Лист Мінекономіки Щодо організації закупівельної діяльності замовника

МІНІСТЕРСТВО РОЗВИТКУ ЕКОНОМІКИ, ТОРГІВЛІ
ТА СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ

(Мінекономіки)

вих № 3304-04/24218-06 від 10.04.2020

Щодо організації закупівельної діяльності замовника

Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України на численні звернення суб’єктів сфери публічних закупівель щодо змін в організації закупівельної діяльності замовника у зв’язку із набранням чинності Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель” (далі – нова редакція Закону) від 19.09.2019 № 114-ІХ та введенням його в дію з 19.04.2020, підготувало відповіді на найбільш актуальні питання щодо уповноважених осіб та тендерного комітету.

Уповноважена особа (особи) – це службова (посадова) чи інша особа, що є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) (пункт 35 частини першої статті 1 нової редакції Закону).

Щодо способів визначення УО

Згідно статті 11 нової редакції Закону уповноважена особа визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи із відповідною доплатою згідно з законодавством.

Цей спосіб може бути використаний невеликими замовниками, що проводять незначну кількість закупівель на рік та штатну чисельність працівників якої у зв’язку з цим збільшувати не доцільно, але за умови що уповноважена особа в обов’язковому порядку отримає доплату за здійснення додаткової до основних посадових обов’язків роботи з організації та проведення закупівель. В даному випадку необхідно покласти обов’язки уповноваженої особи на працівника(ів) зі штатної чисельності організації розпорядчим рішенням замовника.

2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб).

Другий спосіб підходить для організацій, які проводять системні циклічні закупівлі щороку і мають постійне навантаження з адміністрування закупівельного процесу. Замовник може ввести до штатного розпису окрему посаду або декілька посад, наприклад, для фахівця з публічних закупівель, який виступатиме уповноваженою особою.

У разі проведення великих обсягів закупівель замовник може створити структурний підрозділ, що здійснюватиме супровід, організацію та проведення закупівель, до складу якого можуть входити фахівці з публічних закупівель, визначені уповноваженими особами. Створення окремого підрозділу вимагатиме і відповідних змін до структури організації та до штатного розпису з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Національного класифікатора України ДК 003:2010 “Класифікатор професій” (далі – Класифікатор), оскільки назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі.

3) шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно з законодавством.

Даний спосіб є доцільним для замовників, що здійснюють велику кількість закупівель на рік у разі потреби проведення складних або специфічних закупівель, для здійснення яких доцільно залучити відповідного фахівця в конкретній сфері згідно трудового контракту.

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України (далі – КЗоТ України) договір є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.

Отже, замовник має право визначати уповноважену особу (осіб) для організації та проведення процедур закупівель/спрощених закупівель як серед наявних працівників організації, так і шляхом введення нових посад або укладення трудового контракту з дотриманням вимог статті 11 нової редакції Закону, КЗоТ України та законодавства в цілому.

При цьому замовник може використовувати одночасно декілька способів для визначення уповноважених осіб.

Щодо професії фахівець з публічних закупівель

Відповідно до Класифікатора професія “Фахівець з публічних закупівель” (код 2419.2) належить до класифікаційного розділу “Професіонали” (професійне 2 угрупування “Професіонали у сфері маркетингу, ефективності господарської діяльності, раціоналізації виробництва, інтелектуальної власності та інноваційної діяльності”). Для посад розділу “Професіонали” визначено вимоги повної вищої освіти та чотирирівневе кваліфікаційне категоріювання (без категорії, І та ІІ категорії, провідний).

Таким чином, для посади “Фахівець з публічних закупівель” можуть бути застосовані кваліфікаційні категорії “провідний”, “І категорія”, “ІІ категорія”.

Який оклад встановлювати фахівцю з публічних закупівель? Як встановлювати доплату працівникові?

