Звітування про виконання за договорами про закупівлю, за якими виявлено кредиторську заборгованість на початку нового бюджетного року

Наприкінці 2022-го бюджетного року в замовників за деякими договорами про закупівлю залишилися неоплачені зобов’язання, що станом на початок наступного періоду призвело до виникнення кредиторської заборгованості, яка може бути погашена у 2023 році. Під такі випадки попало багато договорів про закупівлю, укладених за результатами проведення процедур, тобто ті договори, за якими замовникам необхідно звітувати про їх виконання. Однак виникає питання: чи правомірно замовнику оприлюднювати в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) звіт про виконання договору, за яким існує непогашена кредиторська заборгованість перед постачальником (виконавцем)?   

У цій статті розглянемо питання, як правильно в таких випадках діяти замовнику та яким чином у підтвердних документах слід відображати бюджетні зобов’язання, які будуть реєструватись для погашення кредиторської заборгованості у наступному бюджетному періоді.

Які загальні вимоги законодавства щодо звітування за договорами про закупівлю?

Частиною 9 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон) передбачено, що замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю в таких випадках:

• закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання, враховуючи статтю 10 Закону;
• виконання договору про закупівлю; або
• розірвання договору про закупівлю.

Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю замовник оприлюднює в ЕСЗ протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

При цьому статтею 42 Закону визначено перелік інформації, яку повинен містити звіт про договір про закупівлю, серед якої унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, присвоєний ЕСЗ.

Пунктом 17 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), встановлено, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин третьої – п’ятої, сьомої та восьмої статті 41 Закону, та цих особливостей.

Підсумовуємо: замовники в разі укладення договору про закупівлю за результатами конкурентної закупівлі (наприклад, відкритих торгів чи запиту ціни пропозицій за результатами застосування електронного каталогу) або спрощеної закупівлі (наприклад, ковід-закупівля), або в разі застосування винятків, що передбачені в пункті 13 Особливостей, протягом 20 робочих днів з дня виконання (або закінчення строку дії за умови його виконання або розірвання) договору про закупівлю повинні оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю.

На початку 2023 року за тими договорами про закупівлю, за якими залишились зареєстровані, але неоплачені бюджетні зобов’язання, виникла кредиторська заборгованість, умови виникнення якої також розглядалися раніше у статті «Завершення бюджетного року — важливий період у роботі замовників, або Як привести зареєстровані бюджетні зобов’язання до норми».

Далі розглянемо, що необхідно замовнику в новому бюджетному періоді зазначити в документах при реєстрації бюджетних зобов’язань, за якими планується погашення кредиторської заборгованості за минулий період, та чи можливо у випадку наявності неоплачених бюджетних зобов’язань за договором про закупівлю оприлюднювати звіт про його виконання.

Що потрібно надати замовнику до органів Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами про закупівлю минулого періоду, за якими наявна кредиторська заборгованість?

Нагадаємо, що кредиторська заборгованість виникає в разі, якщо за договором про закупівлю було зареєстровано бюджетні зобов’язання та фінансові зобов’язання і такі фінансові зобов’язання залишаються неоплаченими на кінець бюджетного року, то виникає бюджетна кредиторська заборгованість.

У наступному бюджетному періоді таку заборгованість можливо погасити за умови:

1. передбачення в Паспорті бюджетної програми розпорядника бюджетних коштів на відповідний рік (далі — Паспорт) погашення кредиторської заборгованості як окремого напрямку видатків;
2. наявності бюджетних асигнувань у розпорядника для здійснення відповідних видатків.

Частиною 1 статті 48 Бюджетного кодексу України передбачено, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років.

Наведемо приклад відображення в документах замовника погашення кредиторської заборгованості.

Приклад 1. Визначаємо в Паспорті бюджетної програми на 2023 рік напрямки видатків для погашення кредиторської заборгованості

При цьому слід зазначити, що в такому випадку замовнику не потрібно продовжувати дію договору про закупівлю або вносити будь-які інші зміни до нього, які стосуються тільки можливості здійснення оплати кредиторської заборгованості за цим договором про закупівлю в новому бюджетному періоді.

На що слід звернути увагу замовнику при заповненні Реєстру:

• термін дії договору про закупівлю необхідно вказати той, який відповідає умовам самого договору. Якщо, наприклад, його термін був до 31.12.2022, то такий слід вказувати і при заповненні Реєстру;
• сума бюджетного зобов’язання повинна відповідати тій, на яку планується зареєструвати кредиторську заборгованість у поточному році;
• у графі «Примітка» слід відмітити, що це заборгованість за минулий період.

Наведемо приклад заповнення Реєстру в разі реєстрації кредиторської заборгованості в поточному бюджетному році за договором про закупівлю, укладеним, але неоплаченим у минулому році (Приклад 2).

 Приклад 2. Заповнюємо Реєстр бюджетних зобов’язань

Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів*

від 14 січня 2023 року № 7

Дані бюджетних зобов’язань

Примітка: * текст Реєстру є примірним та наведений для наглядного прикладу.

Як і коли потрібно звітувати за договором про закупівлю, за яким на початку нового року залишились неоплачені зобов’язання та виникла кредиторська заборгованість?

Якщо за договором про закупівлю, укладеним у минулому бюджетному періоді, залишились на початку нового бюджетного періоду виконані, але неоплачені зобов’язання, то цей договір не можна вважати виконаним, адже замовник не дотримався взятих зобов’язань у частині оплати, передбаченої умовами договору про закупівлю.

