Протоколи в закупівлях без використання електронної системи закупівель

Ганна Довгая
13180
22 Лютого 2021
Протоколи в закупівлях без використання електронної системи закупівель
13180
22 Лютого 2021

Питання складення протоколів не є складним, адже у вас завжди при нагоді буде сьогоднішня стаття.

Загальні правила щодо оформлення протоколу

Частиною 10 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) зазначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. При цьому законодавство чітко не встановлює форми такого документа.

Водночас прикінцевими та перехідними положеннями Закону передбачено, що рішення тендерного комітету оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні. У разі відмови члена тендерного комітету підписати протокол про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови.

Отже, головним правилом під час складання протоколу тендерного комітету та / або уповноваженої особи є зазначення дати прийняття відповідного рішення та наявність підпису(ів) членів тендерного комітету та / або уповноваженої особи.

Оскільки Закон не містить чітких вимог до складання протоколів тендерного комітету та / або уповноваженої особи, крім зазначених вище, звернемося до постанови Кабміну від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою затверджено Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Інструкція).

Положення Інструкції застосовуються лише в разі наявності визначених законом або актом Кабміну підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та / або опрацювання установами документів у паперовій формі.

Враховуючи поступову електронізацію електронної системи закупівель, рано чи пізно всі документи перейдуть в електронну форму, але поки до цього готуємося морально, повернемося до закупівель та протоколів. Частини 106–122 Інструкції регулюють положення щодо форми протоколу. Розглянемо основні моменти, на які слід звернути увагу замовникам:

  • датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання;
  • у вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.


У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменування установ (наприклад, тендерний комітет проводить консультації з іншими підрозділами установи з метою визначення технічних, якісних характеристик предмета закупівель). Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу (в умовах переходу від тендерного комітету до уповноважених осіб звучить дико, але краще мати на увазі);

  • основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: ПОРЯДОК ДЕННИЙСЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ. Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Зазначена вище конструкція більш підходить для використання тендерним комітетом. Уповноважена ж особа може діяти, приміром, згідно з такою схемою протоколу:

1) ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1…2…;

2) Під час розгляду першого питання порядку денного: …;

3) ВИРІШИЛА: …;

  • після слова «ВИРІШИЛА» фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: що зробити і в який строк;
  • рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою;
  • у разі, коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу, і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки. Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Окремо зауважимо, що нумерувати протоколи потрібно. Нумерацію протоколів ведуть у межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання. Спойлер: приклади протоколів з усіма необхідними реквізитами наведено в кінці статті.

Окрім вищезазначеного, при формуванні протоколу засідання тендерного комітету та / або уповноваженої особи важливо зважати на затверджені внутрішні документи замовника щодо організації діловодства. Більше того, у положенні про тендерний комітет та / або положенні про уповноважену особу замовник може встановити також певні вимоги щодо форми та змісту такого протоколу, тому що Закон не встановлює вимог до їх оформлення.

Практика складання протоколу в закупівлях без використання електронної системи закупівель

Частиною 3 статті 3 Закону визначено, що в разі здійснення закупівель без використання електронної системи закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 цього Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (далі — договір без використання електронної системи закупівель).

Для проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель:

  • річний план або зміни до нього;
  • звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Отже, замовник має прийняти рішення про:

  • затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього;
  • оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи.

У замовників часто постає запитання: замовник має робити 1 протокол про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього та оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, чи окремими протоколами? Відповідь проста: як зручно безпосередньо замовнику, адже Закон чітких вимог не містить.

Задля зменшення обсягу роботи тендерного комітету та / або уповноваженої особи радимо робити 1 протокол про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього та оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Приклад протоколу про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього та оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, для тендерного комітету знаходьте за посиланням.

Приклад протоколу про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього та оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, для уповноваженої особи знайдете за посиланням.

По суті, коли замовник розуміє, що необхідно здійснити закупівлю до 50 тис. грн, можна скористатися такою формулою:

Спрощена закупівля та до 50 тис. грн

Публікації, що стосуються будь-яких питань придбання товарів, робіт та послуг на так звані допорогові суми, тобто вартість яких є нижчою 200 тис. грн для товарів і послуг та нижче 1 млн. грн для робіт (звичайні замовники), або вартість яких є нижчою 1 млн. грн для товарів і послуг та нижче 1,5 млн. грн для робіт, якщо йдеться про спецзамовників