Як правильно відмінити запит пропозицій постачальників

Як правильно відмінити запит пропозицій постачальників. Порядок скасування запиту пропозицій постачальників. Саме про це ця стаття.

У статті розглянуто причини відміни запиту пропозицій постачальників, які передбачені Порядком формування та використання електронного каталогу, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 (далі — Порядок). Порядок передбачає три основні підстави, за якими замовник може самостійно відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору:

1. відсутність подальшої потреби в закупівлі (Протокол відміни запиту пропозицій постачальників у разі відсутності подальшої потреби);
2. скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі (Протокол відміни запиту пропозицій постачальників у разі скорочення обсягу видатків);
3. якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили (Протокол відміни запиту пропозицій постачальників у разі обставин непереборної сили).

Порядок передбачає право замовника відмінити запит пропозицій постачальників ДО укладення договору.

Поговоримо детально про кожну з причин відміни запиту пропозицій постачальників.

Відміна запиту пропозицій постачальників у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі

Розглянемо ситуацію. Для закупівлі товарів, вартість яких перевищує 100 тис. грн, замовник оголосив закупівлю шляхом використання електронного каталогу відповідно до Порядку, з урахуванням положень, визначених Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).

Після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником у запиті пропозицій постачальників, розкрилася вся інформація, зазначена в пропозиції. Визначено переможця відбору, і система перейшла до можливості підписання договору. Проте з’ясувалось, що зовсім відпала потреба в закупівлі товару.

Які дії замовника в такому разі? Замовник може відмінити на цьому етапі закупівлю, оскільки за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог між замовником та переможцем відбору не підписано договору про закупівлю.

У протоколі щодо прийняття рішення уповноваженою особою або протокольному рішенні замовник обов’язково зазначає причину відміни закупівлі.

Приклад обґрунтування причини в протокольному рішенні уповноваженої особи

Застереження для замовника. При відміні запиту пропозицій постачальників із застосуванням цієї причини не рекомендуємо замовнику оголошувати ідентичну закупівлю. Досить часто замовник відміняє закупівлю, вказавши причиною відсутність подальшої потреби в закупівлі. Проте через деякий час цей замовник оголошує аналогічну закупівлю. Такі дії замовника наводять на думку про необхідність відхилення «непотрібного» переможця.

Але в будь-якому разі питання визначення потреб замовника, можливості та доцільності придбання предмета закупівлі належить виключно до повноважень замовника. Детально та поетапно про ЗПП — у статті «Алгоритм закупівель через електронний каталог за Особливостями з 02.11.2023».

Відміна запиту пропозицій постачальників у разі скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі

Розглянемо ситуацію. Замовником заплановано та оголошено запит пропозицій постачальників на придбання стільців (ДК 021:2015 39110000-6 Сидіння, стільці та супутні вироби і частини до них). Але після того, як система автоматично визначила переможця відбору, замовником отримано листа від головного розпорядника коштів про скорочення виділеного фінансування на придбання предметів, матеріалів, обладнання та інвентарю (КЕКВ 2210).

Які дії замовника в такому разі? Замовник може відмінити запит пропозицій постачальників на будь-якому етапі проведення закупівлі, але до укладення договору про закупівлю.

При відміні закупівлі із зазначеної причини замовник повинен не просто обґрунтувати таке рішення, а мати документальні докази для прийняття такого рішення, а саме документ, який підтверджує, наприклад:

• що на момент оголошення запиту пропозицій постачальників замовник очікував надходження грошових коштів на цей предмет закупівлі;
• фактичне скорочення обсягу видатків на закупівлю або про виділене фінансування.

Приклад обґрунтування причини в протокольному рішенні. Замовник від головного розпорядника коштів отримав листа (додається до цього протоколу), відповідно до якого нашому закладу зменшено фінансування, яке становить 101,00 тис. грн проти запланованих 208,00 тис. грн.

Таким чином, замовником проведено аналіз необхідності закупівлі товару та визначено пріоритетну потребу відповідно до виділених асигнувань. Відповідно до підпункту 2 пункту 65 Порядку замовник відміняє запит пропозицій постачальників у разі скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі. Таким чином, існує необхідність відмінити запит пропозицій постачальників.

Зауважимо! Документами, що підтверджують скорочення видатків замовника, можуть бути, зокрема:

• офіційні листи;
• довідка фінансового управління замовника;
• довідки про зміни до річного розпису бюджету/кошторису замовника;
• зміни до фінансового плану закладу;
• рішення замовника «Про внесення змін до показників бюджету замовника»;
• пояснювальна записка до рішення сесії замовника.

Відміна запиту пропозицій постачальників у разі, якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили

Наступним правом замовника відмінити запит пропозицій постачальників є неможливість здійснити закупівлю внаслідок дії обставин непереборної сили.

