Нова редакція Особливостей через призму проведення моніторингу закупівель

Як відомо, постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 затверджено особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування (далі — Особливості). Згодом постановою КМУ від 12.05.2022 № 471 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 і від 21 березня 2023 р. № 253 та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України» внесено низку змін до Особливостей та фактично затверджено їхню нову редакцію. Вказані зміни набрали чинності 19.05.2023.

Важливо, що в цих особливостях терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі.

Розглянемо основні зміни та як вони впливають на процес закупівель і контролю за їх проведенням з боку органів державного фінансового контролю.

Головне нововведення щодо моніторингу закупівель з 19.05.2023

Насамперед зазначимо: якщо замовник вирішить проводити відкриті торги, то він має таке право попри відсутність у нього такого обов’язку. Проте проаналізуємо пункт 23 Особливостей.

Оновлена редакція пункту 23 Особливостей визначає, що органи ДАСУ здійснюють моніторинг закупівель без застосування електронної системи закупівель.

Станом на 05.06.2023 працівники органів ДАСУ ще не проводили моніторингів указаних закупівель, оскільки таких моніторингів закупівель без використання електронної системи закупівель у системі Прозорро немає.

Нагадаємо: стаття 8 Закону передбачає, що моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії. Тобто до оприлюднення замовником звіту про виконання договору (не слід плутати зі звітом про договір про закупівлю).

Маєте нагоду завантажити шпаргалку уповноваженої особи щодо звітування про виконання договору про закупівлю.

Отже, моніторинг може бути розпочатим (прийнятий відповідний наказ про початок моніторингу) до моменту,  поки не оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю. Такий звіт замовники оприлюднюють протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку його дії (за умови його виконання), або розірвання такого договору.

З правилами звітування про виконання договорів про закупівлю допоможе розібратись електронна книга «Звіт про виконання договору в публічних закупівлях»:

Підсумовуємо: починаючи з 19.05.2023 Особливості визначають, що органи ДАСУ здійснюють моніторинг не лише процедур закупівель, але й закупівель, де оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель.

Коли оприлюднюється звіт про договір про закупівлю відповідно до Особливостей

Пункт 11 Особливостей визначає, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3⁸ розділу X «Прикінцевих та перехідних положень» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Наголошуємо: у разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Це ми зазначили в «Алгоритмі здійснення закупівель без використання електронної системи до 50 тис. грн (з 25.02.2023)».

Отже, наразі за умови проведення закупівель на суму понад 50 тис. грн (у тому числі з використанням електронного каталогу для закупівель товарів) та публікування звіту про договір про закупівлю такі закупівлі можуть підлягати моніторингу відповідно до пункту 23 Особливостей.

Важливим моментом є те, що замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження та / або місцезнаходження постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та / або постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг) (Шпаргалка щодо інформації, яку можна не зазначати в електронній системі закупівель під час проведення закупівель відповідно до Постанови 1178).

Що має міститися у звіті про договір про закупівлю

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити таку інформацію, як:

1. дата укладення та номер договору / документа (документів), що підтверджують придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг);
2. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, його категорія;
3. найменування (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
4. ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
5. місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг та номер телефону;
6. назва предмета закупівлі;
7. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
8. ціна, зазначена в договорі про закупівлю / документі (документах), що підтверджує (підтверджують) придбання товару (товарів), робіт чи послуги (послуг), та строк виконання договору.

У звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель, може зазначатися інша інформація.

На практиці окремі замовники оприлюднюють і звіт, і сам договір, або ж сам звіт і додаткову інформацію, що стосується обставин укладення договору. Проте підстави для можливості перевірки дотримання вимог Закону та Особливостей виникають лише тоді, коли є опублікований звіт про договір про закупівлю.

Але слід наголосити, що органи ДАСУ не зацікавлені в моніторингу закупівель із незначними сумами укладеного договору. Відповідно, прийняття рішення про проведення моніторингу закупівель без використання електронної системи закупівель із незначною його ціною є малоймовірним. Водночас імовірність проведення моніторингу зростає в міру зростання суми ціни договору, а також ризикових моментів, які стосуються замовника підрядника чи інформації у ЗМІ, уваги органів влади, місцевого самоврядування, громадських організацій та інших ризикових індикаторів. 

Моніторинг звіту про договір, укладений за пунктом 13 Особливостей

Неможливо оминути своєю увагою пункт 13 Особливостей, який визначає винятки, коли придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару, тобто без використання електронної системи закупівель.

Закупівлі, які були проведені за такими винятками та не могли бути предметом моніторингу з боку державної аудиторської служби України, можуть підлягати такому моніторингу починаючи з 19.05.2023.

Враховуючи дату набуття чинності Особливостями у новій редакції, такому моніторингу мають підлягати ті закупівлі, які з’явилися в системі Прозорро починаючи з 19.05.2023.

Часто можна побачити таке питання: на що саме слід звертати увагу при прийнятті замовником рішення щодо застосування котрогось із підпунктів пункту 13 Особливостей? Так, органи ДАСУ при моніторингу закупівель, проведених без використання електронної системи закупівель, насамперед мали б звертати увагу на обґрунтованість застосування відповідних рішень, що є підставою для застосування цього пункту Особливостей, зокрема:

• на існування нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу;
• що роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання у зв’язку із відсутністю конкуренції з технічних причин;
• що предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проєкт договору про закупівлю, а також вимоги до суб’єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинен відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (у випадку відміни відкритих торгів за пунктом 51 Особливостей);
• що виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару тим самим постачальником, якщо в разі зміни постачальника замовник буде вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призведе до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням.

