7 листопада 2018 року набув чинності оновлений Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (далі — Закон № 2155-VIII), яким припинено дію електронного цифрового підпису (ЕЦП). Отже, тепер уся закупівельна спільнота зобов’язана застосовувати виключно засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки (абзац 2 частини 2 статті 17 Закону № 2155-VIII). Дане нововведення має безліч як переваг, так і запитань, які потребують вирішення. У цій статті на основі роз’яснення Мінекономіки розглянемо особливості підписання учасником електронного документа за допомогою КЕП та надамо поради щодо встановлення вимоги накладення КЕП у тендерній документації.
Перехідний період, який був передбачений для ЕЦП та посиленого сертифіката відкритого ключа у Законі «Про електронні довірчі послуги», завершено. Починаючи з 8 листопада поточного року всі мають застосовувати виключно кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Відповідно до статті 26 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель, під час використання якої та з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Тендерна пропозиція — пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації, яка в свою чергу розробляється та затверджується замовником згідно з пунктом 31 частини 1 статті 1 Закону.
Отже, учасник подає тендерну пропозицію відповідно до вимог тендерної документації, яка розробляється та затверджується замовником самостійно та з дотриманням вимог Закону.
Так, на офіційному сайті Мінекономіки від ТОВ «Х» розміщено запит № 1619/2020 наступного змісту: «тендерною документацією замовника по процедурі відкритих торгів, оголошеною 15.06.2020 р., встановлена вимога щодо накладання на пропозицію ЕЦП або КЕП уповноваженої особи учасника процедури. При цьому передбачено, якщо пропозиція містить скановані документи і документи в електронній формі, то учасник повинен накласти ЕЦП/КЕП на пропозицію в цілому; на кожен оригінал електронного документа окремо. Крім цього, тендерна документація в описі формальних помилок містить помилки, пов’язані з відсутністю підписів та, за наявності, печатки учасника на документах / сторінках пропозиції учасника (в тому числі КЕП/ЕЦП, печаток на документах) та/або прізвища, ініціалів уповноваженої особи учасника, крім тих документів, що складені від імені учасника.
Питання: чи є відсутність ЕПЦ/КЕП на кожному документі тендерної пропозиції та на тендерній пропозиції в цілому підставою для відхилення пропозиції учасника в зв’язку з її невідповідністю вимогам тендерної документації?».
Відповідь Мінекономіки, як уповноваженого органу, з цього питання наступна: «Ураховуючи вимоги пункту 31 частини першої статті 1 Закону, тендерна документація розробляється та затверджується замовником і повинна містити перелік складових, визначених частиною другою статті 22 Закону.
Відповідно до пункту 1 частини першої статті 22 Закону тендерна документація повинна містити інструкцію з підготовки тендерних пропозицій.
Так, тендерна пропозиція подається учасником процедури закупівлі замовнику відповідно до вимог тендерної документації (пункт 32 частини першої статті 1 Закону).
У свою чергу, згідно з частиною першою статті 26 Закону тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, наявність / відсутність підстав, установлених у статті 17 цього Закону і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації. Під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронні довірчі послуги” (частина третя статті 12 Закону).
Отже, замовник самостійно зазначає вимоги до учасників щодо оформлення та подання тендерної пропозиції з дотриманням законодавства та з урахуванням частини третьої статті 12 Закону і частини першої статті 26 Закону.
Крім цього, відповідно до абзацу третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, якщо вона не відповідає встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства.
Поряд з цим, частиною першою статті 24 Закону встановлено, що фізична / юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру.
У свою чергу, порядок оскарження процедур закупівель визначено статтею 18 Закону».
Коментар редакції:
Тендерна документація — це обов’язковий документ, що розробляє замовник для проведення тендеру з подальшим оприлюдненням на вебпорталі Уповноваженого органу. Саме на підставі умов тендерної документації учасники готують та надають тендерну пропозицію.
Приклад встановлення вимоги в тендерній документації щодо накладення КЕП до учасників
Учасники процедури закупівлі подають тендерні пропозиції у формі електронного документа чи скан-копій через електронну систему закупівель. Тендерна пропозиція учасника має відповідати ряду вимог:
1) документи мають бути чіткими та розбірливими для читання;
2) якщо у складі тендерної пропозиції є хоча б один сканований документ, потрібно накласти кваліфікований електронний підпис (КЕП) на пропозицію;
3) якщо ж такі документи надано у формі електронного документа, КЕП накладають на кожен електронний документ тендерної пропозиції окремо;
4) якщо ж пропозиція містить і скановані, і електронні документи, потрібно накласти КЕП на пропозицію в цілому та на кожен електронний документ окремо.
Виняток: якщо електронні документи тендерної пропозиції видано іншою організацією і на них уже накладено КЕП цієї організації, учаснику не потрібно накладати на нього свій КЕП.
Зверніть увагу: документи тендерної пропозиції, які надані не у формі електронного документа (без КЕП на документі), повинні містити підпис уповноваженої особи учасника закупівлі (із зазначенням прізвища, ініціалів та посади особи), а також відбитки печатки учасника (у разі використання) на кожній сторінці такого документа (окрім документів, виданих іншими підприємствами / установами / організаціями).
Замовник не вимагає від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням кваліфікованого електронного підпису.
Замовник перевіряє КЕП учасника на сайті центрального засвідчувального органу за посиланням: https://czo.gov.ua/verify.
Під час перевірки КЕП повинні відображатися прізвище та ініціали особи, уповноваженої на підписання тендерної пропозиції (власника ключа). У випадку відсутності даної інформації або у випадку не накладення учасником КЕП відповідно до умов тендерної документації учасник вважається таким, що не відповідає встановленим абзацом 1 частини 3 статті 22 Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства, та його пропозицію буде відхилено на підставі абзацу 3 пункту 1 частини 1 статті 31 Закону.
Під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій учасникам слід враховувати наступне:
- документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» (частина 3 статті 12 Закону);
- у випадку встановлення замовником у тендерній документації вимоги щодо накладення учасником КЕП під час подання тендерних пропозицій його відсутність може бути розцінена як невідповідність тендерної пропозиції встановленим тендерною документацією вимогам до учасника з подальшим її відхиленням відповідно до статті 31 Закону та зазначенням аргументації в електронній системі закупівель;
- механізм 24 години не розповсюджується на виправлення невідповідностей у частині не накладення учасником КЕП на пропозицію, оскільки даний функціонал обмежується лише документами / інформацією, що підтверджують право підпису посадової особи та відповідність учасника кваліфікаційним критеріям (пункт 16 статті 29 Закону). Аналогічної думки дотримується у своїх рішеннях і АМКУ.
Для більш детального розуміння особливостей застосування КЕП читайте на порталі RADNUK.COM.UA статті:
- «КЕП на захищеному носієві з листопада! Зміна ЕЦП на КЕП уже скоро»;
- «Особливості підписів екранних документів як для замовників, так і для учасників»;
- «Способи підписання документів за допомогою КЕП»;
- «Як і хто має застосовувати КЕП?»
Корисне до матеріалу: Безкоштовний вебінар на тему «Накладення КЕП учасником публічних закупівель»