Алгоритм закупівель за пунктом 13 Особливостей з 07.09.2023

Найменування етапу

Порядок дій замовника за відповідним етапом / нюанси / рекомендації

Визначення потреби

Закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів).

Відповідно до абзацу 2 пункту 15 Особливостей за рішенням замовника (наказ, розпорядження тощо) його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.

Якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена; замовник вибирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

Корисні посилання:

Сім практичних питань про планування закупівель за Особливостями;

Шпаргалка УО щодо закупівель з 19.10.2022 за Особливостями (крім винятків, встановлених частинами 5, 6, 8 і 9 статті 3 Закону, а також державних замовників у сфері оборони)

Затвердження та оприлюднення
річного плану закупівель
(або внесення змін до нього) 

+ підготовка та збереження обґрунтування закупівлі окремими замовниками
 згідно з постановою від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів»

Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника.

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження в річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника (частина 1 статті 4 Закону, враховуючи пункт 14 Особливостей).

Постановою Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» для окремих замовників встановлено обов’язок забезпечити наявність обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості щодо всіх публічних закупівель починаючи з 19.12.2020.

Корисні посилання:

Е-книга «Дотримання Постанови № 710 в частині підготовки й оприлюднення обґрунтувань»;

Шпаргалка для ведення річного плану / договорів

Пошук постачальника / виконавця
/ підрядника та укладення договору з ним

Договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 13 Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин третьої – п’ятої, сьомої – дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей (пункт 17 Особливостей).

Також необхідно враховувати істотні умови договорів, що є обов’язковими для того чи іншого виду договору. Наприклад, договір підряду повинен враховувати вимоги постанови КМУ від 01.08.2005 № 668 «Про затвердження Загальних умов укладення та виконання договорів                 підряду в капітальному будівництві».

У договорі про закупівлю рекомендуємо зафіксувати, зокрема, такі положення щодо:

• одностороннього розірвання договору про закупівлю (зокрема, за яких умов та за яким порядком відбувається таке розірвання);
• що може вважатись форс-мажором та які документи це підтверджують і до яких наслідків встановлення факту форс-мажору може призвести);
• порядку та підстави зміни істотних умов договору про закупівлю.

Істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 13 Особливостей (крім підпункту 13 пункту 13, а саме: здійснюється закупівля товарів, робіт та послуг для/з будівництва, ремонту та інших інженерно-технічних заходів із захисту об’єктів критичної інфраструктури паливно-енергетичного сектору критичної інфраструктури за основними технічними показниками, погодженими Міненерго) не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків:

1. зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;
2. погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення;
3. покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю;
4. продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю;
5. погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг);
6. зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку зі зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування — пропорційно до зміни таких ставок та / або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування;
7. зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни;
8. зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону.

У разі, коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в договорі про закупівлю, який укладається відповідно до цього пункту та оприлюднюється в електронній системі закупівель, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Корисні посилання:

Е-книга «Все, що необхідно знати про договори в публічних закупівлях»;

Усі необхідні зразки — у розділі «Договори та додаткові угоди»;

Шпаргалка щодо інформації, яку можна не зазначати в електронній системі закупівель під час проведення закупівель відповідно до Постанови № 1178

Звіт про договір про закупівлю,
укладений без використання електронної системи закупівель

+

договір про закупівлю та додатки до нього

+

обґрунтування підстави для здійснення такої закупівлі!

За результатами закупівлі замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3⁸ розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, а саме не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору.

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження та / або місцезнаходження постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та / або постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг).

Увага! Замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель:

• договір про закупівлю та додатки до нього;
• обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Корисні посилання:

Шпаргалка уповноваженої особи замовника про адміністративну відповідальність;

Приклади документів для обґрунтування закупівлі за виключеннями згідно з пунктом 13 Особливостей (частина 1)

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю (та відповідна додаткова угода)

У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей (перелічені вище), замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни (+відповідну додаткову угоду у форматі PDF) протягом 3 робочих днів з дня внесення змін.

У разі, коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в договорі про закупівлю, який укладається відповідно до цього пункту та оприлюднюється в електронній системі закупівель, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Корисні посилання:

Форма Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;

Шпаргалка щодо інформації, яку можна не зазначати в електронній системі закупівель під час проведення закупівель відповідно до Постанови № 1178

Звітування про виконання договору

Звіт про виконання договору про закупівлю, укладеного відповідно до цього пункту, не оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель.

Але пунктом 3 Особливостей, зокрема, передбачено, що під час здійснення публічної закупівлі відповідно до Особливостей (крім випадків, передбачених абзацами четвертим – шостим цього пункту) замовники застосовують положення пункту 6¹ розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. Тому якщо предмет закупівлі «локалізований», рекомендуємо оприлюднити звіт про виконання договору разом із фактичною калькуляцією собівартості товару.

Звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання (стаття 10 Закону).

До того ж з 19.05.2023 моніторинг може прийти й на закупівлю згідно з пунктом 13 Особливостей. Стаття 8 Закону передбачає, що моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії. Тобто до оприлюднення замовником звіту про виконання договору. Це означає, що якщо замовник прозвітує про виконання згідно з законодавством, це може унеможливити неочікуваний моніторинг вашої закупівлі.