Опис технічної можливості підпису документів електронним цифровим підписом на майданчику SmartTender.biz

Питання електронно-цифрового підпису (далі — ЕЦП) уже неодноразово було розглянуто на сторінках журналу. У даній публікації основну увагу зосереджено на технічних можливостях майданчика та можливості накладання ЕЦП на певні документи.

Згідно з частиною третьою статті 12 Закону, під час використання електронної системи закупівель для подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюють і подають згідно з вимогами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Відповідно до статті 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» ЕЦП — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ — документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Згідно зі статтею 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», для ідентифікації автора електронного документа може бути використано електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

На сьогодні відповідно до наказу МЕРТУ від 22.03.2016 № 490 ЕЦП накладають майже на всі документи, які передбачені в Законі України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон, Закон про публічні закупівлі). Отже, конкретизуємо, що відповідно до наказу МЕРТУ № 490 ЕЦП накладають на:

• форму річного плану закупівель (додатка до річного плану);
• форму оголошення про проведення відкритих торгів;
• форму оголошення про проведення конкурентного діалогу;
• форму повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури;
• форму повідомлення про намір укласти договір;
• форму оголошення з відомостями про рамкову угоду;
• форму реєстру отриманих тендерних пропозицій;
• форму протоколу розкриття тендерних пропозицій;
• форму протоколу розгляду тендерних пропозицій;
• форму звіту про результати проведення процедури закупівлі;
• форму повідомлення про внесення змін до договору;
• форму звіту про виконання договору про закупівлю;
• форму звіту про укладені договори.

Що стосується допорогових закупівель, які регламентує наказ ДП «Зовнішторгвидав України» вiд 13.04.2016 № 35, то ЕЦП в даних процедурах не є обов’язковим.

Проте така технічна можливість є на майданчику SmartTender.biz, про що йтиметься далі.

Підпис оголошення в допорогових закупівлях

Для закупівель, що не перетинають пороги, вказані в Законі, є технічна можливість підписати оголошення закупівлі.

Послідовність

У меню «Публічні закупівлі» потрібно натиснути «Додати», після чого заповнити інформацію про оголошення щодо допорогової закупівлі.

Після оприлюднення інформації в системі ProZorro з’являється можливість накласти ЕЦП.

На панелі інструментів є функція, яка відповідає за накладання ЕЦП. Вона має такий вигляд:

• Крок перший: позиціонуємось на оголошенні.
• Крок другий: натискаємо «Накласти ЕЦП».
• Крок третій: завантажити ЕЦП та обрати зі списку АЦСК, в якому отримали ЕЦП.

ЕЦП в плані закупівель (додатку до річного плану)

При публікації та зміні плану система пропонує накласти ЕЦП після синхронізації рядка з ProZorro:

Накладають електронний підпис відповідно до опису кроку третього в розділі «Підпис оголошення в Допорогових закупівлях».

Після оприлюднення плану на порталі Уповноваженого органу технічна можливість накласти ЕЦП залишається.

Для того щоб скористатися такою нагодою, потрібно спозиціонуватись на плані та натиснути «Накласти ЕЦП».

Накладання ЕЦП під час проведення відкритих торгів

У надпорогових процедурах ЕЦП накладають на оголошення, рішення стосовно кваліфікації та договір.

При оприлюдненні на порталі Уповноваженого органу оголошення про відкриті торги система ставить питання:

Якщо зазначити «Так», то відкриється наступне діалогове вікно (див. опис третього кроку в розділі «Підпис оголошення в Допорогових закупівлях»).

Після накладання ЕЦП є можливість перевірити його наявність.

У меню «Публічні закупівлі» є колонка «ЕЦП», яка відображає наявність підпису на оголошеннях:

Далі система пропонує накласти ЕЦП на рішенні стосовно кваліфікації.

Після розкриття пропозицій замовник здійснює кваліфікацію учасників. Спозиціонувавшись на пропозиції учасника, потрібно натиснути кнопку «Кваліфікація».

Далі відповідно до рішення потрібно натиснути «Визначити переможцем» або «Відхилити пропозицію», потім зазначають причини згідно із Законом.

Наступний крок: треба заповнити в довільній формі аргументацію щодо рішення та прикріпити протокол, після чого зберегти інформацію.

З’явиться запитання від системи:

На рішення ЕЦП повторно не накладають, тому обираємо «Так».

Якщо ЕЦП з будь-яких причин не накладено, то система про це повідомить додатково:

Накладання ЕЦП на договір

Після закінчення періоду оскарження та підписання договору замовник оприлюднює його в системі ProZorro.