Відповідно до статті 8 Закону України “Про оплату праці” умови розміру оплати праці працівників установ та організацій, що фінансуються з бюджету, визначаються Кабінетом Міністрів України. Умови оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 № 1298 “Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери” (далі – постанова № 1298).

Віднесення посад професіоналів загальних для всіх бюджетних установ, закладів та організацій, в тому числі фахівця з публічних закупівель, до відповідних тарифних розрядів здійснюється в залежності від категорії відповідно до додатку 3 до постанови № 1298.

На виконання пункту 6 постанови № 1298 міністерствами та іншими центральними органам виконавчої влади були розроблені і затверджені конкретні умови оплати праці та розміри посадових окладів (ставок заробітної плати) працівників підвідомчих бюджетних установ, закладів та організацій відповідно до Єдиної тарифної сітки з урахуванням складності, відповідальності та специфіки їх роботи.

Водночас постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 № 268 “Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів” встановлено, що умови оплати праці посадових осіб місцевого самоврядування визначаються органом місцевого самоврядування виходячи з умов оплати праці, встановлених цією постановою, і схем посадових окладів згідно з додатками 48-54 і 57.

Натомість постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2017 № 15 “Питання оплати праці працівників державних органів” затверджено, зокрема схему посадових окладів на посадах державної служби з урахуванням категорій, підкатегорій та рівнів державних органів у 2020 році; розмір надбавок до посадових окладів за ранги державних службовців. Статтею 52 Закону України “Про державну службу” передбачено надбавки, доплати, премії та компенсації.

Крім того, постановою Кабінету Міністрів України від 24.12.2019 № 1112 “Про умови оплати праці працівників державних органів, на яких не поширюється дія Закону України “Про державну службу” затверджено, зокрема умови оплати праці працівників патронатних служб в державних органах; умови оплати праці працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування, і працівників Управління адміністративних будинків Господарсько-фінансового департаменту Секретаріату Кабінету Міністрів України, Управління адміністративними будинками Державного управління справами, Управління адміністративними будинками Управління справами Апарату Верховної Ради України.

Поряд з цим зазначаємо, що згідно зі статтею 105 Кодексу Законів про працю України працівники можуть виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою). При цьому їм провадиться доплата за суміщення професій (посад). Розміри доплат за суміщення професій (посад) встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.

Зазначеною статтею не передбачено обмежень прав підприємств з цього питання. Відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.1991 №1545-XІІ “Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу РСР”, якою встановлено, що до прийняття відповідних актів законодавства України на території республіки застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, не врегульованих законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України. На цій підставі постанова Ради Міністрів СРСР “Про порядок і умови суміщення професій (посад)” та Інструкція Держкомпраці, Мінфіну СРСР ВЦРПС щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 № 1145 “Про порядок і умови суміщення професій (посад)” продовжують діяти в частині тих пунктів, які містять загальні норми і принципи цієї форми роботи працівників: визначення понять суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Отже, підприємства госпрозрахункової сфери самостійно вирішують питання покладання на працівників підприємства виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт та визначення розміру доплат за суміщення професій, розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт, виконання обов’язків відсутнього працівника.

Основними умовами для встановлення доплати за суміщення професій (посад) є вакантна посада та видання наказу (розпорядження) про доручення працівникові виконувати додаткові обов’язки в порядку суміщення професій (посад). Оскільки обов’язки по суміщуваній професії (посаді) можуть виконуватись одним або декількома працівниками, то розмір доплати за суміщення професій (посад) має визначатись з урахуванням обсягу виконуваної додаткової роботи та економії заробітної плати по суміщуваній штатній професії (посаді).

У разі, якщо в колективному договорі (додатку до колективного договору) передбачена доплата за суміщення професій (посад) і при цьому не обумовлюються будь-які обмеження по посадах і професіях працівників, яким ця доплата не виплачується, вона може бути встановлена будь-якому працівникові підприємства, в тому числі і працівникам, які відносяться до керівного складу. При цьому слід враховувати, що це не стосується перших керівників, які працюють за контрактом і всі умови оплати праці визначені в ньому.

