м.п. — ціна минулого періоду

K_i  — коефіцієнт індексації

Цей метод може бути використаний для розрахунку очікуваної вартості закупівлі товарів українського походження.

Для розрахунку очікуваної вартості закупівлі товарів/послуг іноземного походження ціни закупівель минулих періодів коригуються з урахуванням зміни курсу валют.

Визначається зміна офіційного курсу гривні у відсотках до іноземної валюти країни виробника товару або надавача послуги з дати укладання договору (додаткової угоди) до дати розрахунку очікуваної вартості закупівлі аналогічного/ідентичного товару чи послуги.

Для розрахунків використовується інформація про офіційний курс валют, яка розміщена на сайті Національного Банку України https://www.bank.gov.ua/.

Очікувана вартість закупівлі товарів/послуг іноземного походження визначається із застосуванням коефіцієнта, який розраховується за такою формулою:

k _к.р.= ^,

де

k _к.р  — коефіцієнт курсової різниці;

k_розрах— офіційний курс валют на дату розрахунку очікуваної вартості;

k_оз — офіційний курс валют на дату укладання договору останньої закупівлі.

Очікувана вартість закупівлі товарів/послуг іноземного походження вираховується за формулою:

ОВ^к  = V × Ц_оз × k _к.р. + Д_н,

де

ОВ^к — очікувана вартість закупівлі з урахуванням коефіцієнту курсової різниці;

V — обсяг товарів/послуг, що закуповується;

Ц_оз — ціна останньої закупівлі;

k _к.р  — коефіцієнт курсової різниці;

Д_н — додаткова націнка на товар/послуги (оплата мита, податків тощо за наявності таких додаткових витрат).

3. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів

Очікувана вартість закупівлі товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів (постанови, накази, інші нормативні правові акти органів державної влади, уповноважених на здійснення державного регулювання цін у відповідній сфері), визначається як добуток необхідного обсягу товарів/послуг та затвердженої відповідним нормативно-правовим актом ціни (тарифу).

4. Розрахунок очікуваної вартості робіт

Визначення вартості проектних та проектно-вишукувальних робіт проводиться з урахуванням видів та обсягів робіт, що планується закупити, відповідно до ДСТУ Б Д.1.1-7:2013 «Правила визначення вартості проектно-вишукувальних робіт та експертизи проектної документації на будівництво».

Очікувана вартість закупівлі робіт з будівництва, капітального ремонту та реконструкції визначається з урахуванням Правил визначення вартості будівництва ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, затверджених наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 05.07.2013 № 293, а також Відомчих будівельних норм ВБН Г.1-218-182:2006 «Класифікація робіт з ремонтів автомобільних доріг загального користування», затверджених рішенням колегії Державної служби автомобільних доріг України від 10.04.2006 № 16 відповідно до розробленої та затвердженої проектно-кошторисної документації.