З початком нового, 2024 року уповноваженій особі слід згадати строки зберігання документів з публічних закупівель. Про це і поговоримо далі.
Скільки зберігаються документи в електронній системі закупівель
Відповідно до пункту 5 частини 5 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» система збереження даних зберігає не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
Таким чином, у публічних закупівлях документи, завантажені замовниками й учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років.
Строк зберігання документів з публічних закупівель: інші документи
Нині законодавство з публічних закупівель не встановлює строків зберігання документів, зокрема, таких як протокол уповноваженої особи, договір про закупівлю тощо.
У такому разі необхідно звернутися до інших нормативних актів, що регулюють загальне питання визначення строків для зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання, знищення тощо. Таким документом є Перелік типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884 (далі — Перелік № 578/5).
Законодавець Переліком № 578/5 поділив усіх замовників на дві групи:
- організації, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) (державні й комунальні організації), строки для їх зберігання передбачені графою 3 Переліку № 578/5;
- організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ, строки для їх зберігання передбачені графою 4 Переліку № 578/5.
Як ми зазначали в статті «Строк зберігання документів з публічних закупівель», за загальним правилом документи з питань публічних закупівель, які створені уповноваженою особою під час закупівельного процесу, зберігають переважно три роки. Однак цей термін зберігання можна вважати таким, що закінчився, лише за умови перевірки відповідними державними органами.
Документи (наприклад, висновки, акти, довідки, листи, техніко-економічні обґрунтування тощо) в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, зберігаються 10 років, при цьому проводиться експертиза цінності цих документів.
Якщо йдеться про зберігання типових документів на електронних носіях, то в такому разі строки зберігання такі самі, що і строки зберігання цих документів на паперових носіях.
І якщо звертатися до законодавства, що регулює сферу електронних документів, а саме Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 852-ІV, то навіть у ньому є посилання на Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII. Що це означає?
Насамперед те, що кожна юридична особа мусить мати систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ — номенклатуру справ. Відповідно до неї документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах замовника з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів замовника. Читайте більше щодо цього в статті «Як архівувати та знищувати документи з публічних закупівель».
Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством (пункт 2.10 наказу № 578/5).
Перші два роки після завершення документів діловодством вони повинні зберігатися у відповідному підрозділі, у цьому разі зберігати такі документи повинна уповноважена особа, якщо інше не передбачено внутрішніми організаційно-розпорядчими документами. Після чого в упорядкованому стані передаються до архіву замовника до завершення встановлених строків зберігання (абзац 1 пункту 10 Положення про архів № 232/5).
Наостанок закликаємо користуватись інструментом, що розробили фахівці порталу Радник, який називається «Строки зберігання закупівельних документів». Саме з ним ви з легкістю зможете зорієнтуватись у тому, протягом якого строку потрібно зберігати паперові документи:
