Закупівля послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання: що робити з запасними частинами?

Послуги технічного обслуговування та ремонту потрібні замовникам у господарській діяльності та можуть стосуватись офісної техніки, промислових машин та агрегатів, автомобілів тощо (далі — обладнання). Деякі замовники для забезпечення такої господарської потреби створюють внутрішні служби та сервіси, що обслуговують необхідну техніку, окремо закуповуючи потрібні запасні частини. Однак дрібні замовники навряд чи можуть дозволити собі утримувати штат технічного персоналу чи ремонтної бригади, та навіть для великих замовників утримання додаткового штату за непрофільною діяльністю, найімовірніше, буде невигідним.

Таким чином, виникає потреба передати таке обслуговування на аутсорс шляхом здійснення закупівлі відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон). Про це й поговоримо далі.

Що входить до складу послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання

Зрозумілою складовою закупівлі є безпосередньо перелік послуг з ремонту та технічного обслуговування, що можуть надаватися виконавцем протягом строку дії договору про закупівлю. Водночас ані послуги з технічного обслуговування, ані ремонт обладнання не можуть надаватися без використання запасних частин, що необхідно замінювати у випадку їх виходу з ладу.

Якщо додаткові витратні матеріали або витрати (наприклад, транспортні) виконавці можуть включити у вартість послуг з технічного обслуговування чи ремонту, то перелік запасних частин, що необхідно замінити, може бути різним, його важко передбачити, а вартість кожної запасної частини, що використовується, може суттєво різнитися.

Таким чином, формування технічного завдання на закупівлю послуг з технічного обслуговування та ремонту має включати в себе перелік запасних частин, що можуть бути використані при наданні послуги. Мова в цьому випадку йде про закупівлю послуг на обладнання, що не є новим і не обслуговується та не ремонтується за гарантією продавця.

Для правильного визначення порядку закупівлі послуг та супутніх товарів необхідно зрозуміти, чи є законодавчі підстави закуповувати їх у межах єдиної процедури закупівлі.

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі — товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.

Зі змісту норм Закону, наказу Міністерства економічного розвитку, торгівлі і сільського господарства України від 15.04.2020  № 708 «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі», а також Єдиного закупівельного словника вбачається, що законодавець орієнтує нас на те, що предметом закупівлі можуть бути або товари, або послуги, або роботи.

Пункт 34 частини 2 статті 1 Закону наводить визначення терміна «товари» — продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

Натомість, визначаючи поняття «послуги», пункт 21 частини 1 статті 1 Закону не містить формулювання, що при закупівлі послуг у склад предмета закупівлі можуть включатись необхідні супутні товари. Чи означає це, що закуповувати послуги з технічного обслуговування та ремонту з супутніми товарами (запасними частинами) не можна?

Наприклад, той же пункт 21 частини 1 статті 1 Закону до послуг відносить поточні ремонти, а їх закупівлю не можна уявити без включення до вартості кошторису чи дефектного акта вартості матеріалів та товарів, що необхідні для виконання поточного ремонту.

При цьому безпосередньо Закон та інші нормативно-правові акти, прийняті на його виконання, не містять заборони закупівлі послуг та необхідних супутніх товарів у межах єдиної процедури закупівлі.

Наприклад, юридична конструкція, за якою вартість матеріалів включається у вартість результату «робіт», визначена у Цивільному кодексі України (далі — ЦКУ) у частині, що регулює договори підряду. При цьому за визначенням статті 837 ЦКУ, за договором підряду одна сторона (підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов’язується прийняти та оплатити виконану роботу. Договір підряду може укладатися на виготовлення, обробку, переробку, ремонт речі або на виконання іншої роботи з переданням її результату замовникові.

Незважаючи на те, що ЦКУ визначає підряд саме як роботи, у розумінні Закону до робіт ми відносимо лише чітко передбачені законодавством дії, пов’язані з розробкою документації на об’єкти будівництва, капітальним ремонтом, реконструкцією об’єктів будівництва тощо. Тому всі інші «роботи» в розумінні ЦКУ, які виконуються на замовлення замовника, визначаються Законом саме як послуги.

Відповідно до статті 839 ЦКУ підрядник зобов’язаний виконати роботу, визначену договором підряду, із свого матеріалу і своїми засобами, якщо інше не встановлено договором. Підрядник відповідає за неналежну якість наданих ним матеріалу й устаткування, а також за надання матеріалу або устаткування, обтяженого правами третіх осіб.

Статтею 843 ЦКУ передбачено, що ціна роботи в договорі підряду включає відшкодування витрат підрядника та плату за виконану ним роботу.

Тому при формуванні вимог тендерної документації, технічного завдання та проєкту договору на закупівлю послуг з техічного облуговування та ремонту обладнання замовник має визначати чіткі та зрозумілі умови щодо використання необхідних виконавцю запасних частин та оплати замовником їх вартості.

Важливим у даному випадку є також те, що порядок формування переліку запасних частин, використаних виконавцем під час виконання договору, а також умови формування вартості, за якою такі запасні частини оплачуються (відшкодовуються), мають бути описані замовником максимально прозоро та зрозуміло.

Чи може замовник надати виконавцю запасні частини для надання послуг?

ЦКУ передбачає, що договором може бути визначено інші умови, окрім забезпечення підрядником (виконавцем) використання його запасних частин при наданні послуг (робіт) за замовленням.

Тому конструкція договору на надання послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання може передбачати, що замовник буде надавати власні запасні частини виконавцю для виконання ремонтних робіт та технічного обслуговування.

Однак варто враховувати, що в такому випадку підрядник (виконавець) не відповідає за невиконання або неналежне виконання роботи, спричинене недоліками матеріалу, наданого замовником, якщо не доведе, що ці недоліки не могли бути ним виявлені при належному прийманні матеріалу.

Тому можливі варіанти, коли виконавець може справедливо вказувати на неможливість використання матеріалів замовника через їх неналежну якість та не нестиме відповідальності за приховані недоліки запасних частин чи обов’язку їх гарантійної заміни у випадку виходу з ладу.

Також замовник має розуміти, що окрема закупівля послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання за процедурою закупівлі та окрема закупівля запасних частин до такого обладнання хоча і можлива, але може значно збільшити строк можливого початку надання послуг.

Процедури на товари та послуги можуть тривати різну кількість часу через оскарження, внесення змін, отримання вимог чи питань, а також різні строки підписання договорів. Тому між датою підписання договору на закупівлею послуг з технічного обслуговування та ремонту та договору на закупівлю запасних частин може бути значний часовий проміжок.

Крім іншого, кожен з укладених договорів матиме свій строк для виконання: поставки запасних частин —в одному випадку, та надання послуг після отримання запасних частин замовника — в іншому, що також потребуватиме більшої кількості часу та ресурсу замовника для адміністрування процесу синхронного виконання двох договорів.

У зв’язку з чим закупівля послуг, технічного обслуговування та ремонту обладнання з супутніми запасними частинами в межах єдиної процедури закупівлі не суперечить нормам Закону, а при формуванні технічного завдання в такому випадку слід передбачати, що витрати на товари будуть становити не більше 50 % від загальної очікуваної вартості.

Які висновки АМКУ

З аналізу рішень Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України вбачається, що вимоги скаржників щодо зобов’язання замовників виключити з умов договору про закупівлю послуг з технічного обслуговування та ремонту умови поставки запасних частин не задовольняються.

Наприклад, при оскарженні закупівлі послуг з ремонту і технічного обслуговування мототранспортних засобів і супутнього обладнання з включенням до технічного завдання та проєкту договору запасних частин та витратних матеріалів, які мають надаватися виконавцем,  скаржник стверджував, що такі умови є дискримінаційними.

Аргументи замовника ґрунтувалися на нормах Правил надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджених наказом Міністерства інфраструктури України від 28.11.2014 № 615, які передбачають, що послуга — результат безпосередньої взаємодії між виконавцем та замовником і внутрішньої діяльності виконавця для задоволення потреб замовника. Потреба замовника — справні колісні транспортні засоби. Для досягнення результату такої потреби замовник і оголосив публічну закупівлю (відкриті торги) за відповідним кодом державного класифікатора.

Тому сама правова природа надання послуги з ремонту і технічного обслуговування мототранспортних засобів і супутнього обладнання полягає в досягненні результату — справний мототранспортний засіб. При цьому матеріали або складові частини, які використовує виконавець, невідривно пов’язані з наданням послуги.

Рішення по закупівлях UA-2021-01-16-000626-b, UA-2021-01-15-000533-c

Публікація оголошення про проведення закупівлі та обрання коду ДК

Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Міністерства економічного розвитку, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020  № 1082, передбачає, що під час внесення інформації щодо предмета закупівлі товарів та послуг в оголошення, оприлюднення яких передбачено Законом, та повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі в окремих електронних полях зазначається інформація, зокрема, щодо:

• назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі;
• коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

Технічна реалізація електронної системи закупівель передбачає, що під кожну номенклатурну позицію, яка зазначається замовником, наприклад в оголошенні про проведення відкрити з торгів, можна обрати лише розширений код з дерева чотиризначного коду, обраного для визначення предмета закупівлі.

