Закупівля без використання електронної системи — 2024

Найменування етапу

Порядок дій замовника за відповідним етапом / нюанси / рекомендації

Допоміжні матеріали за відповідним етапом 

Визначення потреби 

Закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів).

Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Відповідно до абзацу 2 пункту 15 Особливостей за рішенням замовника (наказ, розпорядження тощо) його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.

Якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена; замовник вибирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

• Шпаргалка для ведення річного плану / договорів
• Сім практичних питань про планування закупівель за Особливостями
• Шпаргалка УО щодо закупівель з 19.10.2022 за Особливостями

Затвердження річного плану закупівель та підготовка обґрунтування закупівлі окремими замовниками згідно з постановою від 11.10.2016 № 710

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження в річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника (частина 1 статті 4 Закону, враховуючи пункт 14 Особливостей) (Шпаргалка щодо інформації, яку можна не зазначати в ЕСЗ під час проведення закупівель).

Постановою Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» для окремих замовників встановлено обов’язок забезпечити наявність обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості щодо всіх публічних закупівель починаючи з 19.12.2020.

Увага! У грудні 2023 року ДП «Прозорро» повідомило, що ними було розроблено додаткове поле (навіть при створенні річного плану), у якому замовники можуть зазначити обґрунтування проведення своєї закупівлі. Варто зазначити, що закупівельне законодавство не встановлює прямої вимоги щодо заповнення такого поля.

Приклад протоколу про затвердження РП (змін до РП) щодо договорів до 50 тис. грн

Е-книга «Дотримання Постанови № 710 в частині підготовки й оприлюднення обґрунтувань»

Шпаргалка для ведення річного плану / договорів

Пошук постачальника / виконавця / підрядника

Якщо потенційного постачальника знайти в територіальній близькості до замовника важко, уповноважена / відповідальна особа може використати можливості онлайн-ресурсу BI Prozorro, переглянути наявні в електронній системі аналогічні закупівлі та їх обраних постачальників, їхні контактні дані, спробувати провести попередні ринкові консультації тощо.

Пунктом 11 Особливостей, зокрема, встановлено, що під час здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, а саме:

1. добросовісна конкуренція серед учасників;
2. максимальна економія, ефективність та пропорційність;
3. відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
4. недискримінація учасників та рівне ставлення до них;
5. об’єктивне та неупереджене визначення переможця закупівлі;
6. запобігання корупційним діям і зловживанням.  

Де в умовах воєнного стану, зокрема й на тимчасово окупованій території, шукати постачальника чи надавача послуг?

Укладання договору 

Договір укладаємо поза електронною системою закупівель шляхом обміну документами (поштовими сполученнями) чи, приміром, шляхом підписання договору електронними ключами з обох сторін у сервісах електронного документообігу. Орієнтовна інструкція — за посиланням.

Коли контрагента знайдено, сторони погоджують усі умови такого договору шляхом його підписання. 

У договорі рекомендуємо зафіксувати, зокрема, положення щодо:

• одностороннього розірвання договору (зокрема, за яких умов та за яким порядком відбувається таке розірвання);
• оперативно-господарських санкцій у разі невиконання взятих зобов’язань;
• що може вважатись форс-мажором та які документи це підтверджують і до яких наслідків встановлення факту форс-мажору може призвести.

Керуватися пунктом 19 Особливостей, за яким істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватись, законодавчої вимоги немає, звісно, якщо ви не вписали самостійно такі підстави в такий прямий договір. Але якщо ви їх зафіксуєте в договорі, то вам доведеться їх дотримуватись!

Нюанси укладення договорів без використання ЕСЗ у період воєнного стану

Е-книга «Все, що необхідно знати про договори в публічних закупівлях»

Зміни до договору про закупівлю

Що стосується змін до прямого договору, що укладено без використання ЕСЗ за пунктом 11 Особливостей, то зміни до нього вносять на підставах та у порядку, що передбачений таким договором, та не підлягають обов’язковій публікації в ЕСЗ, якщо внутрішнім порядком замовника не встановлено інше.

Договір про закупівлю: строк укладення, оприлюднення, зміни до договору у 2024 році

Звіт про виконання договору

У разі здійснення закупівлі, вартість якої є менше ніж 50 тис. грн, без використання електронної системи закупівель замовник НЕ оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Е-книга «Звіт про виконання договору в публічних закупівлях».