Натомість пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону наголошується, що звіт про виконання договору про закупівлю замовник оприлюднює протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Тому в разі, якщо на кінець бюджетного періоду за договором про закупівлю залишились неоплачені бюджетні зобов’язання, то звітувати за таким договором про закупівлю варто після виконання сторонами всіх зобов’язань, передбачених умовами договору про закупівлю, зокрема стосовно здійснення повної оплати товарів, робіт або послуг. Адже слід припускати, що поки за договором про закупівлю зобов’язання не виконані, то до нього ще можуть бути внесені зміни, наприклад зменшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, для приведення її у відповідність до суми проведеної оплати. Такі зміни вплинуть на значення графи «Загальна сума оплати за договором про закупівлю», яку потрібно заповнювати при звітуванні.

До речі, на порталі RADNUK.COM.UA до теми цієї статті розміщено цілу електронну книгу «Звіт про виконання договору в публічних закупівлях»:

Чому важлива взаємодія між структурними підрозділами замовника для організації його закупівельної діяльності?

Слід зазначити, що в установі замовника функції щодо організації та проведення закупівель, зокрема звітування про виконання договору, здійснює уповноважена особа, відповідальна за цей напрямок роботи. Досить часто такі обов’язки покладаються на працівника юридичного відділу.

Водночас функції щодо подання до органів Казначейства документів, моніторинг проведення оплати за договором про закупівлю тощо може здійснювати інша особа, наприклад працівник відділу бухгалтерського обліку.

У разі, якщо документи в ЕСЗ стосовно закупівлі оприлюднює юрист, а із договором в частині подання на реєстрацію бюджетних зобов’язань та здійснення оплат працює бухгалтер, то в їхній роботі інколи може спостерігатись неузгодженість. Сформуємо наочно ситуацію.

Ситуація

У такому випадку можна вважати, що юрист відзвітував про виконання договору про закупівлю після завершення терміну його дії 31.12.2022, однак повністю зобов’язання сторін за цим договором ще не виконано, зокрема в частині оплати. Слід зазначити, що після оприлюднення в ЕСЗ звіту про виконання договору про закупівлю зникає можливість вносити та оприлюднювати будь-які повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. І тому якщо виникне необхідність внести зміни до суми договору про закупівлю, у замовника не буде можливості оприлюднити повідомлення про внесення змін.

Крім цього, слід звернути увагу замовників, що має бути постійною взаємодія працівника, який виконує обов’язки уповноваженої особи, та працівника, який готує для подання в органи Казначейства підтвердні документи для реєстрації бюджетних зобов’язань для проведення оплати за договорами. Така взаємодія повинна передбачати постійний обмін між цими працівниками актуальною інформацією щодо проведення закупівель, укладання договорів, реєстрації бюджетних зобов’язань та стану здійснення оплати за цими договорами.

Найпоширенішими випадками, коли може бути неналагоджена взаємодія між працівниками замовника, що в подальшому призводить до бюджетних правопорушень, є:

• несвоєчасне повідомлення уповноваженої особи бухгалтера про укладений договір про закупівлю, у зв’язку з чим бухгалтер несвоєчасно подає цей договір для реєстрації бюджетних зобов’язань до органів Казначейства;
• неусвідомленість бухгалтера про вид закупівлі, за результатами якої укладено договір, тобто застосування або незастосування процедури закупівлі.

На початку нового бюджетного періоду 2023 року в період дії Особливостей поширеним випадком є укладання договору про закупівлю без застосування процедури відкритих торгів з урахуванням особливостей / або електронного каталогу для закупівлі товару, що передбачено пунктом 13 цих Особливостей.

Проте досить часто уповноважена на здійснення закупівель особа не повідомляє бухгалтеру норму законодавства, яку використано як підставу для укладання договору без застосування процедури відкритих торгів. З цієї причини бухгалтер при підготовці документів для органів Казначейства не зазначає інформацію про це, і коли у працівника органу Казначейства виникає питання, чому не зазначено інформацію в Реєстрі про застосування процедури закупівлі на суму 250 тис. грн, бухгалтер нічого відповісти не може. Тому співпраця та обмін інформацією про закупівлі повинні бути налагодженими в установі замовника.

Висновок

Оприлюднювати звіт про виконання за договорами про закупівлю, укладеними в минулому бюджетному періоді, за якими залишилися виконані, але неоплачені бюджетні зобов’язання, для замовників доцільно після здійснення повної оплати за цим договором, або ж внесення відповідних змін, після яких договір про закупівлю буде вважатися виконаним.

Реєстрація бюджетних зобов’язань з минулорічною кредиторською заборгованістю в органах Казначейства відбувається на підставі договору про закупівлю, укладеного в попередньому році (при цьому додаткову угоду на його продовження на поточний рік укладати не потрібно), акта виконаних робіт, інших підтвердних документів та Реєстру, у якому наявна інформація, що це здійснюється реєстрація заборгованості минулого періоду.

Також важливим є налагодження постійної співпраці між різними структурними підрозділами для обміну інформацією про укладення договору про закупівлю та його виконання.

Успіхів у здійсненні закупівель та читайте на порталі RADNUK.COM.UA:

• «Завершення бюджетного року — важливий період у роботі замовників, або Як привести зареєстровані бюджетні зобов’язання до норми»;
• «Продовження строку дії договору про закупівлю на початок 2023 року в межах 20 % початкової ціни».

Також передплатники порталу «Радник у сфері публічних закупівель» можуть ознайомитись та за потреби завантажити приклад Тендерної документації (за Особливостями із змінами 2023 року).