Наприклад, якщо предмет закупівлі визначений за кодом ДК 021:2015 50310000-1 Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки, то при обранні найбільш підходящого коду по кожній номенклатурній позиції специфікації є можливість обрати лише, наприклад, код 50311400-2 Технічне обслуговування і ремонт калькуляторів та обчислювальної техніки, 50312000-5 Технічне обслуговування і ремонт комп’ютерного обладнання або інший код за будь-якою кількістю знаків із дерева коду 50310000-1.

Така технічна реалізація відповідає вищевикладеним умовам щодо порядку обрання предмета закупівлі у випадку закупівлі послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання з огляду на те, що закуповуються саме послуги, які потребують додаткового забезпечення супутніми товарами (запасними частинами).

Формування технічного завдання на закупівлю

Формувати технічне завдання на закупівлю послуг з технічного обслуговування та ремонту необхідно з огляду на те, що перелік послуг до кожного сегмента технічного завдання має бути максимально точно та детально описаний. Додатково читайте на порталі RADNUK.COM.UA «Технічна специфікація і варіанти її сприйняття учасниками».

Послуги з технічного обслуговування

Послуги з технічного обслуговування, як правило, є регулярними та полягають у перевірці та налагодженні обладнання, що є справним. Технічне обслуговування не передбачає значного втручання в роботу обладнання.

Регулярність та склад послуг, що входять у технічне обслуговування, може визначатися виробником обладнання, що обслуговується в паспортах виробника на обладнання, технічних регламентах або інших документах на обладнання.

Замовник може самостійно визначати регулярність та склад послуг з технічного обслуговування з урахуванням чинних регламентів та нормативів, а також власних потреб.

Технічне завдання на закупівлю має містити інформацію про перелік послуг, що мають входити в періодичне технічне обслуговування обладнання, а також вказівку на періодичність такого обслуговування та кількість послуг, що будуть надані протягом строку дії договору про закупівлю.

Послуги з ремонту обладнання

До складу послуг з ремонту може входити безліч видів робіт, що мають різну за змістом цінність, потребують різних часових витрат на виконання та різної кваліфікації безпосереднього виконавця. Тому послуги з ремонту необхідно визначати максимально точно та детально, щоб за потреби мати можливість замовити необхідну послугу та сплатити за неї окрему вартість.

Технічна специфікація може містити чіткий перелік та кількість послуг з ремонту, що можуть закуповуватися протягом строку дії договору про закупівлю, і учасник при формуванні своєї цінової пропозиції має визначити окремо вартість кожної такої послуги (Приклад 1).

Приклад  1

Також можливий варіант, коли замовник вимірює послуги не у штуках, а в кількості витраченого часу, наприклад в людино-годинах. У такому випадку специфікація передбачатиме найменування послуг, наприклад «ремонт обладнання», у певній кількості людино-годин.

Для такого визначення умов закупівлі технічна специфікація все ж повинна містити детальний опис всіх можливих ремонтів, що можуть замовлятись, і інформацію, скільки людино-годин потребує кожен із видів ремонтів (Приклад 2).

Приклад 2

*Конкретне найменування та види послуг, що будуть надаватися виконавцем, визначаються замовником з огляду на фактичну потребу, а саме: їх перелік може визначатись в окремому додатку до тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі з переліком нормативів витрат часу на виконання послуг (Приклад 3).

Приклад 3

** Перелік та вартість запасних частин та матеріалів, що можуть бути використані виконавцем протягом строку дії договору про закупівлю послуг, можуть визначатись, наприклад, таким чином (Приклад 4).

Приклад 4

Перелік та кількість запасних частин

З метою формування зрозумілого для виконання договору про закупівлю з прозорим ціноутворенням в технічній специфікації слід вказувати перелік запасних частин, що можуть бути використані при наданні послуги (Приклад 2 та 4).

Відсутність такого переліку хоч прямо і не заборонена, однак майже не дає можливості встановити прозорі умови та порядок формування ціни за одиницю запасних частин, що будуть використовуватися виконавцем при наданні послуг.

При цьому такий перелік може формуватися з даних виробника або його офіційного дилера, які визначають перелік запасних частин та їх ідентифікаційні дані. Наприклад, виробники автомобілів мають каталоги з повним переліком запасних частин, що підходять для певної моделі автомобіля, і ці переліки можуть бути включені до технічного завдання замовника.