Послідовність

Позиціонуємось на пропозиції переможця, натискаємо «Прикріпити договір» — в екранних даних заповнюємо інформацію щодо договору та вкладаємо сам договір (скановану версію). Зберігаємо інформацію.

Далі потрібно натиснути «Підписати договір»:

Далі діємо відповідно до опису третього кроку в розділі «Підпис оголошення в Допорогових закупівлях». У всіх інших типах процедур («Звіт про укладений договір», «Переговорна процедура») ЕЦП накладають, як під час процедури «Відкриті торги».

ЕЦП в процедурі «Відкриті торги з публікацією на англійській мові»

Алгоритм накладання ЕЦП майже не відрізняється від процедури «Відкриті торги», проте з’являється додатковий етап, який вимагає підписати рішення стосовно «Прекваліфікації».

Отже, під час розгляду пропозицій щодо відповідності технічним вимогам, зазначеним у тендерній документації, та кваліфікаційним критеріям замовник здійснює прекваліфікацію до аукціону.

На даному етапі система також пропонує накласти ЕЦП.

Позиціонуємось на пропозиції учасника, натискаємо «Прийняти рішення прекваліфікації», далі, як під час процедури «Відкриті торги», заповнюємо діалогове вікно:

Далі рішення підписують:

Варто знати, що етап «Прекваліфікація» ділиться на 2 підетапи — «Пре-кваліфікація» та «Пре-кваліфікація (Stand-Still)». На етапі «Пре-кваліфікація» є можливість відмінити рішення.

ЕЦП та договір

Оприлюднення змін до договору

При внесенні змін до договору також потрібно накладати ЕЦП.

Для роботи з контрактами існує окреме меню «Договори».

Заходимо в дане меню, знаходимо договір, до якого потрібно внести зміни. Після заповнення інформації щодо додаткової угоди з’являється рядок зі вказаною інформацією.

Далі в колонці «Підтвердити рішення» натискаємо кнопку.

Система ставить питання:

Якщо відповісти «Ні» або закрити діалогове вікно, то в такому випадку система видасть попередження:

Після відповіді «Так» відкриється діалогове вікно, описане в третьому кроці розділу «Підпис оголошення в Допорогових закупівлях».

Далі в особистому кабінеті можна перевірити наявність ЕЦП:

У колонці «Стадія» напроти додаткової угоди буде вказано «Виконаний» після підписання, у колонці «ЕЦП» відображатиметься наявність чи відсутність електронного підпису.

Розірвання договору

У договорі змінюється статус — із «Діє» на «Розірваний», вказуємо суму виконаних оплат та причину розірвання. Зберігаємо інформацію.

З’являється повідомлення:

Після підтвердження рішення потрібно накласти ЕЦП (алгоритм описано в розділі про допорогові закупівлі):

При виконанні договору алгоритм накладання ЕЦП той самий.

Додаткова функція

У тендерному комітеті замовника переважно є декілька осіб, які мають ЕЦП. Такий підхід є правильним, оскільки за відсутності на майданчику однієї відповідальної за подання інформації особи таку функцію може виконувати інша особа, у якої також є ЕЦП.

Для можливості накладання ЕЦП різними особами на майданчику SmartTender.biz реалізовано функцію «Очистити ключ». Для того щоб очистити ЕЦП, потрібно натиснути на меню «Очистити ключ»:

Меню знаходиться на робочому столі і допомагає в тих ситуаціях, коли браузер запам’ятовує електронний підпис користувача, що працював на майданчику.

Функціональність особистого кабінету постачальників торгів. Підпис пропозиції учасника

Далі зупинимось на іншому аспекті електронних торгів, а саменакладанні ЕЦП на пропозицію учасником закупівлі.

При поданні пропозиції учасник заповнює суму та прикріплює документи. Після завантаження документи отримують відповідний тип:

Заповнивши всю інформацію, потрібно натиснути «Надіслати пропозицію».

У процедури «Відкриті торги з публікацією на англійській мові» є відмінності у вікні подання пропозицій: тип документів (їх дещо більше) та конфіденційність (доступність перегляду усім або лише замовникові):

Конфіденційність документа:

Вказуємо файл особистого ключа ЕЦП, пароль та обираємо АЦСК, в якому отримали ЕЦП. Натискаємо «Підписати і відправити»:

При повторному поданні пропозиції у списку відправлених файлів відображається ЕЦП:

Варто відзначити, що окремо накласти ЕЦП через ЕТМ SmartTender.biz на кожен документ немає можливості.

ЕЦП накладають на всю пропозицію загалом.

Перелік документів та можливість накладання ЕЦП після їх створення*

* Звертаємо увагу! За актуальною інформацією щодо можливості накладення електронного цифрового підпису на документи звертайтеся до оператора електронного майданчика.