Надаємо відповіді на питання щодо виправлення помилок в оприлюдненому річному плані, у звіті про договір, укладений без використання ЕСЗ, оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями — саме ці питання останнім часом найчастіше ставили у спільнотах Радника у Viber, Telegram та Facebook.
Питання № 1. Оголосили відкриті торги з особливостями на 2023 рік, але потім помітили, що в річному плані помилково було вказано 2022 рік. Що можна вдіяти? Як зареєструвати договір в Казначействі?
Відповідь: під час виконання контрольних функцій, встановлених законодавством у сфері публічних закупівель, органи Казначейства керуються Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон № 922) та іншими нормативно-правовими актами, які діють у цій сфері.
Відповідно до частини 2 статті 7 Закону № 922 Казначейство вживає такі заходи:
1) до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та за результатами якої укладено договір про закупівлю;
2) не допускає здійснення платежів із рахунка замовника згідно з узятим фінансовим зобов’язанням за договором про закупівлю у випадках:
- відсутності або невідповідності встановленим законодавством вимогам необхідних документів, передбачених пунктом 1 частини 2 статті 7 Закону;
- відміни процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;
- набрання законної сили рішенням суду про визнання результатів процедури закупівлі / спрощеної закупівлі недійсними та / або договору про закупівлю нікчемним;
- оскарження відповідно до статті 18 цього Закону на період призупинення процедури закупівлі;
- наявності відповідного рішення органу оскарження відповідно до статті 18 цього Закону.
При цьому в останньому абзаці частини 2 статті 7 Закону № 922 визначено, що перевірка наявності документів, зазначених у пункті 1 цієї частини, проводиться шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ).
Враховуючи вищевикладене, керуючись нормами статті 7 Закону № 922, казначеї перевіряють не тільки наявність річного плану, договору та звіту про результати проведення процедури закупівлі, а й релевантність даних з документами, поданими як підтвердження взяття бюджетного зобов’язання.
Водночас варто нагадати, що коли казначеї реєструють зобов’язання за договорами, укладеними без використання ЕСЗ, перевіряти річний план в ЕСЗ вони не повинні, оскільки це не відповідає вимогам статті 7 Закону № 922.
Відповідно до пункту 6 та пункту 11 частини 1 статті 9 Закону № 922 наказом Мінекономрозвитку від 11.06.2020 року № 1082 затверджено Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі (далі — Порядок), що визначає процедуру розміщення інформації про публічні закупівлі, яка оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу у складі електронної системи закупівель, подання інформації, документів, звернень та скарг, одержання повідомлень через електронну систему закупівель.
Згідно з пунктом 3 Порядку, розміщення інформації в ЕСЗ здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів в ЕСЗ та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника.
Оприлюдненням / розміщенням інформації вважається її наявність в ЕСЗ в інтерактивному режимі реального часу (пункт 10 Порядку). При цьому Порядок не містить механізму виправлення технічних (механічних) помилок, допущених замовником при заповненні форм документів у сфері публічних закупівель.
Враховуючи зазначене вище та виходячи зі змісту статті 11 Закону № 922, після оприлюднення відповідної інформації уповноважена особа може прийняти рішення про виправлення таких помилок шляхом оформлення відповідного протоколу, який підписується уповноваженою особою.
При цьому на стадії реєстрації зобов’язань з метою усунення обставин, які визначені в частині 2 статті 7 Закону № 922, Казначейству подається разом з іншими документами відповідний протокол та лист.
Аналогічну позицію висловлює Казначейство у своєму листі від 11.12.2019 № 24-10-08/21940 «Щодо контролю за дотриманням бюджетного законодавства у сфері закупівель» (далі — лист № 21940).
Крім того, у листі № 21940 нагадують, що за порушення вимог, установлених Законом № 922, в частині прийняття рішень, вибору і застосування процедур закупівель відповідальність несе уповноважена особа (особи) замовника персонально.
Важливо! У протоколі про затвердження річного плану перед проведенням закупівлі повинно бути зазначено 2023 рік. Після виявлення помилки в ЕСЗ уповноваженою особою складається протокол про допущену технічну (механічну) помилку при оприлюдненні інформації із формулюванням такого плану:
«1. Визнати технічною (механічною) помилкою інформацію, оприлюднену в електронній системі через авторизований електронний майданчик у річному плані закупівлі за предметом __________________________ (вказується предмет закупівлі) UA-P-2022-_____-c (вказується ідентифікатор річного плану), щодо року, на який складений річний план.
2. У річному плані закупівлі за предметом __________________________ (вказується предмет закупівлі) UA-P-2022-________-c (вказується ідентифікатор річного плану) в полі „на 2022 рік“ вважати правильною таку інформацію: „на 2023 рік“».
Деякі замовники розмірковують над відміною тендеру в разі допущення помилок у річному плані, оскільки цілком вірогідно, що аудитори в разі моніторингу можуть написати це як зауваження.
Водночас варто зважати на етап закупівлі в момент виявлення помилки, оскільки, якщо торги вже пройшли і вдало, дотримано принципів максимальної економії, тобто є вигідна ціна, і це закупівля для забезпечення функціонування установи, краще ретельно скласти протокол про технічну помилку.
