Замовники в тендерній документації досить часто встановлюють вимоги до форми надання документів учасників, зокрема, що вони мають бути підписані уповноваженою особою з накладенням печатки в разі її застосування та скановані в кольорі у форматі PDF, jpg тощо.
Водночас частина 5 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» забороняє замовникам вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги». Розуміємо, що про паперові документи не йдеться.
Щодо скан-копії документа. Сканована копія документа з підписом уповноваженої особи, завіреним печаткою, може бути зроблена тільки з паперового документа. Тобто учасник має роздрукувати документ, підписати рукою, поставити печатку і сканувати.
Звісно, за допомогою окремих програм він може зробити такий документ на комп’ютері, просто вставляючи фото підпису і печатки або підписуючи мишкою комп’ютера як рукою, але наразі не про це, адже щоб зробити фото підпису і печатки, їх також потрібно проставити на папері або підписати рукою. Ось приклад скан-копії документа:
Далі розглянемо відмінності між сканованою копією документа й електронним документом.
Відмінності між сканованою копією документа й електронним документом
Головна відмінність у тому, що електронний документ друкувати не потрібно. Він створюється в електронному форматі й підписується електронним підписом у ньому ж.
Електронний підпис, як і електронну печатку, накласти на паперовий документ неможливо.
Для накладення електронного підпису можете використовувати інструменти, що розміщені на порталі Радник:
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (стаття 5 розділу ІІ Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Електронна печатка — електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються для забезпечення достовірності походження пов’язаних електронних даних, або для засвідчення електронних підписів підписувачів на електронних документах, або для засвідчення відповідності копій документів оригіналам та виявлення порушення цілісності (пункт 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»).
Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.
Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Накладанням електронного підпису та / або електронної печатки завершується створення електронного документа.
Є декілька способів накладення електронного підпису.
У форматі ASIC-E. Це уніфікований формат електронного документообігу, який гарантує, що ваші документи прийматимуть усі держоргани.
XAdES. Дані та підпис зберігаються в XML-файлі (*.xml).
PAdES. Дані та підпис зберігаються в PDF-файлі (*.pdf).
CAdES. Дані та підпис зберігаються в CMS-файлі (*.p7s).
Залежно від формату, у якому буде накладено електронний підпис, документ буде збережено у відповідному форматі.
Зазвичай, якщо учасники застосовують формат *.p7s, то у закупівлі документ відображатиметься у двох файлах з однаковою назвою, але різними форматами.
У форматі PAdES (*.pdf) можна підписати тільки документи, що збережені у форматі PDF, тоді електронний підпис буде вбудовано в документ.
Кожен формат має свої особливості, однак якщо електронний підпис накладено, то документ підписано. Замовники можуть перевірити наявність електронного підпису через Центральний засвідчувальний орган або за допомогою інших ресурсів:
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (абзац 3 статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).
До речі, кожен передплатник порталу Радник може завантажити шпаргалку з орієнтовним переліком типових договорів, які використовують у сфері публічних закупівель.
Висновок
Таким чином, сканований документ є сканованою копією з паперового документа, що містить оригінальний підпис, а електронний документ є оригіналом документа з накладеним електронним підписом.
Читайте також: