Зміст та форма обґрунтування підстави здійснення замовником закупівлі згідно з пунктами 9 та 13 Особливостей

У цій статті ви отримаєте роз’яснення щодо змісту та форми обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа, яке з 07.09.2023 готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

З 19.10.2022 на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), проводять закупівлі відповідно до Особливостей, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (із змінами) (далі — Особливості), яка прийнята Урядом на виконання вимог Закону.

Впродовж останнього року до Особливостей неодноразово вносились зміни, станом на вересень-2023 їх уже внесено п’ятнадцять разів. Закупівельне законодавство постійно вдосконалюється та поступово все більше повертається в конкурентне русло. Замовники не встигають звикнути до одних змін, як через незначний проміжок часу приходиться пристосовуватись до нових.

Основне нововведення чотирнадцятих змін до Особливостей: яких закупівель стосується?

Змінами передбачено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту.

Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника (наказ (рішення керівника) щодо обґрунтування підстави для здійснення закупівлі за п. 13 Особливостей).

Крім того, під час здійснення публічних закупівель, передбачених пунктом 9 Особливостей, без використання електронної системи закупівель замовники повинні:

• відповідно до Закону дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, зокрема максимальної економії, ефективності, запобігання корупційним діям і зловживанням, та
• за результатами їх здійснення за умови, що вартість закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, оприлюднювати не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Таким чином, у разі наявності підстав, передбачених пунктами 9 і 13 Особливостей, та за необхідності укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель від замовника вимагається оприлюднити в електронній системі закупівель погоджене або затверджене керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.

Міністерство економіки у листі № 3323-04/50098-06 від 19.09.2023 «Щодо внесення змін до особливостей здійсненняпублічних закупівель на період дії правового режимувоєнного стану та протягом 90 днів з дня йогоприпинення або скасування»щодо форми та змісту документа, що містить обґрунтування, зазначило таке: «…такий документ може бути підготовленим як уповноваженою особою, так і іншою особою замовника, наприклад, представником структурного підрозділу, який є ініціатором такої закупівлі тощо. До того ж такий документ має бути погодженим або затвердженим керівником або особою, яка визначена керівником для вчинення відповідних дій.

Зміст та форма обґрунтування визначається замовником самостійно та може містити, зокрема посилання на законодавство, нормативні акти, умови або обставини, причини, що виникають у замовника стосовно необхідності закупівлі у такий спосіб тощо.

Окремо слід зазначити, що Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (зі змінами) (далі – Правила).

Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності».

Що каже законодавство? Ні Законом, ні Особливостями не встановлено окремо вимог до форми та змісту документа, що містить зазначене обґрунтування. Замовник самостійно обґрунтовує таке рішення.

Отже, розглянемо, що ж таке розпорядчі рішення замовника та як такі рішення оформляються.

Розпорядчі рішення замовника та як такі рішення оформляються

Відповідно до Правил, на які посилається Мінекономіки у вищезазначеному листі, розпорядча документація фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження).

Розпорядчі документи — це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність та оперативне керівництво на підприємстві, установі чи організації.

Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163:2020», прийнятого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020).

Примірні обов’язкові реквізити, які має містити розпорядче рішення згідно з ДСТУ 4163:2020

ДСТУ 4163:2020 встановлено 32 реквізити до документів. Не всі реквізити застосовуються одночасно при складанні та оформленні документів. Залежно від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним застосовуються окремі реквізити.

Слід виділити такі обов’язкові реквізити розпорядчого рішення:

1. Зображення державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи, а на бланках з поздовжнім розміщенням реквізитів — у центрі верхнього поля.
2. Найменування юридичної особи вищого рівня.
3. Найменування юридичної особи.
4. Найменування структурного підрозділу юридичної особи.
5. Код ЄДРПОУ юридичної особи. Проставляється на бланку.
6. Назва виду документа. Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів.
7. Дата документа. Це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складання. Оформляють цифрами або словесно-цифровим способом. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.
8. Місце складання документа.
9. У разі потреби — гриф затвердження документа. Складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особистого підпису, власного імені, прізвища особи і дати затвердження, якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі. Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера.
10. Резолюція. Зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
11. Відмітка про контроль. Така відмітка означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений термін.
12. Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа (наприклад: Наказ про обґрунтування підстави для здійснення закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей).
13. Текст документа. Текст повинен містити інформацію, заради фіксування якої його було створено і стосується того питання, яке сформульовано в заголовку документа (наприклад: у нашому випадку це буде саме обґрунтування підстави здійснення закупівлі на підставі пункту 9 або 13 Особливостей).
14. Відмітка про наявність додатків.
15. Підпис. Повинен містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні. Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом.
16. Відбиток печатки. Юридичні особи, що відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи. Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства.
17. Гриф погодження (схвалення) документа. Складається зі слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади (найменування юридичної особи є складовою частиною найменування посади), особистого підпису, власного імені, прізвища особи та дати погодження.
18. Відмітка про засвідчення копії документа (стосується лише копій).
19. Відомості про виконавця документа. Складаються з таких елементів: прізвища і власного імені виконавця документа, номера його службового телефону.
20. Відмітка про ознайомлення з документом.
21. Відмітка про виконання документа.
22. Відмітка про надходження документа до юридичної особи.
23. Відмітка про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації. У разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (далі — Типова інструкція з діловодства). Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163:2020. Зразки бланків затверджуються розпорядчим документом установи.

Отже, розпорядчим рішенням замовника, яке містить обґрунтування застосування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 9 та пункту 13 Особливостей може бути: постанова або рішення, наказ або розпорядження.

Вид такого документа залежить від організаційної структури замовника та встановлюється його установчими документами. Наведемо орієнтовний приклад розпорядження про обґрунтування підстави застосування підпункту 6 пункту 13 Особливостей, який ви можете завантажити.

Обґрунтування у вигляді іншого документа, який готується уповноваженою особою

Крім розпорядчого рішення замовника обґрунтування може бути у вигляді іншого документа, який готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника.

Тобто це може бути будь-який інший документ, який передбачено внутрішньою організаційною документацією замовника (інструкція, положення, правила тощо). Таке обґрунтування обов’язково погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, призначеною керівником. Такий документ може готувати безпосередньо уповноважена особа, а також такі повноваження можна покласти на іншу особу.

Можете завантажити також приклад наказу про покладення обов’язків погодження обґрунтування на особу замовника (не уповноважену особу).

Приклад наказу про покладення обов’язків погодження обґрунтування на особу замовника

Оскільки від імені замовника діє керівник та несе відповідальність за його діяльність, то саме на керівника замовника покладається обов’язок погодження (затвердження) відповідного обґрунтування або призначення відповідальної особи, на яку буде покладено такі повноваження.

Тобто залежно від організаційної структури замовника, його установчих документів визначається форма документа, який буде містити відповідне обґрунтування.

Обґрунтування рішення у вигляді протоколу

Також нагадаємо: частиною 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» та пунктом 3.4 Примірного положення про уповноважену особу, затвердженого наказом Мінекономіки № 40 від 08.06.2021, встановлено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Отже, обґрунтування також може бути оформлено протоколом уповноваженої особи та погоджено (затверджено) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. Для прикладу:

Також документ може бути затверджено іншим розпорядчим рішенням юридичної особи, тоді зазначається назва виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дата та номер. У таких випадках документ, яким затверджено, радимо публікувати в електронній системі закупівель разом з обґрунтуванням. Приклад:

Як уже зазначалось, зміст обґрунтування замовником визначається самостійно та залежить від підстави укладення замовником прямого договору згідно з відповідним пунктом 9 / 13 Особливостей та може містити, зокрема, посилання на законодавство, нормативні акти, умови або обставини, причини, що виникають у замовника стосовно необхідності закупівлі у такий спосіб тощо.

Загальні висновки

Отже, підсумовуючи зазначене, можна визначити основні вимоги до документа, який містить обґрунтування:

1. Може бути у формі розпорядчого рішення замовника (наказ, рішення, постанова, розпорядження);
2. Може бути оформлено у формі будь-якого іншого документа, залежно від організації діловодства замовника та з урахуванням положень установчих документів. Проте такий документ в обов’язковому порядку повинен бути погоджений (затверджений) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Користуйтесь також статтями:

• «Документи для обґрунтування закупівлі згідно з пунктом 13 Особливостей (частина 1)»;
• «Приклади документів для обґрунтування закупівлі за виключеннями згідно з пунктом 13 Особливостей (частина 2)».

Нагадуємо, що на порталі є електронна книга «Закупівлі за виключеннями згідно з пунктом 13 Особливостей», дезібрані статті, матеріали, роз’яснення, щоб допомогти розібратись з тонкощами застосування виключень, що передбачені пунктом 13 Особливостей.