З 19.05.2023 у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 5–11, 14 пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього, а також зазначає підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.

Змінилося лише одне слово «обґрунтування» на слово «підстави». Утім, радимо замовникам розумно поставитись до таких змін, оскільки закупівлі за пунктом 13 Особливостей можуть привертати увагу аудиторів. Ба більше, станом на 08.06.2023 в електронній системі закупівель відсутнє окреме поле «підстави» під час публікації звіту про договір. В електронній системі при оприлюдненні такого звіту є можливість завантажити документ. Такий інструмент на різних майданчиках може називатись по-різному, наприклад на майданчику Zakupki.Prom — «Документація до закупівлі». Рекомендуємо скористатись цим полем для завантаження файлу з підставою для застосування пункту 13 Особливостей.

Примірні обґрунтування підстав застосування пункту 13 Особливостей зібрані в розділі «Закупівлі за пунктом 13 Особливостей з 19.05.2023».

Випадки, коли звіт про договір про закупівлю не оприлюднюється

Зазначимо випадки, коли звіт про договір про закупівлю може не оприлюднюватись замовником:

• здійснення закупівлі, вартість якої є меншою ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель;
• коли договір укладений без використання електронної системи закупівель відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2022 № 169 «Деякі питання здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану» (Офіційний вісник України, 2022 р., № 25, ст. 1254), а також сам договір про закупівлю оприлюднюються замовником протягом 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні, якщо замовником не оприлюднено такого звіту, договору про закупівлю, всіх додатків та змін до нього до 19.10.2022.

Отже, якщо ви є замовником у розумінні Закону, то звіт про договір про закупівлю, укладений на підставі постанови КМУ № 169, може бути оприлюднений після скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Більше про це — у статті «Як звітувати за Постановою № 169?».

Заключне слово

Закономірно, що внесені до Особливостей зміни ставлять під оперативний державний фінансовий контроль прямі договори. Оскільки суми їх укладення значні, раніше моніторингом вони не були охоплені. Проте наразі практика взаємодії замовників, учасників та контролюючих органів під час проведення моніторингу прямих договорів ще не складена.

Зауважимо, що наявність звіту про договір про закупівлю може слугувати підставою для здійснення моніторингу поряд з іншими можливими підставами як наявність індикаторів ризиків. При цьому ймовірність проведення моніторингу зростає у міру зростання суми ціни договору, а також ризикових моментів, які стосуються замовника підрядника чи інформації у ЗМІ, уваги органів влади, місцевого самоврядування, громадських організацій та інших ризикових індикаторів. 

Відповідно до вимог статті 8 Закону за наслідками проведення моніторингу має бути складено висновок. При цьому у разі виявлення порушення законодавства у сфері публічних закупівель у ньому вказуються такі порушення, а також зобов’язання про їх (його) усунення.

Водночас, якщо за результатами моніторингу не виявлено порушень законодавства, то у висновку зазначається інформація про це.

Протягом строку проведення моніторингу закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень.

Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Терміни та порядок надання відповіді на них і реагування на висновок визначені цією ж статтею 8 Закону.

Такий порядок реагування на висновки вже достатньо напрацьований, а також наявна значна судова практика з цього питання.

У цьому випадку з огляду на обсяг і формат інформації, яка міститься у системі Прозорро щодо закупівель, укладених без використання електронної системи закупівель, очевидно, що найбільш імовірним порушенням, яке може бути виявлено відповідно до такого формату взаємодії, є дотримання умов, визначених пунктом 13 Особливостей.

Якщо буквально тлумачити положення пункту 23 Особливостей та статті 8 Закону, можна побачити, що вони не адаптовані одне до одного, а саме: у статті 8 Закону відсутня згадка про моніторинг без використання електронної системи закупівель.

Отже, без застосування системного аналізу норм права та розуміння логіки прийняття рішень законодавцями учасники вищезазначених правовідносин можуть використовувати такі смислові чи термінологічні прогалини для наповнення практичним змістом своїх дій відповідно до власного розуміння вищевказаних норм.

Проте це — не особливість виключно Закону та Особливостей № 1178, а досить характерна риса державного законодавства. Наостанок зафіксуємо:

1. Моніторинг може бути розпочатим (прийнятий відповідний наказ про початок моніторингу) до моменту, поки не оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю. Такий звіт замовники оприлюднюють протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку його дії (за умови його виконання) або розірвання такого договору.
2. У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, про це ми зазначили в «Алгоритмі здійснення закупівель без використання електронної системи до 50 тис. грн (з 25.02.2023)».
3. За умови проведення закупівель на суму понад 50 тис. грн (у тому числі з використанням електронного каталогу для закупівель товарів) та публікування звіту про договір про закупівлю такі закупівлі можуть підлягати моніторингу відповідно до пункту 23 Особливостей.
4. Враховуючи дату набуття чинності Особливостями у новій редакції, такому моніторингу мають підлягати ті закупівлі, які з’явилися у системі Прозорро починаючи з 19.05.2023.

Вам стане у пригоді «Покроковий алгоритм дій замовника під час моніторингу». Також покращуйте свої знання з тестами від Радника!