Деякі поради щодо закупівель продуктів харчування в Прозорро Маркет

З 14.03.2024 повною мірою набрали чинності дванадцяті зміни в постанову Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України „Про публічні закупівлі“, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі — Особливості), згідно з якими замовники повинні здійснювати закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2 до Особливостей, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. гривень, з використанням електронного каталогу відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (далі — Постанова № 822).

Проте під час здійснення таких закупівель у замовників часто виникає ряд питань, які ми розглянемо та проаналізуємо нижче.

Як ефективно здійснювати закупівлю продуктів харчування (зокрема, сезонних) в умовах постійного коливання цін на ринку

Це досить актуальне питання не лише в контексті здійснення закупівель в Prozorro Market, а й під час здійснення будь-яких закупівель сезонних продуктів харчування, наприклад овочів та фруктів.

Нагадаємо, що відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі».

Тож передумовою закупівлі є якісне та ефективне планування закупівель замовником. Насамперед доцільно проаналізувати, які товари та в якій кількості замовнику потрібно буде придбати протягом року, та розрахувати їх очікувану вартість, при цьому сезонні продукти вже на цьому етапі замовнику варто розділити на різні номенклатурні позиції, наприклад:

У випадку, коли застосовувалась процедура відкритих торгів, замовник міг оголосити одну процедуру закупівлі, зазначивши сезонність, і це давало змогу учасникам розрахувати свої тендерні пропозиції, враховуючи динаміку цін на ринку таких товарів залежно від пори року. Проте у разі здійснення закупівель в електронному каталозі цей процес є дещо складнішим, тому пропонуємо два варіанти дій:

Варіант 1. Оголосити запит пропозицій постачальників в Prozorro Market за декількома номенклатурними позиціями, якщо в Prozorro Market є відповідні специфікації товарів (профілі товарів) і вони відповідають реальній потребі замовника, наприклад:

Варіант 2. Оголосити декілька запитів пропозицій постачальників в Prozorro Market за кожною номенклатурною позицією окремо і в різні періоди, коли кожна із закупівель буде більш актуальною і ціни будуть більш прогнозованими, наприклад: взимку/навесні провести запит пропозицій постачальників на «огірки свіжі, тепличні», а влітку/восени провести запит пропозицій постачальників на «огірки свіжі, польові».

На нашу думку, такий підхід замовника до планування та здійснення закупівель забезпечить дотримання принципу максимальної економії та ефективності здійснення закупівель, хоча він і є дещо трудомістким.

Зверніть увагу! У разі здійснення закупівель за варіантом 2 замовник вибирає вид закупівлі/процедуру закупівлі з огляду на загальну річну вартість закупівлі за предметом закупівлі в цілому. Матеріали за темою планування закупівель:

• «Планування закупівель як частина проєктної діяльності замовника в цілому»;
• «Планування закупівлі: орієнтовні покрокові дії уповноваженої особи (+ схема)»;
• «Перелік корисних посилань щодо планування закупівель».

Підбір специфікації товару (профілю товару) під час закупівель продуктів харчування в Прозорро Маркет

Обов’язкові закупівлі товарів в електронному каталозі є певною новелою як з точки зору законодавства, так і зі сторони технічної реалізації, що іноді викликає певні неузгодженості та проблеми під час практичного здійснення таких закупівель.

Звісно, маємо надію, що поступово всі недоліки будуть усунуті, але наразі радимо замовникам звернути увагу на такі нюанси.

1. Незалежно від того, чи дає можливість електронна система закупівель оголосити запит пропозицій постачальників в специфікації товару зі сталим набором характеристик, чи є можливість самостійно налаштувати такі параметри (застосувати так званий «профіль з налаштуваннями» / «динамічний профіль»), замовники повинні пам’ятати, що правом самостійного налаштування вони можуть скористатись виключно у випадку, якщо вартість товару є меншою ніж 500 тис. грн.
   
   Це передбачено в пункті 12 Особливостей, а саме у запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. грн, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу.
   
   А запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. грн, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення.
2. У Prozorro Market під час пошуку потрібної специфікації товару орієнтуйтесь не на назву іконки/ ярлика, а на конкретну назву специфікації (профілю) товару і на конкретні характеристики товару та їх допустимі значення, зазначені в електронній системі закупівель. Наведемо приклад.

Приклад

Замовнику потрібно оголосити запит пропозицій постачальників щодо закупівлі хліба з пшеничного борошна, який би відповідав ДСТУ 7517.

Під час пошуку товару в електронному каталозі замовник знаходить такий товар, який лише на іконці містить посилання на ДСТУ 7517, але вже в назві самого профілю таке посилання відсутнє (Рис. 1).

Під час публікації оголошення в електронній системі закупівлі буде відображена саме назва профілю «Хліб з пшеничного борошна, в упаковці, 1 кг», а не назва іконки.

Ба більше, під час перевірки технічних характеристик профілю цього товару ми бачимо, що посилання на ДСТУ в ньому відсутнє (Рис. 2), а за таких обставин замовник не повинен в інших полях/документах встановлювати вимоги щодо відповідності товару ДСТУ 7517, оскільки пунктом 57 Постанови № 822 передбачено, що у запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком* (*затвердженим постановою № 822), а також встановлено, що проєкт договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників.

Також радимо замовникам звертати увагу на перелік інформації, яку повинен містити запит пропозицій постачальників відповідно до пункту 57 Постанови № 822, а саме замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про найменування, очікувану вартість, кількість, строк, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочі дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).

Увага! Наразі не на всіх електронних майданчиках технічно реалізовано поле «Умови оплати товару», тому радимо зазначати цю інформацію в полі «Примітки» / «Інша інформація», а за відсутності таких полів — оприлюднювати окремий файл «Умови оплати товару» разом із проєктом договору.

Радимо додатково ознайомитись зі статтями:

• «Динамічний та стандартний профілі товарів у Prozorro Market»;
• «Шість проблемних питань щодо е-каталогу та пропозиції щодо їх вирішення: інтерв’ю з Професійними закупівлями»;
• «Перелік корисних посилань щодо нюансів здійснення закупівель за запитом пропозицій постачальників».

Як відсіяти недобросовісних постачальників продуктів харчування в Прозорро Маркет

Використання електронного каталогу є досить зручним та швидким видом здійснення закупівель, і це є великим пріоритетом як для замовників, так і для постачальників. Ба більше, майже повністю відсутня потреба у підготовці пакета документів зі сторони замовників для оголошення такої закупівлі, і, звісно, для постачальників жодних документів для подачі своєї пропозиції робити та завантажувати в електронну систему закупівель не потрібно.

Але, в свою чергу, це в деяких випадках стало причиною для недобросовісних дій певних постачальників, які вже мають статус переможця відбору та підписали договір про закупівлю на умовах ЗПП, але при цьому пропонують замовникам поставити товар з іншими, відмінними від встановлених в специфікації товару, характеристиками та / або не постачають товар в обумовлені строки тощо.

Тож які законні методи впливу може застосувати замовник для мінімізації власних ризиків та захисту від недобросовісних дій постачальників під час виконання договору на закупівлю продуктів харчування? На нашу думку, таким виходом є якісно прописані штрафні санкції / відповідальність / інші умови в проєкті договору, який обов’язково повинен міститись в запиті пропозицій постачальників.

До того ж пунктом 66 Постанови № 822 передбачено, що договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства і що умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проєкті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу.

Тому радимо замовникам в проєкті договору про закупівлю обов’язково встановити вимоги щодо дотримання постачальником вимог чинного законодавства, зокрема у сфері обігу продуктів харчової промисловості (наприклад, Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів»; Закону України «Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів»; наказу Мінагрополітики від 10.02.2016 № 39 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації потужностей, ведення державного реєстру потужностей операторів ринку та надання інформації з нього заінтересованим суб’єктам» тощо); передбачити штрафні санкції за поставку неякісного товару та / або поставку не в обумовлені строки; передбачити умови щодо неприймання та заміни невідповідного/неякісного товару тощо.

І, мабуть, найдієвішим інструментом захисту для замовника може стати встановлення в проєкті договору вимог щодо забезпечення виконання договору, що не суперечитиме нормам чинного законодавства, оскільки договір, укладений за результатами запиту пропозицій постачальників, є договором про закупівлю, на який поширюються норми, зокрема, пунктів 17, 19 Особливостей, а частиною першою статті 546 Цивільного кодексу України визначені види забезпечення виконання зобов’язання, до яких відносяться: неустойка, порука, гарантія, застава, притримання, завдаток та право довірчої власності.

Згідно з частиною 1 статті 560 Цивільного кодексу України за гарантією банк, інша фінансова установа, страхова організація (гарант) гарантує перед кредитором (бенефіціаром) виконання боржником (принципалом) свого обов’язку. Отже, замовник може при проведенні запиту пропозицій постачальників передбачити в проєкті договору про закупівлю щодо переможця забезпечення виконання зобов’язання за договором про закупівлю у вигляді/формі банківської гарантії. Детальніше щодо цього — у цих статтях:

• «Мінекономіки про встановлення забезпечення виконання договору в ЗПП»;
• «Зразок розділу в договорі по ЗПП щодо забезпечення виконання договору»;
• Зразок договору про закупівлю продуктів харчування.

Висновки

1. Для здійснення якісних та ефективних закупівель сезонних продуктів харчування доречно встановити окремі номенклатурні позиції товарів відповідно до сезону/пори року та у разі неможливості закупівлі всіх номенклатурних позицій в межах однієї закупівлі — проводити такі закупівлі окремо.
2. Незалежно від того, чи дає можливість електронна система закупівель оголосити запит пропозицій постачальників в специфікації товару із сталим набором характеристик, чи є можливість самостійно налаштувати такі параметри, замовники повинні пам’ятати, що правом самостійного налаштування вони можуть скористатись виключно у випадку, передбаченому в пункті 12 Особливостей (якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 500 тис. грн).
3. Під час пошуку потрібної специфікації товару орієнтуйтесь не на назву іконки/ярлика, а на конкретну назву специфікації (профілю) і на конкретні характеристики товару та їх допустимі значення, зазначені в електронній системі закупівель.
4. Під час оголошення запиту пропозицій постачальників не забувайте зазначати «Умови оплати товару» в полі «Примітки» / «Інша інформація», а за відсутності таких полів можете оприлюднити окремий файл «Умови оплати товару» разом із проєктом договору про закупівлю.
5. Якісно та детально розроблений проєкт договору про закупівлю продуктів харчування із встановленням вимоги щодо забезпечення виконання договору — подальший захист замовника від недобросовісних постачальників.

Бажаємо вам успішних та ефективних закупівель! Наостанок маєте нагоду завантажити шпаргалку уповноваженої особи щодо застосування електронного каталогу Prozorro Market.