У статті розглянемо, що уповноваженій особі замовника потрібно знати про кваліфікований електронний підпис при зміні місця роботи.
Одна з умов, яким повинна відповідати уповноважена особа (УО) замовника для належного виконання своїх обов’язків, це наявність в УО кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП). При зміні місця роботи УО виникає низка питань. Чи потрібно у такому випадку змінювати КЕП? Чи повинен КЕП бути прив’язаним до установи замовника? Можливо, підійде КЕП, виготовлений для фізичної особи УО?
Відповідно до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається КЕП посадової особи. Тобто замовник при розміщенні інформації про публічні закупівлі використовує саме КЕП посадової особи замовника.
При цьому пунктом 4 Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.08.2018 № 749 (далі — Порядок № 749) передбачено, що державні установи для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише кваліфікований сертифікат відкритого ключа, а для здійснення повноважень, спрямованих на набуття, зміну чи припинення прав та / або обов’язків фізичної або юридичної особи відповідно до закону, здійснення інформаційного обміну з іншими юридичними особами — виключно захищені носії особистих ключів.
При цьому пунктом 2 Порядку № 749, зокрема, передбачено, що у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа підписувача додатково до ідентифікаційних даних фізичної особи, яка є працівником державної установи, зазначаються ідентифікаційні дані відповідної державної установи (найменування та ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України). Тобто КЕП, який використовує УО, має бути виданим на фізичну особу, яка працює в юридичній особі. Якщо УО змінила місце роботи, їй потрібно отримати новий КЕП, прив’язаний до нової юридичної особи.
УО не може використовувати КЕП, виготовлений для фізичної особи у приватному порядку, адже документ, підписаний приватним КЕП уповноваженої особи, не буде вважатись підписаним замовником. При цьому Держаудитслужба ідентифікує як порушення накладання замовником УЕП або використання, скажімо, електронного цифрового підпису, що належить просто фізичній особі. Детальніше — у статтях «Моніторинги за Особливостями: закупівля генератора» та «КЕП або УЕП: як правильно? Позиція Держаудитслужби».
Підсумуємо найважливіше:
- При розміщенні інформації про публічні закупівлі УО використовує КЕП посадової особи замовника.
- УО повинні мати та використовувати КЕП виключно на захищеному носії.
- КЕП, який використовує УО, має бути виданим на фізичну особу, яка працює в юридичній особі. Якщо УО змінила місце роботи, їй потрібно отримати новий КЕП, прив’язаний до юридичної особи нового замовника.
- УО не може використовувати КЕП, виготовлений для фізичної особи у приватному порядку.
За нагоди ознайомтесь зі статтями «5 умов, яким повинна відповідати УО, щоб працювати з закупівлями» та «Уповноважена особа та КЕП. Що не варто забувати замовнику“.
Звертаємо вашу увагу на нову електронну книгу «Приклади документів для відкритих торгів з особливостями», у якій ми виокремили зразки документів, які стануть у пригоді під час проведення відкритих торгів, зокрема з урахуванням Особливостей, та участі в них:
