Відповідно до пункту 7 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон) електронна система закупівель — інформаційно-телекомунікаційна система, яка має комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із Законом України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 05.07.1994 № 80/94-ВР, що забезпечує проведення закупівель, створення, розміщення, оприлюднення, обмін інформацією і документами в електронному вигляді, до складу якої входять вебпортал Уповноваженого органу, авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами.
Тим самим здійснення публічних закупівель закупівельником пов’язане з безпосереднім використанням електронної системи закупівель. Згідно з пунктом 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на вебпорталі у вигляді документа, доступного для друку.
За Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII електронний підпис — це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис. Кваліфікованим електронним підписом є удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, а удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, є удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.
Нерідко наведені визначення плутаються, і замовники, зокрема їх уповноважені особи, ставлять запитання, який електронний підпис слід використовувати та як правильно його використовувати. Щоб краще зрозуміти ці нюанси, рекомендую переглянути перелік корисних посилань на публікації порталу RADNUK.COM.UA:
- «КЕП або УЕП: як правильно? Позиція Держаудитслужби», у якій з опрацьованого висновку органу фінансового контролю випливає відповідь на запитання щодо виду електронного підпису для використання уповноваженою особою в публічних закупівлях.
- «Нюанси використання електронних підписів при проходженні тестування та роботі в електронній системі закупівель», що вказує, який підпис використовувати при тестуванні уповноваженої особи, а який — при роботі з публічними закупівлями.
- «Чи може уповноважена особа підписувати закупівлю ключем від ПриватБанку», де автор роз’яснює нюанси використання приватбанківського підпису.
- «Щодо КЕП УО при зміні місця роботи», яка висвітлює нюанс зміни уповноваженою особою роботи.
- «Нюанси укладення договорів про закупівлю за допомогою електронного цифрового підпису та електронної печатки», що стосується питання укладення договору про закупівлю в електронному вигляді.
У рамках щотижневого опрацювання розміщених зразків документів за різними категоріями редакцією порталу опрацьовано категорію «Типові договори» розділу «Договори та додаткові угоди». За результатом їх опрацювання встановлено актуальність таких зразків.