Чи може тендерний комітет бути відповідальним за організацію та проведення спрощених закупівель?

Ні, не може, оскільки відповідальною за організацію та проведення спрощеної закупівлі з 19.04.2020 є лише уповноважена особа згідно зі статтею 11 нової редакції Закону.

Чи можна не призначати уповноважену особу з 19.04.2020, а зробити це пізніше?

В залежності від наявної потреби у здійсненні спрощених закупівель, замовник приймає рішення щодо необхідності призначення уповноваженої особи. Відповідно до частини першої статті 4 нової редакції Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель.

Отже, виходячи зі змісту статті 4 нової редакції Закону за потреби здійснення спрощених закупівель така особа має бути визначена замовником до моменту їх проведення з урахуванням необхідності здійснення планування та отримання кваліфікованого електронного підпису для роботи в електронній системі закупівель.

Чи може уповноважена особа одночасно бути членом або головою тендерного комітету?

Так, уповноваженою особою може бути член тендерного комітету. Звертаємо увагу замовників, що тендерні комітети можуть діяти виключно до 1 січня 2022 року.

При цьому слід ураховувати, що відповідно до пункту 4 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” нової редакції Закону замовник може утворювати тендерний комітет (комітети) для організації та проведення процедур закупівель. Замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети), за умови що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель.

Таким чином, члени або голова тендерного комітету можуть бути одночасно уповноваженою особою, за умови що дана особа не буде визначена відповідальною за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель.

Чим керуватися до затвердження примірного положення про уповноважену особу?

Наразі замовники можуть використовувати Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб) (далі – Примірне положення), затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557 “Про затвердження Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)”, розроблене на виконання пункту 11 частини першої статті 8 та частини п’ятої статті 11 Закону України “Про публічні закупівлі”.

Поряд з цим, Міністерством ведеться робота щодо розроблення та затвердження нормативно-правових актів, необхідних для реалізації положень нової редакції Закону. Так, статтею 11 нової редакції Закону встановлені вимоги та визначені функції (обов’язки) уповноваженої особи.

Отже, замовники можуть самостійно розробляти та затверджувати положення про уповноважену особу відповідно до вимог нової редакції Закону, ураховуючи Примірне положення в тій частині, що не суперечить вимогам нової редакції Закону.

Коли, де і як здійснюватиметься тестування уповноважених осіб? Чи необхідно пройти тестування до 19.04.2020?

Тестування необхідно буде пройти після затвердження відповідного порядку і реалізації у електронній системі закупівель та до 1 січня 2022 року.

Відповідно до абзацу другого частини восьмої статті 11 нової редакції Закону уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом.

При цьому виходячи зі змісту розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” нової редакції Закону уповноваженим особам необхідно підтвердити рівень володіння знаннями у сфері публічних закупівель до 01.01.2022 року.

Таким чином, оскільки наразі ведеться робота щодо розроблення та затвердження нормативно-правових актів, необхідних для реалізації положень нової редакції Закону, уповноважені особи матимуть можливість проходити тестування після затвердження порядку організації тестування уповноважених осіб та реалізації відповідної технічної можливості, але у будь-якому разі до 01.01.2022 року.

Чи може замовник укласти з уповноваженою особою не трудовий договір, а договір про надання послуг?

Ні, не може. Уповноважені особи мають перебувати із замовником саме у трудових правовідносинах. Відповідно до частини четвертої статті 11 нової редакції Закону не може бути визначена уповноваженою особа, залучена замовником (у разі такого залучення) за договором про надання послуг для проведення процедур закупівель/спрощених закупівель.

Хто може виконувати обов’язки уповноваженої особи у разі її тимчасової відсутності?

Замовнику варто заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа та в положенні про уповноважену особу, схеми заміщення для виконання функцій уповноваженої особи та покладення обов’язків на іншу уповноважену особу у разі відсутності з таких причин, як тимчасова непрацездатність, відпустка або відрядження.

Крім того, замовнику слід завчасно вжити заходів щодо наявності у особи, яка виконуватиме функції уповноваженої тимчасово, необхідних знань у сфері публічних закупівель, пройденого з 01.01.2022 року тестування та наявності кваліфікованого електронного підпису.

Яка кількість уповноважених осіб необхідна замовнику?

Кількість уповноважених осіб новою редакцією Закону не обмежена.

Частиною третьою статті 11 нової редакції Закону визначено, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. Тому, оскільки кількість уповноважених осіб новою редакцією Закону не встановлена, замовник визначає достатню кількість таких осіб з урахуванням потреби та обсягів закупівель конкретної організації.

Крім того, Мінекономіки спільно з Київською школою економіки за підтримки проекту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах (TAPAS)” провели дослідження, результатом якого стало розроблення онлайн калькулятора уповноважених осіб, розміщеного за посиланням https://cep.kse.ua/osoba, який дозволяє провести орієнтовний розрахунок на підставі інформації про публічні закупівлі конкретного замовника.

Більш детально з інформацією пропонуємо ознайомитися на офіційному сайті Міністерства www.me.gov.ua у підрубриці “Професіоналізація“ рубрики “Публічні закупівлі”.

Хто повинен затверджувати річний план закупівель?

Планувати та відображати закупівлі в електронній системі закупівель можуть одночасно тендерний комітет та уповноважена особа, оскільки кожен з них буде відповідальним за конкретні закупівлі.

При цьому консолідацію потреби у товарах, роботах та послугах замовникам необхідно здійснювати завчасно. Так, відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель згідно статті 11 нової редакції Закону.

При цьому згідно розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” нової редакції Закону тендерний комітет зокрема планує закупівлі, складає та затверджує річний план закупівель, здійснює вибір процедури закупівлі.

Тому, виходячи зі змісту статті 11 та розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” нової редакції Закону, оскільки відповідальною за процедури закупівель є уповноважена особа та тендерний комітет, то їх планування та оприлюднення здійснюється уповноваженою особою або тендерним комітетом.

При цьому оскільки відповідальною за організацію та проведення спрощеної закупівлі є уповноважена особа, планування та оприлюднення таких закупівель буде здійснювати виключно уповноважена особа.

Водночас замовник самостійно в Положенні про тендерний комітет та уповноважену особу визначає функціональні обов’язки таких осіб.

Чи уповноважена особа обов’язково повинна мати вищу економічну або юридичну освіту? Чи може бути іншою вища освіта?

Уповноважена особа обов’язково повинна мати вищу освіту. Поряд з цим наявність виключно юридичної або економічної освіти в уповноваженої особи новою редакцією Закону не обмежується. Разом з тим питання освіти регулюється Законами України “Про освіту” та “Про вищу освіту”, якими визначені рівні освіти в цілому, поняття вищої освіти, зокрема її рівні та ступені.

Згідно з частиною сьомою статті 11 Закону уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення. Уповноважена особа повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту.

Отже, наявність в уповноваженої особи іншої вищої освіти, ніж юридична або економічна, не суперечить вимогам Закону.

Як вносити персональні дані уповноважених осіб до електронної системи закупівель?

Відповідно до частини другої статті 11 нової редакції Закону під час користування електронною системою закупівель уповноважена особа вносить до електронної системи закупівель персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель, не оприлюднюються.

Інформуємо, що наразі здійснюється технічна реалізація вимог нової редакції Закону в електронній системі закупівель. Тому внесення уповноваженими особами персональних даних відбуватиметься після відповідної технічної реалізації в електронній системі закупівель.

Одночасно зазначаємо, що листи Міністерства не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Директор департаменту
сфери публічних закупівель
Міністерства розвитку економіки, торгівлі
та сільського господарства України                                       

Лілія ЛАХТІОНОВ