Крім того, додатковим аргументом для продовження закупівлі є те, що відміну закупівлі можна оскаржити. Учасники витратили кошти за участь у цьому тендері, і, як показує досвід, в АМКУ здебільшого вдало оскаржують такі відміни тендерів. Тому в такому випадку ще є ризик затягування закупівлі.
Якщо закупівля незавершена і замовник на етапі підписання договору про закупівлю, то складений протокол про технічну помилку він може оприлюднити під час оприлюднення договору. Цим він може убезпечити себе від зайвих питань у разі моніторингу, оскільки цю інформацію аудитори одразу побачать.
Порада: якщо закупівля завершена і договір оприлюднено, не радимо оприлюднювати такий протокол як внесення змін до договору, оскільки порядок внесення змін до договорів про закупівлю чітко визначений законодавством і за його порушення будуть зауваження від аудиторів. Нагадаємо, що при внесенні змін до договорів про закупівлю в ЕСЗ спрацьовують ризик-індикатори. На основі даних від ризик-індикаторів Держаудитслужба України приймає рішення про проведення моніторингу, тож подібні дії із внесенням змін до договору про закупівлю можуть зайвий раз привернути увагу аудиторів до проведеної закупівлі.
Що стосується реєстрації бюджетних зобов’язань, то зазвичай у таких випадках з казначеями проблем не виникає, якщо замовник подає копію відповідного протоколу про технічну помилку.
Варто зауважити, що аналогічні дії зі складання протоколу про технічну (механічну) помилку замовник може здійснити при неправильно вказаному в річному плані КЕКВ або коли забули його зазначити в річному плані.
Більше інформації про помилки замовників ви знайдете у статті «Помилки замовників та можливі варіанти їх виправлення».
Питання № 2. Допустили помилку при оприлюдненні звіту про договір, укладений без використання електронної системи закупівель (далі – прямий договір). Що можна вдіяти? Чи обов’язково відміняти цю закупівлю в ЕСЗ?
Відповідь: відмінити закупівлю без використання ЕСЗ технічно неможливо. Крім того, річний план по прямих договорах при реєстрації бюджетних зобов’язань за ними Казначейством не перевіряється.
Замовник може скласти протокол про допущену технічну (механічну) помилку при оприлюдненні звіту і що саме вважати правильним у звіті. Можна у протоколі прописувати рішення уповноваженої особи у такому вигляді:
«1. Визнати технічною (механічною) помилкою інформацію в полі „Строк поставки товару, виконання робіт чи надання послуг“ (зазначається поле звіту, у якому було допущено помилку), оприлюднену в електронній системі закупівель через авторизований електронний майданчик у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, UA-2022-______-а (вказується ідентифікатор закупівлі).
2. У звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, UA-2022-______-а (вказується ідентифікатор закупівлі) за предметом ________________________________ (вказується предмет закупівлі) у полі „Строк поставки товару, виконання робіт чи надання послуг“ (зазначається поле звіту, в якому було допущено помилку) вважати правильною таку інформацію: „_____________________“».
Такий протокол підшивається уповноваженою особою у справу, де вона зберігає всі протоколи.
Оприлюднювати його необов’язково. Поряд із цим, якщо це допорогові прямі договори, то такий протокол можна оприлюднити в системі через внесення змін до договору, що жодних наслідків для замовника не матиме.
Водночас для прямих понадпорогових договорів, укладених згідно з пунктом 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), оприлюднювати таким чином протокол не радимо, оскільки порядок внесення змін до таких договорів особливостями регламентовано як і для договорів, укладених за результатами проведення відкритих торгів з особливостями.
Питання № 3. Помітили помилку в оголошенні про проведення відкритих торгів з урахуванням особливостей? Як внести зміни?
Відповідь: нагадаємо, ані Закон № 922, ані Особливості не надають замовнику права вносити зміни в оголошення про проведення процедури закупівлі.
Відповідно до частини 2 статті 24 Закону № 922 замовник має право з власної ініціативи або в разі усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 цього Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше семи днів.
Відповідно до пункту 51 Особливостей замовник має право з власної ініціативи або в разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Варто зауважити, що технічна можливість змінити оголошення під час оприлюднення змін до тендерної документації у замовників є. Тож, у будь-якому разі в разі прийняття рішення про внесення змін до оголошення краще робити це лише під час внесення змін до тендерної документації.
Задля збереження власного часу користуйтеся вже розробленим та доступним для завантаження протокольним рішенням уповноваженої особи щодо допущення технічних (механічних, формальних) помилок.
Додатково з матеріалами на цю тему можна ознайомитися на порталі RADNUK.COM.UA у таких статтях:
- «Внесення змін до тендерної документації: що слід врахувати замовникам»;
- «Внесення змін до тендерної документації: чого не треба робити»;
- «Моніторинг вважає порушенням внесення змін в оголошення щодо забезпечення пропозиції».
Щоб завжди залишатись із Радником на зв’язку, переходьте за посиланням або скануйте QR-код за допомогою свого смартфона:
