Замовник здійснює закупівлі відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).
При цьому законодавець встановив, що відповідальною за організацію проведення публічних закупівель з боку замовника є уповноважена особа. Тому саме від неї повною мірою залежить правильність підготовки тендерної документації та подальша успішність закупівлі.
Але ж уповноважена особа перш за все людина, а людям, як відомо, властиво іноді помилятись. Що ж робити замовнику, якщо при проведенні процедури закупівлі ненавмисно була допущена помилка в тендерній документації?
Зазвичай така ситуація може викликати шок і паніку в уповноваженої особи: «що я накоїв(ла), це ж лише ненавмисна описка, але виходу немає, закупівля зірвана, мене звільнять та/або оштрафують тощо!!!». Але не все так погано, як може здатись недостатньо досвідченому фахівцю на перший погляд.
Отже, давайте разом розберемось у такій прикрій ситуації та убезпечимо вас від невиправданих переживань, допоможемо гідно з найменшими втратами вийти з неї та розкажемо про можливі негативні наслідки.
Дії замовника у разі виявлення помилки в тендерній документації залежать від стадії процедури закупівлі, на якій була виявлена помилка, зокрема:
- до закінчення строку подання тендерних пропозиції;
- на етапі обрання переможця;
- після завершення процедури.
Отже, нумо розбиратись!
Помилка в тендерній документації на етапі «до закінчення строку подання пропозиції»
Виявлення помилки на цій стадії є найлегшим випадком практично без негативних наслідків, тому ми рекомендуємо уповноваженій особі навіть після оголошення закупівлі додатково ще раз перевіряти тендерну документацію на можливу наявність помилок.
Якщо ж до закінчення строку подання пропозиції помилка все-таки знайшлась, то, керуючись пунктом 54 Особливостей, просто виправляємо помилку шляхом внесення змін до тендерної документації.
При цьому пам’ятаємо, що в разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме в оголошенні про проведення відкритих торгів, таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Зразок протоколу, розроблений фахівцями групи компаній «Радник», стане вам у пригоді: Протокол про внесення змін до тендерної документації з власної ініціативи.
Отже, ми користуємось правом, яке дає нам законодавець, та вносимо зміни до тендерної документації з власної ініціативи. Єдине, на що тут треба звернути увагу, це правильно подовжити строк подання тендерних пропозицій, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Помилка в тендерній документації на етапі «обрання переможця»
Виявлення помилки в тендерній документації на стадії «обрання переможця» є більш важким випадком, адже Закон не дозволяє змінювати умови закупівлі, тобто вносити зміни до тендерної документації, на цьому етапі.
Тому замовнику тут треба визначитись, наскільки критичною для нього є виявлена помилка. Наприклад, якщо в тендерній документації допущені деякі лексичні помилки або сплутана нумерація розділів, то формально це не буде порушенням і не тягне за собою негативних наслідків у вигляді штрафних санкцій. Тому в такому разі уповноважена особа може не вчиняти якихось додаткових дій.
Але якщо помилка є критичною, наприклад використано в ТД технічні параметри товару, які не відповідають потребі замовника, то, на жаль, таку закупівлю доведеться відміняти. У такому випадку в замовника відсутня потреба саме в такому товарі, тому, наприклад, він може її відмінити на підставі підпункту 1 пункту 50 Особливостей.
Взагалі право на відміну процедури закупівлі дає замовнику пункт 50 Особливостей, а саме у разі:
- відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг (Протокол відміни відкритих торгів через відсутність подальшої потреби);
- неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень (Протокол про відміну відкритих торгів у разі неможливості усунення порушення);
- скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг (Протокол про відміну відкритих торгів через скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг);
- коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили (Протокол відміни відкритих торгів через дії обставин непереборної сили).
Слід взяти до уваги те, що відміна закупівлі, ураховуючи закупівельне законодавство, може бути оскаржена, а по-друге, повторно оголосити таку саму закупівлю в поточному році замовник вже не зможе.
Відміна закупівлі з помилками не несе для уповноваженої особи негативних наслідків, якщо така відміна буде обґрунтованою, за винятком строку проведення закупівлі, який неминуче буде продовжений на строк проведення нової процедури.
Можете переглянути шпаргалку уповноваженої особи замовника про відповідальність. І поряд з цим наголошуємо, що індивідуальне навчання від Академії Радник забезпечує вам високу якість навчання, індивідуальний підхід та практичну спрямованість, що дозволить досягти більш якісного рівня та уникнути будь-яких штрафів.
Помилка в тендерній документації після завершення процедури
Електронною системою закупівель автоматично формується звіт про результати проведення процедури закупівлі, який є підсумковим документом, який фіксує завершення процедури закупівлі.
Це найскладніший випадок, у якому закупівельне законодавство вже не дозволяє ні коригувати тендерну документацію, ні відміняти закупівлю, адже процедура вже завершена, договір про закупівлю укладений і є юридично зобов’язальним документом для обох сторін, тобто його доведеться виконувати.
Зважаючи, що проєкт договору про закупівлю є частиною тендерної документації, деякі, але далеко не всі, порушення все ж можуть бути усунені шляхом оперативного укладання додаткової угоди до щойно укладеного договору про закупівлю.
Однак такі зміни можна внести до НЕістотних умов договору про закупівлю. Істотні ж умови договору про закупівлю не можуть змінюватись після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, що вичерпно передбачені пунктом 19 Особливостей.
Рекомендуємо ознайомитися зі статтею «Додаткові угоди в публічних закупівлях: аналіз кожної підстави для внесення змін до істотних умов договору». Також рекомендуємо ознайомитися з електронною книгою «Все, що необхідно знати про договори в публічних закупівлях», де є посилання на зразки документів у т. ч.
Резюмуємо
У разі допущення та виявлення помилки в тендерній документації наведемо можливий алгоритм дій уповноваженої особи:
- Якщо помилка виявлена до закінчення строку подання пропозиції, виправляємо її шляхом внесення змін до тендерної документації, звертаючи при цьому увагу на кінцевий термін подання пропозицій учасниками.
- Якщо помилка виявлена на етапі обрання переможця і вона є критичною, її УО може усунути шляхом відміни процедури закупівлі та, відповідно, оголошення нової процедури без помилки.
- Якщо помилка виявлена вже після завершення процедури закупівлі, законодавство вже не дозволяє ні коригувати тендерну документацію, ні відміняти закупівлю, адже процедура вже завершена. Зважаючи, що проєкт договору про закупівлю є частиною тендерної документації, то деякі, але далеко не всі, порушення все ж можуть бути усунені шляхом оперативного укладання додаткової угоди до щойно укладеного договору про закупівлю з урахуванням вимог пункту 19 Особливостей.
Щодо тендерної документації читайте більше в таких статтях:
- «Тендерна документація: з чого почати, обов’язкові та необов’язкові вимоги»;
- «Тендерна документація: розділ 1 „Загальні положення“»;
- «Тендерна документація: порядок внесення змін до ТД. Зміст і спосіб подання тендерної пропозиції»;
- «Тендерна документація: вимоги щодо надання забезпечення тендерної пропозиції»;
- «Кваліфікаційні критерії в тендерній документації: як прописати та приклади»;
- «Вимоги пункту 47 Особливостей у тендерній документації»;
- «Вимога щодо 24 годин на виправлення невідповідностей у тендерній документації».