Важливим питанням у цій частині є: як правильно визначати вартість запасних частин, адже їх вартість може змінюватися протягом строку дії договору про закупівлю?       

Якщо запасні частини мають валютну складову, а договір про закупівлю, що укладається, діє зазвичай протягом року, зафіксовані в договорі про закупівлю величини вартості за одиницю запасної частини можуть бути неактуальними після спливу певного часу після підписання договору.

Тому замовнику слід розглянути питання щодо можливості включення до договору про закупівлю умов перегляду ціни за запасні частини у випадку коливання курсу валют, якщо така прив’язка буде обґрунтована та об’єктивно відображає зміну ціни запасних частин (наприклад, дуже чутливими до зміни курсу валют є запасні частини до автомобілів).

Отже, купуючи фактично послуги, а не товар, замовник не може передбачати конкретну кількість запасних частин, які будуть використані при наданні послуг та потреба в заміні яких виникне у майбутньому, тому визначальною у цьому випадку є саме інформація про перелік та ціну (можливо, граничну ціну) таких запасних частин, а у випадку наявності підстав — і порядок зміни ціни за одиницю запасної частини.

Встановлення вимог до центрів обслуговування

При закупівлі послуг з технічного обслуговування та ремонту для замовника важливим є отримання можливості швидко передати обладнання для надання послуг. Такий обов’язок замовник може покладати на виконавця за місцезнаходженням самого замовника. У такому випадку в тендерній документації встановлювати вимоги щодо наявності власних або партнерських сервісних центрів у межах певної території немає потреби. Однак такі вимоги мають бути конкурентними та виконуваними для потенційних учасників закупівлі.

Договір про закупівлю послуг у такому випадку має містити спосіб повідомлення виконавця про необхідність надання послуг і отримання обладнання за місцезнаходженням замовника, а також строк реакції виконавця на таке повідомлення та безпосередньо строк надання послуг.

У випадку, якщо замовник планує надавати обладнання в ремонт або на технічне обслуговування, самостійно доставляючи його до сервісного центру виконавця або його партнерів, він має визначити в тендерній документації територію, у межах якої йому було б зручно та швидко надати обладнання в ремонт (наприклад, у межах міста або області).

У складі документів тендерної пропозиції замовник може вимагати від учасника інформацію про перелік та адреси його власних або партнерських сервісних центрів, у яких будуть надаватися послуги. Перелік сервісних центрів має бути зафіксовано в договорі про закупівлю, адже визначатиме обов’язок виконавця забезпечити приймання на обслуговування чи ремонт обладнання, що буде надане за адресами таких сервісних центрів.

У деяких випадках сервісні центри повинні мати певний статус сертифікованих виробником обладнання, що підлягатиме ремонту та обслуговуванню, у зв’язку з тим, що обслуговування обладнання в інших сервісних центрах призведе до втрати гарантії самого виробника.

Наприклад, технічне обслуговування автомобілів певний період має здійснюватися виключно в офіційних сертифікованих виробником станціях технічного обслуговування, інакше буде втрачено гарантію на автомобіль та можливість вимагати гарантійної заміни чи обслуговування у виробника або його офіційного дилера / представника.

Зважаючи на практику АМКУ, замовник може встановлювати перелік міст / областей, де повинні знаходитися сервісні центри / станції технічного обслуговування (UA-2019-12-12-004772-b), а також відстань від локації замовника до сервісного центру / станції технічного обслуговування (UA-2021-01-16-000626-b, UA-2021-01-15-000533-c), однак такі вимоги не повинні обмежувати конкуренцію, бути дискримінаційними та порушувати права та законні інтереси потенційних учасників.

Висновки

1. Закупівля послуг з технічного обслуговування та ремонту обладнання та супутні запасні частини до обладнання можуть закуповуватися в межах єдиної процедури закупівлі.
2. Для формування якісного та зрозумілого для виконання договору про закупівлю тендерна документація має містити чіткий перелік робіт та послуг, що будуть виконуватися.
3. Формування в тендерній документації переліку запасних частин, що можуть бути використані виконавцем при наданні послуг, та порядок формування / зміни ціни таких запасних частин допоможе сформувати зрозумілі та виконувані в майбутньому умови співпраці між замовником та виконавцем.

Про визначення предмету закупівель читайте статті «Як визначити предмет закупівлі та його вид» та «Правила зазначення предмета закупівлі у багатолотовій закупівлі»

Ще більше рекомендацій та порад про структуру та побудову тендерної документації знайдете на порталі RADNUK.COM.UA в рубриці «Тендерна документація».