Визначення «обставини непереборної сили» наведено в Законі України «Про торгово-промислові палати в Україні» № 671/97-ВР від 02.12.1997. У цьому нормативному акті обставини непереборної сили ототожнюються з форс-мажорними обставинами.

Форс-мажорними обставинами (обставинами непереборної сили) є надзвичайні та невідворотні обставини, що об’єктивно унеможливлюють виконання зобов’язань, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), обов’язків згідно із законодавчими та іншими нормативними актами, а саме: загроза війни, збройний конфлікт або серйозна погроза такого конфлікту, включаючи, але не обмежуючись ворожими атаками, блокадами, військовим ембарго, дії іноземного ворога, загальна військова мобілізація, військові дії, оголошена та неоголошена війна, дії суспільного ворога, збурення, акти тероризму, диверсії, піратства, безлади, вторгнення, блокада, революція, заколот, повстання, масові заворушення, введення комендантської години, карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України, експропріація, примусове вилучення, захоплення підприємств, реквізиція, громадська демонстрація, блокада, страйк, аварія, протиправні дії третіх осіб, пожежа, вибух, тривалі перерви в роботі транспорту, регламентовані умовами відповідних рішень та актами державних органів влади, закриття морських проток, ембарго, заборона (обмеження) експорту/імпорту тощо, а також викликані винятковими погодними умовами і стихійним лихом, а саме: епідемія, сильний шторм, циклон, ураган, торнадо, буревій, повінь, нагромадження снігу, ожеледь, град, заморозки, замерзання моря, проток, портів, перевалів, землетрус, блискавка, пожежа, посуха, просідання і зсув ґрунту, інші стихійні лиха тощо.

Відповідно до статті 218 Господарського кодексу України непереборна сила — надзвичайна і невідворотна обставина.

Згідно зі статтею 263 Цивільного кодексу України непереборна сила — надзвичайна або невідворотна подія.

Для того, аби довести відміну запиту пропозицій постачальників у зв’язку з неможливістю здійснити закупівлю внаслідок дії обставин непереборної сили, необхідно виявити безпосередній причинно-наслідковий зв’язок між необхідністю відміни закупівлі після визначення переможця відбору до укладання договору про закупівлю.

При цьому слід зауважити, що відповідно до чинного законодавства України належним, обґрунтованим та достатнім документом, що підтверджує настання форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) є сертифікат про форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили), який видано Торгово-промисловою палатою України (далі — ТПП) або уповноваженими нею регіональними ТПП.

Порядок засвідчення форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) встановлюється Регламентом засвідчення Торгово-промисловою палатою України та регіональними торгово-промисловими палатами форс-мажорних обставин.

Замовник повинен знати та врахувати таке:

• форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили) засвідчуються за зверненням заявника (замовника) по кожному окремому випадку;
• тягар доказування настання форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) покладений на заявника;
• за результатами розгляду заяви і наданих до неї документів, які мають свідчити про надзвичайність, непередбачуваність, невідворотність (непереборність) обставин та причинно-наслідковий зв’язок між обставиною/подією і неможливістю виконання заявником своїх конкретних зобов’язань, за наявності підстав, уповноважена особа ТПП України або регіональної ТПП приймає рішення щодо можливості засвідчення форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили);
• отриманий сертифікат може бути використаний як належний доказ;
• сертифікат видається протягом семи днів з дня звернення.

Замовник не просто має відмінити запит пропозицій постачальників, якщо подальшої потреби в закупівлі вже немає, йому обов’язково необхідно підтвердити своє рішення.

Чи потрібно складати протокол у разі відміни запиту пропозицій постачальників з підстав, передбачених пунктом 65 Порядку? Так, потрібно. Замовник повинен оприлюднити рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Схема відміни запиту пропозицій постачальників

Прикінцеві рекомендації

Під час прийняття рішення про відміну запиту пропозицій постачальників уповноваженій особі рекомендуємо:

• визначити чіткі та об’єктивні причини, які ведуть до відміни запиту пропозицій постачальників;
• переконатися, що відміна запиту пропозицій постачальників є необхідністю;
• забезпечити документування всіх процесів, що пов’язані із відміною закупівлі (зокрема, скласти відповідний протокол та підкріпити документальне підтвердження такої відміни, наприклад: листи, звіти, довідки, рішення тощо);
• розуміти можливі наслідки відміни запиту пропозицій постачальників;
• впевнитись, що порядок відміни запиту пропозицій постачальників відповідає вимогам законодавства України про публічні закупівлі.

Більше інформації про закупівлю через запит пропозицій постачальників ви завжди знайдете в електронній книзі «Прозорро Маркет з прикладами документів»: